Organizace akcí: okamžiky vytvářené z detailů a trendy roku 2023

Říká se, že organizace akcí je skutečné umění. Ale k vytvoření nezapomenutelné akce je zapotřebí i preciznost, propočty a pozornost věnovaná každému, i tomu nejmenšímu detailu. Je to složitý proces, který vyžaduje hodně úsilí, vynalézavosti a odpovědnosti, proto je nejlepší tuto práci svěřit profesionálům. Tentokrát se OWEXX dělí o to, kolik každodenní práce a detailů je zapotřebí k vytvoření nezapomenutelných okamžiků a jaké trendy lze očekávat pro sezónu akcí 2023, která vstoupila do druhé poloviny.

Organizace akcí – výzvy a uživatelé toužící po živých setkáních

Rok 2020, kdy jsme se snažili pochopit, jak oslavit firemní večírek nebo uspořádat vědeckou konferenci online a zoufale jsme hledali volné místo doma pro pracovní stůl, se zdá být už dávno minulostí. Nyní se vzdálené pracovní schůzky, hybridně probíhající konference a další akce či práce z domova zdají být stejně běžnou záležitostí jako ranní dopravní zácpy ve městě. Poslední roky plné výzev přinesly do organizace akcí velké změny a inovace, a podle údajů „Verified Market Research“ by měl mít globální eventový průmysl v roce 2028 hodnotu 2,194 bilionu amerických dolarů ve srovnání s rokem 2020, kdy hodnota trhu činila 887 miliard.

V letech 2020 a 2021 jsme měli možnost sledovat velkou změnu v oblasti organizace akcí – živá setkání nahradily online akce a organizátoři akcí museli přizpůsobit své dovednosti a učit se novým. Jak dodat online schůzkám pocit živé akce, zapojit účastníky a zároveň zajistit kvalitně strávený čas a obsah – výzev rozhodně nebylo málo. Přesto lze směle říci, že trh organizace akcí se přizpůsobil složitým podmínkám a rok 2022 se stal rokem renesance živých setkání. Výzvy, které vznikly v posledních několika letech, však navždy změnily pole plánování akcí a zdá se, že virtuální setkání rozhodně nejsou připravena ocitnout se na okraji organizace akcí.

Přesto se živá setkání dočkala velké poptávky – jak ze strany organizátorů akcí, tak zadavatelů i účastníků. Podle průzkumu společnosti „Bizzabo“ na sociální síti „LinkedIn“ dává 55 % profesionálů v oblasti organizace akcí v roce 2023 přednost živým akcím, zatímco v posledním čtvrtletí roku 2021 toto číslo dosahovalo pouhých 16,8 %. Virtuální, a stále častěji hybridní akce jsou sice stále populární, ale je zřejmé, že živá setkání nahradit nehodlají. Podle údajů „BlueJeans and Forrester“ dokonce 71 % profesionálů působících na trhu akcí uvádí, že během virtuální akce je obtížné předat emoce, které přinášejí živá setkání, a 67 % organizátorů akcí má potíže sdělit značkové poselství během online akcí. 61 % profesionálů uvádí, že největší výzvou virtuálních setkání je udržet pozornost účastníků a zapojit je do aktivní účasti na akci.

Krok za krokem – jak proměnit akci v nezapomenutelný zážitek

Hromadné akce, jako jsou koncerty, městské slavnosti; firemní akce – firemní výročí, prezentace; konference; osobní oslavy – svatby, rozlučky se svobodou, křtiny a narozeniny. Každá akce, malá či velká, je významná a vyžaduje ponoření se do individuálních potřeb a očekávání klienta. Existuje však několik základních věcí, které jsou při organizaci každé akce vždy aktuální. OWEXX se dělí – jaké to jsou?

První a mimořádně důležitou otázkou je koncepce akce. Během analýzy koncepce akce, která je základním krokem organizace akce, se stanovují cíl, charakter, tematika, publikum, délka akce atd.; rozhoduje se, zda akce bude živé setkání, online nebo hybridní formát. Jinými slovy, je to jakási „kostra“ nebo „páteř“ akce, na níž se staví další důležité věci, například místo a datum akce.

Po rozhodnutí o koncepci, místě a datu akce lze zvážit organizační plán akce, v němž se v závislosti na specifikách akce vyjasňuje distribuce pozvánek nebo vstupenek, ozvučení, hudba, možnosti občerstvení atd. To jsou věci, které zaručují, že jak při přípravě akce, tak během ní nevzniknou žádné potíže. Jinými slovy – dobrá příprava je už polovina odvedené práce, zvláště když ji provádějí profesionální organizátoři akcí OWEXX.

Dále je třeba promyslet takové nezbytné záležitosti, jako je výzdoba místa konání akce (například pro firmy je obzvláště důležitá fotostěna, pro svatby květiny, pro venkovní akce stany apod.), zachycení akce, moderátoři a účinkující (pokud jsou potřeba), ubytování a stravování účastníků, osvětlení a ozvučení. Zvláštní zmínku si zaslouží tvorba scénáře akce, protože na této fázi závisí velká část úspěchu akce, a detailů, které je třeba promyslet, je mimořádně mnoho, jelikož scénář musí odrážet vše, co se během akce bude dít: moderátory a jejich roli, účinkující či jiný program akce, pohyb účastníků po akci, dárky, poděkování, přestávky; jde-li o konferenci – délku příspěvků, jejich uspořádání atd. Je třeba myslet nejen na časovou náročnost, ale také na plynulé přechody, rozvíjení dějové linie apod. Zde je zapotřebí jak kreativní myšlení, tak matematika, protože na plynulém a zajímavém scénáři akce závisí zapojení účastníků a jejich dojmy.

