Eventplanlægning: øjeblikke skabt af detaljer og tendenser for 2023

Det siges, at eventplanlægning er en sand kunst. Men for at skabe en uforglemmelig begivenhed kræves også præcision, beregninger og opmærksomhed på hver eneste, selv den mindste, detalje. Det er en kompleks proces, der kræver stor indsats, opfindsomhed og ansvarlighed, så det er bedst at overlade dette arbejde til professionelle. Denne gang deler OWEXX, hvor meget dagligt arbejde og hvor mange detaljer der kræves for at skabe uforglemmelige øjeblikke, og hvilke tendenser man kan forvente for 2023-sæsonen for events, når den går ind i anden halvdel.

Eventplanlægning – udfordringer og brugere, der har savnet fysiske møder

2020, hvor vi forsøgte at forstå, hvordan man holder en virksomhedsfest eller organiserer en videnskabelig konference online og desperat ledte efter ledig plads derhjemme til skrivebordet, virker efterhånden som længe siden. Nu virker online arbejdsmøder, hybridkonferencer og andre events eller hjemmearbejde lige så almindeligt som morgentrafikpropper i byen. De udfordringsrige seneste år har bragt store forandringer og innovationer til eventplanlægning, og ifølge Verified Market Research forventes den globale eventindustri at være 2,194 billioner USD værd i 2028 sammenlignet med 2020, hvor markedsværdien var 887 milliarder.

I 2020 og 2021 kunne vi observere en stor forandring i eventplanlægningsbranchen – fysiske møder blev erstattet af online events, og eventarrangører måtte tilpasse deres kompetencer og lære nyt. Hvordan man giver online møder følelsen af et fysisk event, engagerer deltagerne og samtidig sikrer en kvalitetsoplevelse og godt indhold – der manglede bestemt ikke udfordringer. Ikke desto mindre kan man roligt sige, at eventplanlægningsmarkedet tilpassede sig de svære forhold, og 2022 blev året for renæssance for fysiske møder. Men de udfordringer, der opstod i de seneste år, har permanent ændret eventplanlægningsfeltet, og det ser ud til, at virtuelle møder bestemt ikke er klar til at ende i periferien af eventplanlægning.

Ikke desto mindre har både eventarrangører, kunder og deltagere savnet fysiske møder. Ifølge en undersøgelse foretaget af Bizzabo på LinkedIn foretrækker 55% af eventprofessionelle fysiske events i 2023, mens dette tal i fjerde kvartal af 2021 kun var 16,8%. Selvom virtuelle og i stigende grad hybride events stadig er populære, er det tydeligt, at de ikke er på vej til at erstatte fysiske møder. Ifølge BlueJeans and Forrester siger hele 71% af de professionelle i eventbranchen, at det er svært at formidle de følelser, som fysiske møder giver, under et virtuelt event, og 67% af eventarrangørerne har svært ved at formidle brandets budskab under online events. 61% af de professionelle siger, at den største udfordring ved virtuelle møder er at fastholde deltagernes opmærksomhed og engagere dem i aktiv deltagelse i eventet.

Trin for trin – hvordan man gør et event uforglemmeligt

Massive events som koncerter og byfester; virksomhedsevents – firmafødselsdage, præsentationer; konferencer; personlige fester – bryllupper, polterabender, dåb og fødselsdage. Hvert event, stort eller småt, er betydningsfuldt og kræver indsigt i kundens individuelle behov og forventninger. Men der er nogle få grundlæggende ting, der altid er relevante, når man planlægger ethvert event. OWEXX deler – hvilke er de?

Det første og meget vigtige spørgsmål er eventkonceptet. Under analysen af eventkonceptet, som er det grundlæggende skridt i eventplanlægningen, fastlægges eventets formål, karakter, tema, målgruppe, varighed osv.; man beslutter, om eventet skal være et fysisk møde, online eller i hybridformat. Med andre ord er det som eventets "skelet" eller "rygrad", hvorpå andre vigtige ting bygges, såsom eventets sted og dato.

Når man har besluttet eventkonceptet, stedet og datoen, kan man overveje eventets organisationsplan, hvor man afhængigt af eventets specifikationer redegør for distribution af invitationer eller billetter, lyd, musik, cateringmuligheder osv. Det er de ting, der garanterer, at der ikke opstår problemer hverken op til eller under eventet. Med andre ord – god forberedelse er allerede halve arbejdet gjort, især når det udføres af OWEXX' professionelle eventarrangører.

Dernæst bør man overveje nødvendige ting som udsmykning af eventstedet (fx er fotovæg særligt relevant for virksomheder, blomster til bryllupper, telte til udendørs events osv.), forevigelse, værter og optrædende (hvis det er nødvendigt), indkvartering og forplejning af deltagerne, belysning og lydudstyr. Særlig omtale fortjener udarbejdelsen af eventets manuskript, da en stor del af eventets succes afhænger af denne fase, og der er særligt mange detaljer at overveje, fordi manuskriptet skal afspejle alt, hvad der sker under eventet: værterne og deres rolle, de optrædende eller andre programpunkter, deltagernes bevægelse under eventet, gaver, takketaler, pauser; hvis det er en konference – indlæggenes varighed, rækkefølge osv. Man skal tænke på ikke kun tidsforbruget, men også på glidende overgange, udviklingen af historielinjen osv. Her kræves både kreativ tænkning og matematik, fordi deltagernes engagement og oplevelser afhænger af et glidende og interessant manuskript.

