Eventorganisation: Momente, die aus Details entstehen, und Trends 2023

Man sagt, Eventorganisation sei eine wahre Kunst. Doch um ein unvergessliches Event zu schaffen, braucht es auch Präzision, Kalkulation und Aufmerksamkeit für jedes noch so kleine Detail. Es ist ein komplexer Prozess, der viel Einsatz, Einfallsreichtum und Verantwortung erfordert – daher sollte man diese Arbeit am besten Profis überlassen. Diesmal teilt OWEXX mit, wie viel tägliche Arbeit und Details nötig sind, um unvergessliche Momente zu schaffen, und welche Trends für die zweite Hälfte der Eventsaison 2023 zu erwarten sind.

Eventorganisation – Herausforderungen und nach Live-Treffen sehnende Kunden

Das Jahr 2020, als wir versuchten zu verstehen, wie man eine Firmenfeier feiert oder eine wissenschaftliche Konferenz online organisiert, und verzweifelt nach einem freien Platz zu Hause für den Schreibtisch suchten, scheint längst Vergangenheit zu sein. Heute sind Remote-Arbeitstreffen, hybrid stattfindende Konferenzen und andere Events oder Homeoffice genauso normal wie morgendliche Staus in der Stadt. Die herausfordernden letzten Jahre haben große Veränderungen und Innovationen in die Eventorganisation gebracht, und laut „Verified Market Research“ soll die globale Eventindustrie im Jahr 2028 einen Wert von 2,194 Billionen US-Dollar erreichen, verglichen mit 2020, als der Marktwert 887 Milliarden betrug.

In den Jahren 2020 und 2021 konnten wir einen großen Wandel im Bereich der Eventorganisation beobachten – Live-Treffen wurden durch Online-Events ersetzt, Eventorganisatoren mussten ihre Fähigkeiten anpassen und neue erlernen. Wie man Online-Meetings das Gefühl eines Live-Events verleiht, Teilnehmer einbindet und gleichzeitig eine hochwertige Zeitgestaltung und Inhalte sicherstellt – an Herausforderungen mangelte es wahrlich nicht. Dennoch kann man mit Sicherheit sagen, dass sich der Markt der Eventorganisation an die schwierigen Bedingungen angepasst hat und 2022 zum Jahr der Renaissance der Live-Treffen wurde. Die in den letzten Jahren entstandenen Herausforderungen haben jedoch das Feld der Eventplanung dauerhaft verändert, und es scheint, dass virtuelle Meetings noch keineswegs bereit sind, an den Rand der Eventorganisation zu rücken.

Dennoch sehnen sich sowohl Eventorganisatoren als auch Auftraggeber und Teilnehmer nach Live-Treffen. Laut einer Umfrage von „Bizzabo“ im sozialen Netzwerk „LinkedIn“ bevorzugen 55% der Eventprofis im Jahr 2023 Live-Events, während diese Zahl im letzten Quartal 2021 nur 16,8% betrug. Obwohl virtuelle und immer häufiger hybride Events nach wie vor beliebt sind, ist klar, dass sie nicht vorhaben, Live-Treffen zu ersetzen. Laut „BlueJeans and Forrester“ geben sogar 71% der im Eventmarkt tätigen Profis an, dass es bei einem virtuellen Event schwierig ist, die Emotionen zu vermitteln, die bei Live-Treffen entstehen, und 67% der Eventorganisatoren fällt es schwer, bei Online-Events die Markenbotschaft zu vermitteln. 61% der Profis sagen, dass die größte Herausforderung bei virtuellen Meetings darin besteht, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten und sie zur aktiven Teilnahme am Event zu bewegen.

Schritt für Schritt – wie man ein Event unvergesslich macht

Massenveranstaltungen wie Konzerte, Stadtfeste; Business-Events – Firmenjubiläen, Präsentationen; Konferenzen; private Feiern – Hochzeiten, Junggesellinnenabschiede, Junggesellenabschiede, Taufen und Geburtstage. Jedes Event, ob klein oder groß, ist bedeutend und erfordert ein Eingehen auf die individuellen Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden. Es gibt jedoch einige grundlegende Dinge, die bei der Organisation jedes Events immer relevant bleiben. OWEXX teilt mit – welche sind das?

