Organisation d'événements : des instants façonnés par les détails et les tendances 2023

On dit que l'organisation d'événements est un véritable art. Mais créer un événement inoubliable exige aussi de la précision, des calculs et une attention à chaque détail, même le plus infime. C'est un processus complexe qui demande beaucoup d'efforts, d'ingéniosité et de responsabilité : mieux vaut donc confier ce travail à des professionnels. Cette fois, OWEXX partage tout le travail quotidien et les détails nécessaires pour créer des instants inoubliables, ainsi que les tendances à attendre pour la seconde moitié de la saison événementielle 2023.

Organisation d'événements : des défis et des participants en manque de rencontres en présentiel

2020, l'année où nous cherchions comment célébrer une soirée d'entreprise ou organiser une conférence scientifique en ligne et où nous cherchions désespérément un coin libre à la maison pour un bureau, semble déjà loin. Aujourd'hui, les réunions de travail à distance, les conférences en format hybride et autres événements ou le télétravail paraissent aussi habituels que les embouteillages matinaux en ville. Ces dernières années riches en défis ont apporté de grands changements et innovations dans l'organisation d'événements, et selon « Verified Market Research », l'industrie mondiale de l'événementiel devrait peser 2 194 milliards de dollars américains en 2028, contre 887 milliards en 2020.

En 2020 et 2021, nous avons pu observer une profonde mutation dans le domaine de l'organisation d'événements : les rencontres en présentiel ont été remplacées par des événements en ligne, et les organisateurs ont dû adapter leurs compétences et en acquérir de nouvelles. Comment donner à une réunion en ligne la sensation d'un événement en présentiel, impliquer les participants tout en garantissant un temps et un contenu de qualité : les défis ne manquaient pas. On peut néanmoins affirmer sans hésiter que le marché de l'organisation d'événements s'est adapté à des conditions difficiles, et que 2022 a été l'année de la renaissance des rencontres en présentiel. Toutefois, les défis des dernières années ont durablement transformé le paysage de la planification événementielle, et il semble que les réunions virtuelles ne soient pas près d'être reléguées en marge de l'organisation d'événements.

Pourtant, les organisateurs, les commanditaires comme les participants sont en manque de rencontres en présentiel. Selon une enquête menée par « Bizzabo » sur le réseau social « LinkedIn », 55 % des professionnels de l'événementiel privilégient les événements en présentiel en 2023, alors qu'au dernier trimestre 2021, ce chiffre n'atteignait que 16,8 %. Bien que les événements virtuels, et de plus en plus souvent hybrides, restent populaires, il est évident qu'ils ne s'apprêtent pas à remplacer les rencontres en présentiel. Selon « BlueJeans and Forrester », pas moins de 71 % des professionnels du secteur événementiel affirment qu'il est difficile de transmettre lors d'un événement virtuel les émotions procurées par les rencontres en présentiel, et 67 % des organisateurs ont du mal à faire passer le message de la marque lors d'événements en ligne. 61 % des professionnels estiment que le principal défi des réunions virtuelles est de maintenir l'attention des participants et de les engager dans une participation active à l'événement.

Étape par étape : comment rendre un événement inoubliable

Les événements de masse, comme les concerts ou les fêtes urbaines ; les événements d'entreprise : anniversaires d'entreprise, présentations ; les conférences ; les fêtes personnelles : mariages, enterrements de vie de jeune fille, enterrements de vie de garçon, baptêmes et anniversaires. Chaque événement, petit ou grand, est important et exige de se plonger dans les besoins et attentes individuels du client. Mais quelques éléments fondamentaux restent toujours d'actualité dans l'organisation de tout événement. OWEXX partage lesquels.

La première question, et particulièrement importante, est le concept de l'événement. L'analyse du concept, étape fondatrice de l'organisation, permet de définir l'objectif, la nature, la thématique, le public, la durée de l'événement, etc. ; on décide si l'événement sera une rencontre en présentiel, en ligne ou en format hybride. Autrement dit, c'est en quelque sorte la « charpente » ou la « colonne vertébrale » de l'événement, sur laquelle se construisent les autres éléments importants, comme le lieu et la date.

Une fois le concept, le lieu et la date décidés, on peut envisager le plan d'organisation de l'événement, qui, selon les spécificités de celui-ci, précise la distribution des invitations ou des billets, la sonorisation, la musique, les possibilités de restauration, etc. Ce sont ces éléments qui garantissent qu'aucun imprévu ne survienne, ni à l'approche de l'événement ni pendant celui-ci. Autrement dit, une bonne préparation, c'est déjà la moitié du travail accompli, surtout lorsqu'elle est réalisée par les organisateurs professionnels d'OWEXX.

