Ürituste korraldamine: detailidest loodud hetked ja 2023. aasta trendid

Öeldakse, et ürituste korraldamine on tõeline kunst. Kuid unustamatu ürituse loomiseks on vaja ka täpsust, arvutusi ja tähelepanu iga, isegi kõige väiksema detaili suhtes. See on keeruline protsess, mis nõuab palju pingutust, leidlikkust ja vastutust, seega on kõige parem see töö usaldada professionaalidele. Seekord jagab OWEXX, kui palju igapäevast tööd ja detaile on vaja unustamatute hetkede loomiseks ning milliseid trende võib oodata 2023. aasta üritushooajal teisel poolaastal.

Ürituste korraldamine – väljakutsed ja elavaid kohtumisi igatsevad kasutajad

2020. aasta, kui püüdsime mõista, kuidas tähistada ettevõtte pidusid või korraldada teaduskonverentsi internetis ja otsisime meeleheitlikult kodus vaba kohta töölaua jaoks, tundub juba ammu minevikuna. Nüüd tunduvad kaugtöökohtumised, hübriidvormis toimuvad konverentsid ja muud üritused või kodune töö sama tavapärased kui hommikused liiklusummikud linnas. Väljakutseid täis viimased aastad on toonud ürituste korraldamisse suuri muutusi ja uuendusi ning „Verified Market Research“ andmetel peaks ülemaailmne üritustööstus olema 2028. aastal väärt 2,194 triljonit USA dollarit, võrreldes 2020. aastaga, mil turu väärtus oli 887 miljardit.

2020. ja 2021. aastal oli meil võimalus jälgida suurt muutust ürituste korraldamise valdkonnas – elavad kohtumised asendusid internetiüritustega, ürituste korraldajad pidid kohandama oma oskusi ja õppima uusi. Kuidas anda internetikohtumistele elava ürituse tunnet, kaasata osalejaid, tagades samal ajal kvaliteetse ajaveetmise ja sisu – väljakutseid tõesti ei puudunud. Siiski võib julgelt väita, et ürituste korraldamise turg kohanes keeruliste tingimustega ning 2022. aastast sai elavate kohtumiste renessansi aasta. Kuid viimastel aastatel tekkinud väljakutsed on ürituste planeerimise maastikku jäädavalt muutnud ja tundub, et virtuaalsed kohtumised ei ole veel kindlasti valmis ürituste korraldamise serva peale jääma.

Siiski igatsevad elavaid kohtumisi nii ürituste korraldajad, tellijad kui ka osalejad. „Bizzabo“ sotsiaalvõrgustikus „LinkedIn“ läbi viidud küsitluse andmetel eelistab 55% ürituste korraldamise professionaalidest 2023. aastal elavaid üritusi, samal ajal kui 2021. aasta viimases kvartalis oli see arv vaid 16,8%. Kuigi virtuaalsed ja üha sagedamini hübriidüritused on endiselt populaarsed, on selge, et need ei kavatse elavaid kohtumisi asendada. „BlueJeans and Forrester“ andmetel leiab lausa 71% üritusturul osalevatest professionaalidest, et virtuaalürituse ajal on raske edasi anda emotsioone, mida pakuvad elavad kohtumised, ning 67% ürituste korraldajatest on internetiürituste ajal raske edastada brändi sõnumit. 61% professionaalidest leiab, et virtuaalsete kohtumiste suurim väljakutse on osalejate tähelepanu hoidmine ja nende kaasamine üritusel aktiivselt osalema.

Samm-sammult – kuidas muuta üritus unustamatuks

Massiüritused, nagu kontserdid, linnapeod; äriüritused – ettevõtete sünnipäevad, esitlused; konverentsid; isiklikud peod – pulmad, tüdrukuteõhtud, poisteõhtud, ristimised ja sünnipäevad. Iga üritus, väike või suur, on oluline ning nõuab süvenemist kliendi individuaalsetesse vajadustesse ja ootustesse. Kuid on mõned põhiasjad, mis jäävad iga ürituse korraldamisel alati aktuaalseks. OWEXX jagab – millised need on?

