Tapahtumien järjestäminen: yksityiskohdista syntyvät hetket ja vuoden 2023 trendit

Sanotaan, että tapahtumien järjestäminen on todellista taidetta. Unohtumatonta tapahtumaa luodessa tarvitaan kuitenkin myös tarkkuutta, laskelmia ja huomiota jokaiseen, pienimpäänkin, yksityiskohtaan. Se on monimutkainen prosessi, joka vaatii paljon vaivaa, kekseliäisyyttä ja vastuullisuutta, joten paras on jättää tämä työ ammattilaisille. Tällä kertaa OWEXX kertoo, kuinka paljon päivittäistä työtä ja yksityiskohtia tarvitaan unohtumattomien hetkien luomiseen ja millaisia trendejä voidaan odottaa vuoden 2023 tapahtumakauden siirtyessä toiselle puoliskolle.

Tapahtumien järjestäminen – haasteet ja live-kohtaamisia kaipaavat käyttäjät

Vuosi 2020, jolloin yritimme ymmärtää, miten järjestää yrityksen illanvietto tai tiedekonferenssi verkossa ja etsimme epätoivoisesti vapaata tilaa kotoa työpöydälle, tuntuu olevan jo kauan sitten menneisyyttä. Nyt etätyöpalaverit, hybridimuotoisesti toteutuvat konferenssit ja muut tapahtumat tai etätyö tuntuvat yhtä tavallisilta kuin aamuruuhkat kaupungissa. Haasteita täynnä olleet viime vuodet toivat tapahtumien järjestämiseen suuria muutoksia ja innovaatioita, ja Verified Market Researchin tietojen mukaan maailmanlaajuisen tapahtuma-alan arvon pitäisi olla 2,194 biljoonaa Yhdysvaltain dollaria vuonna 2028 verrattuna vuoteen 2020, jolloin markkinoiden arvo oli 887 miljardia.

Vuosina 2020 ja 2021 saimme seurata suurta muutosta tapahtumien järjestämisen alalla – live-kohtaamiset korvautuivat verkkotapahtumilla, ja tapahtumajärjestäjien oli mukautettava taitojaan ja opittava uutta. Miten verkkotapaamisiin saadaan live-tapahtuman tuntu, miten osallistujat saadaan mukaan ja samalla taataan laadukas ajankäyttö ja sisältö – haasteita todella riitti. Voidaan kuitenkin rohkeasti todeta, että tapahtumien järjestämisen markkinat sopeutuivat vaikeisiin olosuhteisiin, ja vuodesta 2022 tuli live-kohtaamisten renessanssin vuosi. Viime vuosien aikana syntyneet haasteet ovat kuitenkin muuttaneet tapahtumasuunnittelun kenttää pysyvästi, ja näyttää siltä, että virtuaaliset tapaamiset eivät todellakaan ole valmiita jäämään tapahtumien järjestämisen marginaaliin.

Live-kohtaamisia kaipaavat kuitenkin niin tapahtumajärjestäjät, toimeksiantajat kuin osallistujatkin. Bizzabon LinkedInissä tekemän kyselyn mukaan 55 % tapahtumien järjestämisen ammattilaisista suosii vuonna 2023 live-tapahtumia, kun vuoden 2021 viimeisellä neljänneksellä luku oli vain 16,8 %. Vaikka virtuaaliset ja yhä useammin hybriditapahtumat ovat edelleen suosittuja, on selvää, etteivät ne aio korvata live-kohtaamisia. BlueJeans and Forresterin tietojen mukaan jopa 71 % tapahtuma-alan ammattilaisista sanoo, että verkkotapahtumassa on vaikea välittää tunteita, joita live-kohtaamiset tarjoavat, ja 67 %:n tapahtumajärjestäjistä on vaikea välittää brändin viestiä verkkotapahtumien aikana. 61 % ammattilaisista sanoo, että virtuaalitapaamisten suurin haaste on osallistujien huomion ylläpitäminen ja heidän saamisensa aktiiviseen osallistumiseen tapahtumaan.

Askel askeleelta – miten tapahtumasta tehdään unohtumaton

Massatapahtumat, kuten konsertit ja kaupunkijuhlat; yritystapahtumat – yritysten syntymäpäivät ja esittelytilaisuudet; konferenssit; henkilökohtaiset juhlat – häät, polttarit, ristiäiset ja syntymäpäivät. Jokainen tapahtuma, pieni tai suuri, on merkityksellinen ja vaatii syventymistä asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin ja odotuksiin. On kuitenkin muutamia keskeisiä asioita, jotka pysyvät aina ajankohtaisina jokaista tapahtumaa järjestettäessä. OWEXX kertoo – mitkä ne ovat?

