Организиране на събития: моменти, създадени от детайли и тенденции за 2023 година

Казват, че организирането на събития е истинско изкуство. Но създаването на незабравимо събитие изисква и прецизност, изчисления и внимание към всеки, дори най-малкия детайл. Това е сложен процес, който изисква много усилия, изобретателност и отговорност, затова е най-добре тази работа да се повери на професионалисти. Този път OWEXX споделя колко ежедневна работа и детайли са необходими за създаването на незабравими моменти и какви тенденции могат да се очакват за сезона на събитията през 2023 година, след като навлезе във втората си половина.

Организиране на събития – предизвикателства и потребители, които копнеят за живи срещи

2020-а, когато се опитвахме да разберем как да празнуваме фирмено парти или да организираме научна конференция онлайн и отчаяно търсехме свободно място в дома си за работен плот, изглежда вече е далечно минало. Сега дистанционните работни срещи, хибридните конференции и други събития или работата от вкъщи изглеждат толкова обичайни, колкото сутрешните задръствания в града. Изпълнените с предизвикателства последни години донесоха големи промени и иновации в организирането на събития, а според данни на „Verified Market Research“ световната индустрия за събития трябва да достигне стойност от 2,194 трилиона щатски долара през 2028 година, в сравнение с 2020 година, когато пазарната стойност беше 887 милиарда.

През 2020 и 2021 година имахме възможност да наблюдаваме голяма промяна в сферата на организирането на събития – живите срещи бяха заменени от онлайн събития, а организаторите трябваше да адаптират уменията си и да се учат на нови. Как да се придаде на онлайн срещите усещането за живо събитие, да се ангажират участниците, като същевременно се осигури качествено прекарване на времето и съдържание – предизвикателства наистина не липсваха. Въпреки това може смело да се твърди, че пазарът на организиране на събития се адаптира към сложните условия, а 2022 година се превърна в година на ренесанса на живите срещи. Но предизвикателствата, възникнали през последните няколко години, промениха завинаги областта на планирането на събития и изглежда, че виртуалните срещи все още със сигурност не са готови да останат встрани от организирането на събития.

Въпреки това както организаторите на събития, така и възложителите и участниците копнеят за живи срещи. Според данни от проучване на „Bizzabo“ в социалната мрежа „LinkedIn“, 55% от професионалистите в организирането на събития през 2023 година предпочитат живи събития, докато през последното тримесечие на 2021 година този процент е бил едва 16,8%. Въпреки че виртуалните, а все по-често – хибридните събития – все още са популярни, е очевидно, че те не се готвят да заменят живите срещи. Според данни на „BlueJeans and Forrester“, цели 71% от професионалистите на пазара на събития твърдят, че по време на виртуално събитие е трудно да се предадат емоциите, които се създават при живите срещи, а 67% от организаторите на събития изпитват трудности при предаването на посланието на марката по време на онлайн събития. 61% от професионалистите казват, че най-голямото предизвикателство при виртуалните срещи е задържането на вниманието на участниците и ангажирането им в активно участие в събитието.

Стъпка по стъпка – как да превърнем едно събитие в незабравимо

Масови събития като концерти, градски празници; бизнес събития – фирмени рождени дни, презентации; конференции; лични празници – сватби, момински партита, ергенски партита, кръщенета и рождени дни. Всяко събитие, малко или голямо, е значимо и изисква задълбочаване в индивидуалните нужди и очаквания на клиента. Но има няколко основни неща, които винаги остават актуални при организирането на всяко събитие. OWEXX споделя – какви са те?

Първият и изключително важен въпрос – концепцията на събитието. По време на анализа на концепцията на събитието, който е основополагаща стъпка в организирането, се определят целта, характерът, тематиката, аудиторията, продължителността и т.н.; решава се дали събитието ще бъде жива среща, онлайн или в хибриден формат. С други думи, това е като „скелета“ или „гръбнака“ на събитието, върху който се изграждат други важни неща, например мястото и датата на събитието.

След като се реши концепцията, мястото и датата на събитието, може да се обсъди организационният план, в който в зависимост от спецификата на събитието се изясняват разпространението на покани или билети, озвучаването, музиката, възможностите за хранене и т.н. Това са неща, които гарантират, че както при приближаването на събитието, така и по време на него, няма да възникнат никакви проблеми. С други думи – добрата подготовка е половината от свършената работа, особено когато тя се извършва от професионалните организатори на събития на OWEXX.

След това трябва да се обмислят такива необходими неща като оформлението на мястото на събитието (например за фирмите е особено важно фотостената, за сватбите – цветята, за събитията на открито – палатки и т.н.), заснемането, водещите и изпълнителите (ако са нужни), настаняването и храненето на участниците, осветлението и озвучителната техника. Отделно внимание заслужава създаването на сценарий за събитието, тъй като от този етап зависи голяма част от успеха на събитието, а детайлите, които трябва да се обмислят, са изключително много, защото в сценария трябва да се отрази всичко, което ще се случи по време на събитието: водещите и тяхната роля, изпълнителите или другата програма на събитието, движението на участниците в събитието, подаръците, благодарностите, паузите; ако е конференция – продължителността на презентациите, подредбата и т.н. Трябва да се помисли не само за времето, но и за плавните преходи, развитието на сюжетната линия и т.н. Тук е нужно както творческо мислене, така и математика, защото от плавния и интересен сценарий на събитието зависи ангажираността и впечатленията на участниците.

