Organización de eventos: momentos creados a partir de detalles y tendencias de 2023

Se dice que la organización de eventos es un verdadero arte. Sin embargo, crear un evento inolvidable también requiere precisión, cálculos y atención a cada detalle, por pequeño que sea. Es un proceso complejo que exige mucho esfuerzo, ingenio y responsabilidad, por lo que lo mejor es confiar este trabajo a profesionales. En esta ocasión, OWEXX comparte cuánto trabajo diario y cuántos detalles se necesitan para crear momentos inolvidables y qué tendencias se pueden esperar para la segunda mitad de la temporada de eventos de 2023.

Organización de eventos: retos y usuarios que echaban de menos los encuentros presenciales

2020, cuando intentábamos entender cómo celebrar una fiesta de empresa u organizar una conferencia científica en internet y buscábamos desesperadamente un hueco libre en casa para el escritorio, parece ya cosa del pasado lejano. Ahora las reuniones de trabajo a distancia, las conferencias en formato híbrido y otros eventos o el trabajo desde casa parecen algo tan habitual como los atascos matutinos en la ciudad. Los últimos años, llenos de retos, trajeron grandes cambios e innovaciones a la organización de eventos, y según datos de «Verified Market Research», la industria mundial de eventos debería valer 2,194 billones de dólares estadounidenses en 2028, frente a 2020, cuando el valor de mercado alcanzaba los 887 mil millones.

En 2020 y 2021 tuvimos la oportunidad de observar un gran cambio en el ámbito de la organización de eventos: los encuentros presenciales fueron sustituidos por eventos en línea, y los organizadores tuvieron que adaptar sus capacidades y aprender otras nuevas. Cómo dar a las reuniones en línea la sensación de un evento presencial, implicar a los participantes y, al mismo tiempo, garantizar un contenido y un tiempo de calidad: los retos no faltaron. Aun así, se puede afirmar con seguridad que el mercado de la organización de eventos se adaptó a las condiciones difíciles, y 2022 se convirtió en el año del renacimiento de los encuentros presenciales. Sin embargo, los retos surgidos en los últimos años cambiaron de forma permanente el panorama de la planificación de eventos, y parece que las reuniones virtuales todavía no están dispuestas a quedar en un segundo plano en la organización de eventos.

Aun así, tanto los organizadores de eventos como los clientes y los participantes echaban de menos los encuentros presenciales. Según una encuesta realizada por «Bizzabo» en la red social «LinkedIn», el 55% de los profesionales de la organización de eventos prefiere los eventos presenciales en 2023, mientras que en el último trimestre de 2021 esta cifra apenas alcanzaba el 16,8%. Aunque los eventos virtuales y, cada vez más, los híbridos siguen siendo populares, está claro que no van a sustituir a los encuentros presenciales. Según datos de «BlueJeans and Forrester», nada menos que el 71% de los profesionales del sector de eventos afirma que durante un evento virtual es difícil transmitir las emociones que se generan en los encuentros presenciales, y al 67% de los organizadores les resulta difícil transmitir el mensaje de la marca durante los eventos en línea. El 61% de los profesionales afirma que el mayor reto de las reuniones virtuales es mantener la atención de los participantes e implicarlos en una participación activa en el evento.

Paso a paso: cómo convertir un evento en inolvidable

Eventos masivos como conciertos o fiestas de la ciudad; eventos de empresa como aniversarios o presentaciones; conferencias; celebraciones personales como bodas, despedidas de soltera, despedidas de soltero, bautizos y cumpleaños. Cada evento, pequeño o grande, es importante y exige profundizar en las necesidades y expectativas individuales del cliente. Sin embargo, hay algunos aspectos fundamentales que siempre siguen siendo relevantes al organizar cualquier evento. OWEXX comparte: ¿cuáles son?

La primera y muy importante cuestión es el concepto del evento. Durante el análisis del concepto del evento, que es el paso fundamental de la organización, se determinan el objetivo, el carácter, la temática, el público, la duración, etc.; se decide si el evento será un encuentro presencial, en línea o de formato híbrido. En otras palabras, es como el «esqueleto» o la «columna vertebral» del evento, sobre los que se construyen otros aspectos importantes, como el lugar y la fecha del evento.

Una vez decididos el concepto, el lugar y la fecha del evento, se puede considerar el plan organizativo, en el que, según las particularidades del evento, se detalla la distribución de invitaciones o entradas, la sonorización, la música, las opciones de catering, etc. Son aspectos que garantizan que no surjan contratiempos ni en los preparativos ni durante el evento. En otras palabras: una buena preparación es ya la mitad del trabajo hecho, sobre todo cuando la realizan los profesionales organizadores de eventos de OWEXX.

A continuación conviene considerar aspectos esenciales como la ambientación del lugar del evento (por ejemplo, para las empresas es especialmente importante el photocall, para las bodas las flores, para los eventos al aire libre las carpas, etc.), la inmortalización, los presentadores y artistas (si se necesitan), el alojamiento y la restauración de los participantes, la iluminación y el equipo de sonido. Mención aparte merece la creación del guion del evento, ya que de esta etapa depende gran parte del éxito del evento, y son muchísimos los detalles que hay que considerar, pues en el guion debe reflejarse todo lo que ocurrirá durante el evento: los presentadores y su papel, los artistas u otro programa del evento, el movimiento de los participantes por el evento, los regalos, los agradecimientos, las pausas; si es una conferencia, la duración de las ponencias, su disposición, etc. Hay que pensar no solo en el tiempo empleado, sino también en las transiciones fluidas, el desarrollo de la línea argumental, etc. Aquí se necesita tanto pensamiento creativo como matemáticas, porque de un guion fluido e interesante depende la implicación y las impresiones de los participantes.