Ensimmäinen ja erittäin tärkeä kysymys on tapahtuman konsepti. Tapahtuman konseptianalyysin, joka on tapahtuman järjestämisen perustavanlaatuinen vaihe, aikana määritetään tapahtuman tavoite, luonne, teema, kohdeyleisö, kesto ja niin edelleen; päätetään, onko tapahtuma live-kohtaaminen, verkkotapahtuma vai hybridimuotoinen. Toisin sanoen se on ikään kuin tapahtuman ”runko” tai ”selkäranka”, jonka päälle muut tärkeät asiat, kuten tapahtuman paikka ja ajankohta, rakennetaan.

Kun tapahtuman konsepti, paikka ja ajankohta on päätetty, voidaan harkita tapahtuman organisointisuunnitelmaa, jossa tapahtuman erityispiirteistä riippuen selvitetään kutsujen tai lippujen jakelu, äänentoisto, musiikki, tarjoilumahdollisuudet ja niin edelleen. Nämä ovat asioita, jotka takaavat, ettei tapahtumaa lähestyttäessä tai sen aikana synny minkäänlaisia ongelmia. Toisin sanoen – hyvä valmistautuminen on jo puoli työtä, varsinkin kun sen tekevät OWEXXin ammattitaitoiset tapahtumajärjestäjät.

Seuraavaksi on mietittävä tällaisia välttämättömiä asioita kuin tapahtumapaikan somistaminen (esimerkiksi yrityksille erityisen tärkeä valokuvaseinä, häihin kukat, ulkotapahtumiin teltat ja niin edelleen), ikuistaminen, juontajat ja esiintyjät (jos niitä tarvitaan), osallistujien majoitus ja ruokailu, valaistus ja äänentoisto. Erityismaininnan ansaitsee tapahtuman käsikirjoituksen luominen, sillä suuri osa tapahtuman onnistumisesta riippuu tästä vaiheesta, ja huomioitavia yksityiskohtia on erittäin paljon, koska käsikirjoituksen on heijastettava kaikkea, mitä tapahtuman aikana tapahtuu: juontajat ja heidän roolinsa, esiintyjät tai muu ohjelma, osallistujien liikkuminen tapahtumassa, lahjat, kiitokset, tauot; jos kyseessä on konferenssi – esitysten kesto, järjestys ja niin edelleen. On mietittävä paitsi aikaresursseja myös sujuvia siirtymiä, juonen kehitystä ja niin edelleen. Tässä tarvitaan sekä luovaa ajattelua että matematiikkaa, sillä osallistujien sitoutuminen ja kokemukset riippuvat sujuvasta ja kiinnostavasta tapahtuman käsikirjoituksesta.

Tietysti tapahtuman suunnittelun valmistelussa tärkeällä sijalla on myös budjetti, joka tulisi laatia erittäin vastuullisesti ja järkevästi, sillä siitä riippuvat tapahtuman sisältö, laajuus ja muut tärkeät asiat.

Kokonaisvaltainen tapahtumanjärjestäminen on ongelmanratkaisua, vastaus kaikkiin kysymyksiin, stressitöntä valmistautumista tapahtumaan ja tietoa siitä, että kauan odotettu tapahtuma on ammattilaisten käsissä. OWEXX noudattaa näkemystä, jonka mukaan onnistunut ja menestyksekäs tapahtuma on sellainen, jossa paitsi saavutetaan tapahtuman tavoitteet myös saavutetaan tapahtumanhallintaprosessien tehokkuus.

Tapahtumanjärjestäminen – millaiset trendit vallitsevat markkinoilla?

Kuten jo todettiin, vuonna 2023 voidaan havaita live-tapahtumien etulyöntiasema verrattuna verkkotapahtumiin, mutta teknologia ei väisty tapahtumamarkkinoilta – järjestetään melko paljon hybridimuotoisia tapahtumia, joissa osa osallistujista osallistuu paikan päällä ja osa virtuaalisesti. Bizzaboon kyselyn mukaan jopa 97 % tapahtumanjärjestämisen ammattilaisista ennustaa hybridimuotoisten tapahtumien lisääntyvän, ja teknologiamarkkinat pyrkivät mukautumaan tähän tarpeeseen ja pystynevät todennäköisesti tulevaisuudessa tarjoamaan yhä monipuolisempia virtuaalisia tapahtumakokemuksia. Etusija annetaan kuitenkin live-tapahtumille, joiden tunnelmaa ja tunteita virtuaaliset tapahtumat eivät pysty välittämään.