Разбира се, не на последно място в подготовката за планирането на събитието е и бюджетът, който трябва да се състави изключително отговорно и рационално, защото от него зависят съдържанието на събитието, обхватът и други важни неща.

Цялостната организация на събития – това е решаване на проблеми, отговор на всички въпроси, подготовка за събитието без стрес и знанието, че събитието, което толкова очаквате, е в професионални ръце. OWEXX се ръководи от разбирането, че едно сполучливо и успешно събитие е не само когато се постигат целите на събитието, но и когато се постига ефективност на процесите на управление на събитието.

Организация на събития – какви тенденции преобладават на пазара?

Както вече беше обсъдено, през 2023 година може да се наблюдава предимството на живите събития пред онлайн събитията, но технологиите не се оттеглят от пазара на събития – провеждат се немалко събития в хибриден формат, при които част от участниците участват на живо, а част – виртуално. Според данните от проучване на „Bizzaboo“ цели 97% от професионалистите в сферата на организирането на събития прогнозират, че хибридните събития ще се увеличават, а технологичният пазар се стреми да се адаптира към тази потребност и вероятно в бъдеще ще може да предложи все по-разнообразни виртуални изживявания на събития. Въпреки това предпочитание се дава на събитията, провеждани на живо, по време на които изпитваните емоции и атмосфера не могат да бъдат предадени от виртуалните събития.

Друг много важен аспект на днешния пазар на събития – все повече компании и организации използват събитията като средство за маркетинг и връзки с обществеността. Според маркетинговите специалисти бизнес събитията са отличен начин да се повиши видимостта на марката, да се установи връзка с клиента или да се поддържа неговата лоялност, да се формира имиджът на компанията, да се рекламират стоки и услуги. А цели 85% от маркетинговите специалисти смятат спонсорирането на различни събития за приоритет в рекламната кампания на марката.

В сферата на организирането на събития важни позиции запазват и идеите за устойчивост – все повече се отчитат решенията, щадящи околната среда и планетата. Също така участниците в събитията изключително високо ценят осигуряването на сигурност – това важи и когато се говори за събирането и защитата на данните на участниците в събитието.

Друга тенденция – събитията се провеждат все по-често и не зависят от сезонността. Например по-рано различни организации провеждаха едно или няколко големи събития, но днес се забелязва тенденция да се организират и повече по-малки събития, конференции и т.н. през цялата година, като по този начин се цели да се осигури връзка с клиента, партньорите и колегите.

Лятото – време за сватби

Най-вероятно може смело да се каже, че личното тържество, което изисква най-много организационни усилия, е сватбата. Освен основните и най-важни въпроси, като мястото на церемонията и тържеството, броя на участниците и бюджета, трябва да се погрижите и за още множество най-различни детайли, които могат да помрачат радостта от подготовката за най-красивия празник. Статистиката показва, че по-голямата част от планирането все още пада върху плещите на булката (цели 72%!) и немалко булки (също 72%) твърдят, че биха искали да отделят повече внимание и от сватбения бюджет за развлеченията на тържеството. Услугите на професионалните сватбени планери не само намаляват или напълно премахват стреса от планирането, но и гарантират, че ще бъдат избегнати грешки, всеки детайл ще бъде обмислен, включително дори звукът и осветлението, а младоженците и гостите ще се радват на отлични водещи, изпълнители, развлечения и ще съжаляват единствено за това, че празникът е отлетял за миг и е продължил твърде кратко.

OWEXX – организация на събития от А до Я

Да повериш идеята си и дългоочаквания празник в чужди ръце може да бъде трудно. Дали става въпрос за толкова важно лично тържество като сватба, юбилей или кръщене, или за корпоративно събитие по повод, конференция, а може би концерт или огромен градски празник – за да се насладите наистина на планирането на събитието и на самия празник, се доверете на професионалисти, които ще обмислят всеки детайл и ще гарантират, че организацията на събитието ще бъде гладка, а събитието ще донесе само най-добри емоции. Всяко събитие, както малко, така и масово, има своята специфика, затова OWEXX ще се погрижи от изпълнителите до запечатването на събитието, от кетъринга до сцената, от звука до осветлението – всичко да надмине очакванията Ви и да създаде незабравимо зрелище за участниците в събитието.

Мотото на OWEXX за организация на събития е „easy to feel“. Воден от него, OWEXX се стреми да предоставя услугите си за организация на събития така, че на клиента да остане само да се радва на процеса на планиране и да се наслаждава на запомнящото се зрелище в деня на събитието.