Samozřejmě ani rozpočet nestojí při přípravě na plánování akce na posledním místě; měl by být sestaven mimořádně odpovědně a racionálně, protože na něm závisí obsah akce, její rozsah a další důležité věci.

Komplexní organizace akce – to je řešení problému, odpověď na všechny otázky, příprava na akci bez stresu a vědomí, že událost, na kterou se tak těšíte, je v profesionálních rukou. OWEXX se řídí přístupem, že vydařená a úspěšná akce je nejen tehdy, když jsou naplněny cíle akce, ale také když je dosaženo efektivity procesů řízení akce.

Organizace akcí – jaké trendy na trhu převládají?

Jak již bylo řečeno, v roce 2023 lze pozorovat převahu živých akcí nad online akcemi, avšak technologie z trhu akcí neustupují – koná se nemálo akcí v hybridním formátu, kdy se část účastníků účastní naživo a část virtuálně. Podle údajů průzkumu „Bizzaboo“ dokonce 97 % profesionálů v oblasti organizace akcí předpovídá, že hybridních akcí bude přibývat, a technologický trh se snaží tomuto požadavku přizpůsobit a pravděpodobně bude v budoucnu schopen nabídnout stále rozmanitější virtuální zážitky z akcí. Přesto je dávána přednost akcím probíhajícím naživo, jejichž emoce a atmosféru virtuální akce nedokážou zprostředkovat.

Další velmi důležitý aspekt dnešního trhu s akcemi – stále více firem a organizací využívá akce jako nástroj marketingu a public relations. Podle marketingových specialistů jsou firemní akce skvělým způsobem, jak zvýšit viditelnost své značky, navázat vztah se zákazníkem nebo udržet jeho loajalitu, formovat image firmy a propagovat produkty a služby. A dokonce 85 % marketingových specialistů považuje sponzoring různých akcí za prioritu reklamní kampaně značky.

Ve sféře organizace akcí neztrácí důležité pozice ani myšlenka udržitelnosti – stále více se přihlíží k řešením šetrným k životnímu prostředí a planetě. Účastníci akcí také velmi oceňují zajištění bezpečnosti – to platí i pro sběr a ochranu údajů účastníků akce.

Dalším trendem je, že se akce konají stále častěji a jsou nezávislé na sezónnosti. Například dříve různé organizace pořádaly jednu nebo dvě velké akce, dnes však lze pozorovat tendenci pořádat více menších akcí, konferencí apod. po celý rok, aby tak zajistily spojení se zákazníkem, partnery a kolegy.

Léto – čas svateb

Asi lze směle tvrdit, že osobní oslavou vyžadující nejvíce organizačního úsilí je svatba. Kromě hlavních a nejdůležitějších otázek, jako je místo obřadu a oslavy, počet svatebních hostů a rozpočet, je třeba se postarat ještě o spoustu nejrůznějších detailů, které mohou zastínit radost z příprav na nejkrásnější den. Statistiky ukazují, že většina plánování stále leží na bedrech nevěsty (dokonce 72 %!) a mnoho nevěst (rovněž 72 %) uvádí, že by chtěly věnovat více pozornosti i svatebnímu rozpočtu na zábavu. Služby profesionálních svatebních plánovačů nejen snižují nebo zcela odstraňují stres z plánování, ale také zaručují, že se vyhnete chybám, každý detail bude promyšlen, včetně zvuku a osvětlení, a novomanželé i hosté si užijí skvělé moderátory, umělce a zábavu a budou litovat jedině toho, že den uběhl v mžiku a trval příliš krátce.

OWEXX – organizace akcí od A do Z

Svěřit svůj nápad a dlouho očekávanou oslavu do cizích rukou může být obtížné. Ať už jde o tak důležitou osobní událost, jako je svatba, jubileum nebo křtiny, nebo o firemní akci, konferenci, či dokonce koncert nebo velkolepou městskou slavnost – chcete-li si skutečně užít plánování i samotnou oslavu, svěřte se profesionálům, kteří promyslí každý detail a zajistí, že organizace akce bude plynulá a akce přinese jen ty nejlepší emoce. Každá akce, malá i hromadná, má svá specifika, proto se OWEXX postará o to, aby od účinkujících po zvěčnění akce, od cateringu po pódium, od zvuku po osvětlení – vše předčilo Vaše očekávání a vytvořilo pro účastníky nezapomenutelnou podívanou.

Mottem organizace akcí OWEXX je „easy to feel“. OWEXX se jím řídí a své služby organizace akcí poskytuje tak, aby klientovi zbývalo jen radovat se z procesu plánování a vychutnat si nezapomenutelnou podívanou v den akce.