Esimene ja äärmiselt oluline küsimus – ürituse kontseptsioon. Ürituse kontseptsiooni analüüsi, mis on ürituse korraldamise alusetapp, käigus määratakse kindlaks ürituse eesmärk, iseloom, teema, sihtrühm, kestus jne; otsustatakse, kas üritus on elav kohtumine, internetiüritus või hübriidformaadis. Teisisõnu on see justkui ürituse „karkass“ või „selgroog“, millele ehitatakse üles muud olulised asjad, näiteks ürituse koht ja kuupäev.

Kui ürituse kontseptsioon, koht ja kuupäev on otsustatud, saab kaaluda ürituse korraldusplaani, milles, sõltuvalt ürituse spetsiifikast, selgitatakse välja kutsete või piletite levitamine, helindamine, muusika, toitlustusvõimalused jne. Need on asjad, mis tagavad, et nii ürituse lähenedes kui ka selle ajal ei teki mingeid tõrkeid. Teisisõnu – hea ettevalmistus on juba pool tehtud tööst, eriti kui seda teevad OWEXX professionaalsed ürituste korraldajad.

Edasi tuleks läbi mõelda sellised vajalikud asjad nagu ürituse koha kujundus (näiteks on ettevõtetele eriti oluline fotosein, pulmade puhul – lilled, õues toimuvate ürituste puhul – telgid jne), jäädvustamine, õhtujuhid ja esinejad (kui neid vaja on), osalejate majutus ja toitlustus, valgustus ja helitehnika. Erikäsitlemist väärib ürituse stsenaariumi loomine, sest sellest etapist sõltub suur osa ürituse õnnestumisest, ning detaile, mida tuleb läbi mõelda, on äärmiselt palju, sest stsenaariumis peab kajastuma kõik, mis ürituse ajal toimub: õhtujuhid ja nende roll, esinejad või muu ürituse programm, osalejate liikumine üritusel, kingitused, tänusõnad, vaheajad; kui tegu on konverentsiga – ettekannete kestus, paigutus jne. Mõelda tuleb mitte ainult ajakulule, vaid ka sujuvatele üleminekutele, süžee arengule jne. Siin on vaja nii loovat mõtlemist kui ka matemaatikat, sest osalejate kaasatus ja muljed sõltuvad sujuvast ja huvitavast ürituse stsenaariumist.

Muidugi ei jää ettevalmistuses ürituse planeerimise juures viimasele kohale ka eelarve, mille koostamisse tuleks suhtuda äärmiselt vastutustundlikult ja ratsionaalselt, sest sellest sõltuvad ürituse sisu, maht ja muud olulised asjad.

Ürituse terviklik korraldamine – see on probleemide lahendamine, vastused kõikidele küsimustele, stressivaba ettevalmistus ürituseks ja teadmine, et sündmus, mida nii väga ootate, on professionaalide kätes. OWEXX lähtub seisukohast, et õnnestunud ja edukas üritus on mitte ainult siis, kui ürituse eesmärgid saavutatakse, vaid ka siis, kui saavutatakse ürituse juhtimisprotsesside tõhusus.

Ürituste korraldamine – millised trendid turul valitsevad?

Nagu juba käsitletud, võib 2023. aastal täheldada reaalürituste eelist virtuaalürituste ees, kuid tehnoloogia ei taandu ürituste turult – toimub palju hübriidformaadis üritusi, kus osa osalejaid osaleb kohapeal, osa virtuaalselt. „Bizzaboo“ küsitluse andmetel prognoosib lausa 97% ürituste korraldamise valdkonna professionaalidest, et hübriidformaadis üritusi tuleb juurde, ning tehnoloogiaturg püüab selle vajadusega kohaneda ja suudab tõenäoliselt tulevikus pakkuda üha mitmekesisemaid virtuaalseid ürituskogemusi. Siiski eelistatakse kohapeal toimuvaid üritusi, mille emotsioone ja atmosfääri ei suuda virtuaalüritused edasi anda.