Toinen erittäin tärkeä nykypäivän tapahtumamarkkinoiden näkökohta on se, että yhä useammat yritykset ja organisaatiot käyttävät tapahtumia markkinoinnin ja viestinnän välineenä. Markkinoinnin ammattilaisten mielestä yritystapahtumat ovat erinomainen tapa lisätä brändin näkyvyyttä, luoda yhteys asiakkaaseen tai ylläpitää tämän lojaaliutta, muokata yrityksen imagoa sekä mainostaa tuotteita ja palveluita. Jopa 85 % markkinoinnin ammattilaisista pitää erilaisten tapahtumien sponsorointia brändin mainoskampanjan prioriteettina.

Tapahtumanjärjestämisen alalla myös kestävyyden ideat pitävät vahvaa asemaa – yhä enemmän huomioidaan ympäristöystävällisiä ja planeettaa säästäviä ratkaisuja. Lisäksi tapahtumien osallistujat arvostavat suuresti turvallisuuden varmistamista – tämä koskee myös tapahtuman osallistujatietojen keräämistä ja niiden suojaamista.

Vielä yksi trendi – tapahtumia järjestetään yhä useammin ja ne ovat riippumattomia kausivaihteluista. Esimerkiksi aiemmin erilaiset organisaatiot järjestivät yhden tai pari suurta tapahtumaa, mutta nykyään on havaittavissa trendi järjestää myös useampia pienempiä tapahtumia, konferensseja ja niin edelleen ympäri vuoden, jotta voidaan varmistaa yhteys asiakkaisiin, kumppaneihin ja kollegoihin.

Kesä – hääaikaa

Voitane melko turvallisesti sanoa, että eniten organisointiponnisteluja vaativa henkilökohtainen juhla on häät. Keskeisten ja tärkeimpien kysymysten, kuten seremonia- ja juhlapaikan, osallistujamäärän ja budjetin lisäksi on huolehdittava lukuisista erilaisista yksityiskohdista, jotka voivat varjostaa kauneimman juhlan valmistelun iloa. Tilastot osoittavat, että suurin osa suunnittelusta lankeaa edelleen morsiamen harteille (jopa 72 %!) ja monet morsiamet (myös 72 %) sanovat, että olisivat halunneet käyttää enemmän huomiota ja hääbudjettia juhlan viihteeseen. Ammattimaisten hääsuunnittelijoiden palvelut eivät ainoastaan vähennä tai poista kokonaan suunnittelun stressiä, vaan myös takaavat, että virheet vältetään, jokainen yksityiskohta harkitaan, mukaan lukien ääni ja valaistus, ja hääpari ja vieraat nauttivat loistavista juontajista, esiintyjistä ja viihteestä ja katuvat korkeintaan sitä, että juhla hurahti silmänräpäyksessä ja kesti liian lyhyen aikaa.

OWEXX – tapahtumien järjestäminen A:sta Ö:hön

Oman idean ja kauan odotetun juhlan uskominen toisten käsiin voi olla vaikeaa. Olipa kyseessä yhtä tärkeä henkilökohtainen juhla kuin häät, merkkipäivä tai ristiäiset, tai yrityksen juhlatilaisuus, konferenssi, konsertti tai valtava kaupunkijuhla – jos haluat todella nauttia tapahtuman suunnittelusta ja itse juhlasta, luota ammattilaisiin, jotka harkitsevat jokaisen yksityiskohdan ja varmistavat, että tapahtuman järjestäminen sujuu vaivattomasti ja tapahtuma tarjoaa vain parhaimmat tunnelmat. Jokaisella tapahtumalla, niin pienellä kuin massatapahtumalla, on omat erityispiirteensä, joten OWEXX huolehtii siitä, että esiintyjistä tapahtuman ikuistamiseen, tarjoilusta lavalle, äänestä valaistukseen – kaikki ylittää odotuksesi ja luo unohtumattoman elämyksen tapahtuman osallistujille.

OWEXX-tapahtumajärjestämisen motto on ”easy to feel”. Sen ohjaamana OWEXX pyrkii tarjoamaan tapahtumajärjestämispalvelunsa niin, että asiakkaalle jää vain ilo suunnitteluprosessista ja nauttiminen ikimuistoisesta elämyksestä tapahtumapäivänä.