Naturligvis er budgettet heller ikke uvæsentligt i forberedelsen af eventplanlægningen, og det bør udarbejdes særdeles ansvarligt og rationelt, da eventets indhold, omfang og andre vigtige ting afhænger af det.

Fuldstændig eventafholdelse – det er problemløsning, svar på alle spørgsmål, forberedelse til eventet uden stress og visheden om, at begivenheden, som du ser så meget frem til, er i professionelle hænder. OWEXX arbejder ud fra den holdning, at et vellykket og succesfuldt event ikke kun er, når eventets mål nås, men også når effektiviteten i eventets ledelsesprocesser opnås.

Eventafholdelse – hvilke tendenser præger markedet?

Som allerede diskuteret kan man i 2023 observere fysiske events' fortrin frem for online-events, men teknologien forsvinder ikke fra eventmarkedet – der afholdes en del events i hybridformat, hvor en del af deltagerne deltager fysisk, og en del virtuelt. Ifølge data fra en Bizzaboo-undersøgelse forudser hele 97% af professionelle inden for eventafholdelse, at der vil komme flere events i hybridformat, og teknologimarkedet forsøger at tilpasse sig dette behov og vil formentlig i fremtiden kunne tilbyde stadig mere varierede virtuelle eventoplevelser. Ikke desto mindre prioriteres fysiske events, hvis følelser og atmosfære virtuelle events ikke formår at formidle.

Et andet meget vigtigt aspekt ved nutidens eventmarked – stadig flere virksomheder og organisationer bruger events som et marketing- og PR-værktøj. Ifølge marketingeksperter er forretningsevents en fremragende måde at øge sin brand-synlighed på, skabe kontakt til kunden eller opretholde dennes loyalitet, forme virksomhedens image og reklamere for varer og tjenester. Og hele 85% af marketingeksperter anser sponsorering af forskellige events for en prioritet i brandets reklamekampagne.

Også bæredygtighedsideerne holder stand i eventafholdelsesbranchen – der tages i stigende grad hensyn til miljøvenlige og planetbesparende løsninger. Desuden værdsætter eventdeltagerne i høj grad sikkerhed – det gælder også indsamling og beskyttelse af eventdeltagernes data.

En anden tendens – events finder stadig oftere sted og er uafhængige af sæson. Tidligere afholdt forskellige organisationer fx ét eller et par store events, men i dag ses en tendens til at afholde flere mindre events, konferencer osv. hele året for dermed at sikre kontakten til kunder, partnere og kolleger.

Sommer – brylluppernes tid

Det er nok rimt at sige, at den personlige fest, der kræver flest organisatoriske kræfter, er brylluppet. Ud over de vigtigste spørgsmål som ceremonien og festens lokation, antallet af bryllupsgæster og budgettet, skal man også tage sig af en lang række detaljer, som kan overskygge glæden ved at forberede den smukkeste fest. Statistikken viser, at størstedelen af planlægningen stadig falder på brudens skuldre (hele 72%!), og mange brude (også 72%) siger, at de gerne ville have brugt mere opmærksomhed og bryllupsbudget på festens underholdning. Professionelle bryllupsplanlæggeres ydelser reducerer ikke bare planlægningsstresset eller fjerner det helt, men garanterer også, at fejl undgås, at hver detalje bliver gennemtænkt, inklusive lyd og belysning, og at brudeparret og gæsterne kan glæde sig over fremragende værter, kunstnere og underholdning og kun ærgre sig over, at festen fløj afsted på et øjeblik og varede for kort.

OWEXX – eventplanlægning fra A til Z

Det kan være svært at overlade sin idé og den længe ventede fest til andres hænder. Uanset om det er en så vigtig personlig fest som et bryllup, et jubilæum eller en barnedåb, eller et firmaarrangement, en konference, eller måske en koncert eller en stor byfest – hvis du for alvor vil nyde planlægningen og selve festen, så stol på professionelle, der gennemtænker hver detalje og sikrer, at arrangementet forløber gnidningsfrit og kun giver de bedste oplevelser. Hvert arrangement, stort som småt, har sin egen særpræg, så OWEXX sørger for, at alt fra kunstnere til forevigelse af arrangementet, fra forplejning til scene, fra lyd til belysning overgår dine forventninger og skaber et uforglemmeligt skue for deltagerne.

OWEXX' motto for eventplanlægning er »easy to feel«. Med det som rettesnor stræber OWEXX efter at levere sine eventydelser, så kunden bare skal glæde sig over planlægningsprocessen og nyde det mindeværdige skue på selve dagen.