Veel üks väga oluline tänapäeva üritusturu aspekt – üha rohkem ettevõtteid ja organisatsioone kasutab üritusi turundus- ja suhtekorraldusvahendina. Turundusspetsialistide arvates on äriüritused suurepärane viis suurendada oma brändi nähtavust, luua kliendiga side või hoida tema lojaalsust, kujundada ettevõtte imagot, reklaamida tooteid ja teenuseid. Ning lausa 85% turundusspetsialistidest peab mitmesuguste ürituste sponsorlust brändi reklaamikampaania prioriteediks.

Ürituste korraldamise valdkonnas ei taandu olulistelt positsioonidelt ka säästlikkuse ideed – üha enam võetakse arvesse keskkonnasõbralikke ja planeeti säästvaid lahendusi. Samuti väärtustavad ürituste osalejad äärmiselt turvalisuse tagamist – see kehtib ka ürituse osalejate andmete kogumise ja nende kaitse kohta.

Veel üks trend – üritusi toimub üha sagedamini ja need ei sõltu hooajalisusest. Näiteks varem korraldasid mitmesugused organisatsioonid ühe või paar suurt üritust, kuid tänapäeval on märgata trendi korraldada rohkem väiksemaid üritusi, konverentse vms aasta läbi, et nii tagada side kliendi, partnerite ja kolleegidega.

Suvi – pulmade aeg

Tõenäoliselt võib julgelt väita, et kõige rohkem korralduslikku pingutust nõudev isiklik pidu on pulmad. Lisaks peamistele ja tähtsaimatele küsimustele, nagu tseremoonia ja peo toimumiskoht, pulmaliste arv ja eelarve, tuleb hoolitseda veel hulga mitmesuguste detailide eest, mis võivad varjutada ilusaimaks peoks valmistumise rõõmu. Statistika näitab, et suurem osa planeerimisest langeb endiselt pruudi õlgadele (koguni 72%!) ja paljud pruudid (samuti 72%) ütlevad, et oleksid soovinud pöörata rohkem tähelepanu ka pulmaeelarvest peo meelelahutusele. Professionaalsete pulmaplaneerijate teenused mitte ainult ei vähenda või kõrvalda täielikult planeerimisstressi, vaid tagavad ka, et välditakse vigu, iga detail on läbi mõeldud, sealhulgas isegi heli ja valgustus, ning noorpaar ja külalised naudivad suurepäraseid õhtujuhte, esinejaid ja meelelahutust ning kahetsevad ainult seda, et pidu möödus silmapilkselt ja kestis liiga lühikest aega.

OWEXX – ürituste korraldamine A-st Z-ni

Oma idee ja kauaoodatud peo usaldamine teiste kätesse võib olla raske. Olgu selleks siis nii tähtis isiklik pidu nagu pulmad, juubel või ristimine, või tähtpäevane ettevõtte üritus, konverents, või hoopis kontsert või suur linnapea – et tõeliselt nautida ürituse planeerimist ja pidu ise, usaldage professionaale, kes mõtlevad läbi iga detaili ja tagavad, et ürituse korraldamine kulgeb sujuvalt ning üritus pakub vaid parimaid emotsioone. Igal üritusel, nii väiksel kui massilisel, on oma spetsiifika, seega OWEXX hoolitseb selle eest, et esinejatest kuni ürituse jäädvustamiseni, toitlustusest kuni lavani, helist kuni valgustuseni – kõik ületaks Teie ootusi ja looks üritusel osalejatele unustamatu elamuse.

OWEXX ürituste korraldamise moto on „easy to feel“. Sellest juhindudes püüab OWEXX oma ürituste korraldamise teenuseid osutada nii, et kliendil jääb üle vaid nautida planeerimisprotsessi ja mõnusat meeldejäävat elamust ürituse päeval.