Por supuesto, en la preparación de la planificación del evento no ocupa el último lugar el presupuesto, que debería elaborarse de forma muy responsable y racional, ya que de él dependen el contenido, el alcance y otros aspectos importantes del evento.

La organización integral de un evento es la resolución de problemas, la respuesta a todas las preguntas, la preparación del evento sin estrés y la certeza de que el acontecimiento que tanto esperáis está en manos de profesionales. En OWEXX partimos del enfoque de que un evento logrado y exitoso no solo se da cuando se alcanzan los objetivos del evento, sino también cuando se logra la eficiencia de los procesos de gestión del evento.

Organización de eventos: ¿qué tendencias dominan en el mercado?

Como ya se ha comentado, en 2023 se puede observar la ventaja de los eventos presenciales frente a los eventos online, pero la tecnología no se retira del mercado de eventos: se celebran bastantes eventos de formato híbrido, en los que una parte de los participantes participa de forma presencial y otra de forma virtual. Según los datos de la encuesta de «Bizzaboo», nada menos que el 97% de los profesionales del ámbito de la organización de eventos pronostica que los eventos de formato híbrido aumentarán, y el mercado tecnológico trata de adaptarse a esta necesidad y, probablemente, en el futuro podrá ofrecer experiencias virtuales de eventos cada vez más variadas. No obstante, se da preferencia a los eventos presenciales, cuyas emociones y atmósfera los eventos virtuales no logran transmitir.

Otro aspecto muy importante del mercado de eventos actual es que cada vez más empresas y organizaciones recurren a los eventos como herramienta de marketing y relaciones públicas. Según la opinión de los especialistas en marketing, los eventos de empresa son una excelente forma de aumentar la visibilidad de la marca, establecer vínculo con el cliente o mantener su fidelidad, formar la imagen de la empresa y promocionar productos y servicios. Y nada menos que el 85% de los especialistas en marketing considera el patrocinio de diversos eventos una prioridad de la campaña publicitaria de la marca.

En el ámbito de la organización de eventos tampoco pierden posiciones importantes las ideas de sostenibilidad: cada vez se tienen más en cuenta las soluciones respetuosas con el medio ambiente y que cuidan el planeta. Asimismo, los participantes de los eventos valoran especialmente la garantía de seguridad, lo que también se aplica a la recogida y protección de los datos de los participantes del evento.

Otra tendencia es que los eventos se celebran cada vez con más frecuencia y son independientes de la estacionalidad. Por ejemplo, antes diversas organizaciones celebraban uno o un par de grandes eventos, pero hoy se observa la tendencia a organizar también más eventos más pequeños, conferencias o similares durante todo el año, con el fin de garantizar el vínculo con el cliente, los socios y los colegas.

El verano es la temporada de bodas

Probablemente se puede afirmar con seguridad que la celebración personal que más esfuerzo organizativo requiere es la boda. Además de las cuestiones principales y más importantes, como el lugar de la ceremonia y de la fiesta, el número de invitados y el presupuesto, hay que ocuparse de multitud de detalles que pueden empañar la alegría de preparar la celebración más bonita. Las estadísticas muestran que la mayor parte de la planificación sigue recayendo sobre los hombros de la novia (¡nada menos que el 72%!) y muchas novias (también el 72%) afirman que les habría gustado dedicar más atención y presupuesto de boda al entretenimiento de la fiesta. Los servicios de planificadores de bodas profesionales no solo reducen o eliminan por completo el estrés de la planificación, sino que además garantizan que se eviten errores, que cada detalle esté cuidado, incluidos incluso el sonido y la iluminación, y que los novios y los invitados disfruten de excelentes presentadores, artistas y entretenimiento, y solo lamenten que la fiesta pasó en un instante y duró demasiado poco.

OWEXX – organización de eventos de la A a la Z

Confiar tu idea y la tan esperada celebración a manos ajenas puede ser difícil. Ya sea una celebración personal tan importante como una boda, un aniversario o un bautizo, o un evento corporativo, una conferencia, o quizá un concierto o una gran fiesta de la ciudad, para disfrutar de verdad de la planificación del evento y de la propia celebración, confía en profesionales que cuidarán cada detalle y garantizarán que la organización del evento sea fluida y que el evento aporte solo las mejores emociones. Cada evento, tanto pequeño como masivo, tiene su propia especificidad, así que OWEXX se encargará de que, desde los artistas hasta la inmortalización del evento, desde el catering hasta el escenario, desde el sonido hasta la iluminación, todo supere tus expectativas y cree un espectáculo inolvidable para los participantes del evento.

El lema de la organización de eventos de OWEXX es «easy to feel». Guiándose por él, OWEXX aspira a prestar sus servicios de organización de eventos de modo que al cliente solo le quede disfrutar del proceso de planificación y deleitarse con un espectáculo memorable el día del evento.