Die erste und äußerst wichtige Frage ist das Eventkonzept. Bei der Analyse des Eventkonzepts, die ein grundlegender Schritt der Eventorganisation ist, werden Ziel, Art, Thematik, Zielgruppe, Dauer usw. des Events festgelegt; es wird entschieden, ob das Event ein Live-Treffen, ein Online- oder ein Hybridformat sein wird. Mit anderen Worten, es ist sozusagen das „Gerüst“ oder „Rückgrat“ des Events, auf dem andere wichtige Dinge wie Ort und Datum aufgebaut werden.

Nach der Entscheidung über Eventkonzept, Ort und Datum kann der organisatorische Plan des Events erwogen werden, in dem je nach Spezifik des Events die Verteilung von Einladungen oder Tickets, Beschallung, Musik, Verpflegungsmöglichkeiten usw. geklärt werden. Das sind Dinge, die garantieren, dass sowohl bei der Annäherung an das Event als auch währenddessen keine Unannehmlichkeiten auftreten. Mit anderen Worten – eine gute Vorbereitung ist bereits die halbe Arbeit, besonders wenn sie von den professionellen Eventorganisatoren von OWEXX durchgeführt wird.

Als Nächstes sollten Sie wichtige Punkte wie die Gestaltung des Veranstaltungsortes (zum Beispiel ist für Unternehmen eine Fotowand besonders relevant, für Hochzeiten Blumen, für Open-Air-Events Zelte usw.), die Dokumentation, Moderatoren und Künstler (falls benötigt), die Unterbringung und Verpflegung der Teilnehmer, die Beleuchtung und die Tontechnik durchdenken. Besondere Erwähnung verdient die Erstellung des Veranstaltungsdrehbuchs, denn von dieser Phase hängt ein großer Teil des Erfolgs der Veranstaltung ab, und es gibt außerordentlich viele Details zu bedenken, da das Drehbuch alles widerspiegeln muss, was während der Veranstaltung geschieht: die Moderatoren und ihre Rolle, die Künstler oder das übrige Programm, die Bewegung der Teilnehmer durch die Veranstaltung, Geschenke, Dankesworte, Pausen; handelt es sich um eine Konferenz – die Dauer der Vorträge, deren Abfolge usw. Zu bedenken sind nicht nur der Zeitaufwand, sondern auch fließende Übergänge, die Entwicklung der Handlungslinie und Ähnliches. Hier braucht es sowohl kreatives Denken als auch Mathematik, denn von einem fließenden und interessanten Veranstaltungsdrehbuch hängen die Einbindung und die Eindrücke der Teilnehmer ab.

Natürlich steht bei der Vorbereitung der Veranstaltungsplanung nicht zuletzt auch das Budget, das besonders verantwortungsvoll und rational aufgestellt werden sollte, denn davon hängen Inhalt, Umfang und andere wichtige Aspekte der Veranstaltung ab.

Umfassende Veranstaltungsorganisation bedeutet Problemlösung, die Antwort auf alle Fragen, eine stressfreie Vorbereitung und das Wissen, dass das lang erwartete Ereignis in professionellen Händen liegt. OWEXX vertritt die Auffassung, dass eine gelungene und erfolgreiche Veranstaltung nicht nur dann gegeben ist, wenn die Ziele der Veranstaltung erreicht werden, sondern auch, wenn die Effizienz der Veranstaltungsmanagementprozesse erreicht wird.

Veranstaltungsorganisation – welche Trends herrschen im Markt?

Wie bereits erörtert, lässt sich im Jahr 2023 ein Vorrang von Live-Veranstaltungen gegenüber Online-Veranstaltungen beobachten, doch die Technologien verschwinden nicht aus dem Veranstaltungsmarkt – es finden zahlreiche Veranstaltungen im hybriden Format statt, bei denen ein Teil der Teilnehmer live und ein Teil virtuell teilnimmt. Laut den Umfragedaten von „Bizzaboo“ prognostizieren sogar 97 % der Fachleute im Bereich der Veranstaltungsorganisation, dass hybride Veranstaltungen zunehmen werden, und der Technologiemarkt bemüht sich, sich an diesen Bedarf anzupassen, und wird voraussichtlich künftig immer vielfältigere virtuelle Veranstaltungserlebnisse bieten können. Dennoch wird Live-Veranstaltungen der Vorzug gegeben, deren Emotionen und Atmosphäre virtuelle Veranstaltungen nicht vermitteln können.

Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt des heutigen Veranstaltungsmarktes – immer mehr Unternehmen und Organisationen nutzen Veranstaltungen als Marketing- und PR-Instrument. Laut Marketingexperten sind Business-Veranstaltungen ein hervorragendes Mittel, um die Sichtbarkeit der eigenen Marke zu erhöhen, eine Beziehung zum Kunden aufzubauen oder seine Loyalität zu pflegen, das Unternehmensimage zu formen und für Produkte und Dienstleistungen zu werben. Und sogar 85 % der Marketingexperten betrachten das Sponsoring verschiedener Veranstaltungen als Priorität einer Marken-Werbekampagne.

Auch die Ideen der Nachhaltigkeit behaupten sich in wichtigen Positionen der Veranstaltungsorganisation – immer stärker werden umweltfreundliche und den Planeten schonende Lösungen berücksichtigt. Zudem schätzen die Teilnehmer von Veranstaltungen die Gewährleistung der Sicherheit sehr – das gilt auch für die Erhebung und den Schutz der Daten der Veranstaltungsteilnehmer.

Ein weiterer Trend – Veranstaltungen finden immer häufiger statt und sind unabhängig von der Saisonalität. Wurden früher beispielsweise von verschiedenen Organisationen eine oder zwei große Veranstaltungen ausgerichtet, so ist heute die Tendenz zu beobachten, das ganze Jahr über auch mehr kleinere Veranstaltungen, Konferenzen und Ähnliches zu organisieren, um so die Verbindung zu Kunden, Partnern und Kollegen zu sichern.

Der Sommer ist Hochzeitszeit

Man kann wohl mit Fug und Recht behaupten, dass die private Feier, die den meisten organisatorischen Aufwand erfordert, die Hochzeit ist. Neben den wichtigsten Fragen wie Ort der Zeremonie und der Feier, Anzahl der Hochzeitsgäste und Budget muss man sich noch um eine Vielzahl weiterer Details kümmern, die die Vorfreude auf die schönste Feier trüben können. Die Statistik zeigt, dass der Großteil der Planung nach wie vor auf den Schultern der Braut lastet (ganze 72 %!) und viele Bräute (ebenfalls 72 %) angeben, dass sie dem Hochzeitsbudget und der Unterhaltung der Feier mehr Aufmerksamkeit hätten widmen wollen. Die Dienste professioneller Hochzeitsplaner reduzieren nicht nur den Planungsstress oder beseitigen ihn ganz, sondern garantieren auch, dass Fehler vermieden werden, jedes Detail durchdacht ist – einschließlich Ton und Beleuchtung – und das Brautpaar und die Gäste sich über hervorragende Moderatoren, Künstler und Unterhaltung freuen und höchstens bedauern, dass die Feier wie im Flug verging und zu kurz war.

OWEXX – Eventorganisation von A bis Z

Seine Idee und die lang ersehnte Feier in fremde Hände zu geben, kann schwerfallen. Ob es eine so wichtige private Feier wie eine Hochzeit, ein Jubiläum oder eine Taufe ist, ob eine Firmenveranstaltung, eine Konferenz oder vielleicht ein Konzert oder ein großes Stadtfest – wenn Sie die Eventplanung und die Feier selbst wirklich genießen möchten, vertrauen Sie auf Profis, die jedes Detail durchdenken und dafür sorgen, dass die Eventorganisation reibungslos verläuft und das Event nur die besten Emotionen weckt. Jede Veranstaltung, ob klein oder massenhaft, hat ihre Besonderheiten, daher sorgt OWEXX dafür, dass von den Künstlern bis zur Verewigung des Events, von der Verpflegung bis zur Bühne, vom Ton bis zur Beleuchtung – alles Ihre Erwartungen übertrifft und für die Teilnehmer ein unvergessliches Spektakel schafft.

Das Motto der Eventorganisation von OWEXX lautet „easy to feel“. Getreu diesem Motto strebt OWEXX danach, seine Eventorganisationsdienstleistungen so zu erbringen, dass dem Kunden nur noch bleibt, den Planungsprozess zu genießen und am Tag des Events ein denkwürdiges Spektakel zu erleben.