Il convient ensuite de réfléchir à des éléments essentiels comme la scénographie du lieu de l'événement (par exemple, un photocall, particulièrement important pour les entreprises, des fleurs pour les mariages, des tentes pour les événements en plein air, etc.), la captation, les animateurs et les artistes (si nécessaire), l'hébergement et la restauration des participants, l'éclairage et la sonorisation. La création du scénario de l'événement mérite une mention particulière, car une grande partie de sa réussite en dépend, et les détails à envisager sont innombrables : le scénario doit refléter tout ce qui se déroulera pendant l'événement — les animateurs et leur rôle, les artistes ou autre programme, les déplacements des participants, les cadeaux, les remerciements, les pauses ; s'il s'agit d'une conférence — la durée des interventions, leur agencement, etc. Il faut penser non seulement au temps nécessaire, mais aussi aux transitions fluides, au développement de la trame narrative, etc. Cela demande autant de créativité que de rigueur mathématique, car l'engagement et les impressions des participants dépendent d'un scénario fluide et captivant.

Bien entendu, le budget occupe également une place de premier plan dans la préparation et la planification de l'événement ; il convient de l'établir de manière particulièrement responsable et rationnelle, car il détermine le contenu, l'ampleur et d'autres aspects importants de l'événement.

L'organisation complète d'un événement, c'est résoudre les problèmes, répondre à toutes les questions, préparer l'événement sans stress et savoir que l'événement tant attendu est entre des mains professionnelles. OWEXX part du principe qu'un événement réussi ne se limite pas à l'atteinte de ses objectifs, mais implique aussi l'efficacité des processus de gestion de l'événement.

Organisation d'événements — quelles tendances dominent le marché ?

Comme évoqué, en 2023 on observe la prééminence des événements en présentiel sur les événements en ligne, mais les technologies ne quittent pas le marché de l'événementiel — de nombreux événements adoptent un format hybride, une partie des participants étant présente et l'autre virtuelle. Selon l'enquête de « Bizzaboo », pas moins de 97 % des professionnels de l'organisation d'événements prévoient une augmentation des événements hybrides, et le marché technologique s'efforce de répondre à ce besoin et pourra probablement offrir à l'avenir des expériences virtuelles toujours plus variées. Néanmoins, la préférence va aux événements en présentiel, dont les émotions et l'atmosphère ne peuvent être restituées par les événements virtuels.

Un autre aspect très important du marché actuel de l'événementiel : de plus en plus d'entreprises et d'organisations utilisent les événements comme outil de marketing et de relations publiques. Selon les spécialistes du marketing, les événements d'entreprise sont un excellent moyen d'accroître la visibilité de leur marque, de nouer une relation avec le client ou d'entretenir sa fidélité, de façonner l'image de l'entreprise, de promouvoir produits et services. Et pas moins de 85 % des spécialistes du marketing considèrent le parrainage d'événements divers comme une priorité d'une campagne de notoriété de marque.

Dans le domaine de l'organisation d'événements, les idées de durabilité restent également en bonne place — les solutions respectueuses de l'environnement et de la planète sont de plus en plus prises en compte. Les participants accordent aussi une grande importance à la sécurité — y compris en ce qui concerne la collecte et la protection des données des participants.

Autre tendance : les événements sont de plus en plus fréquents et indépendants de la saisonnalité. Par exemple, auparavant, diverses organisations organisaient un ou deux grands événements, mais aujourd'hui on observe une tendance à organiser davantage de petits événements, conférences, etc. tout au long de l'année, afin d'entretenir le lien avec les clients, les partenaires et les collègues.

L'été — la saison des mariages

On peut sans doute affirmer que l’événement personnel qui exige le plus d’efforts organisationnels est le mariage. Outre les questions essentielles et prioritaires, comme le lieu de la cérémonie et de la fête, le nombre d’invités et le budget, il faut encore gérer une multitude de détails qui peuvent ternir la joie des préparatifs du plus beau des jours. Les statistiques montrent que l’essentiel de la planification repose encore sur les épaules de la mariée (pas moins de 72 % !) et que nombreuses sont les mariées (également 72 %) à déclarer qu’elles auraient souhaité consacrer plus d’attention et de budget aux animations de la fête. Les services de wedding planners professionnels réduisent, voire suppriment totalement, le stress de la planification, mais garantissent aussi d’éviter les erreurs : chaque détail sera pensé, y compris le son et l’éclairage, tandis que les mariés et les invités profiteront d’excellents animateurs, artistes et animations, et ne regretteront qu’une chose : que la fête soit passée en un clin d’œil et ait été trop courte.

OWEXX – organisation d’événements de A à Z

Confier son idée et un événement tant attendu à d’autres peut être difficile. Qu’il s’agisse d’un événement personnel aussi important qu’un mariage, un anniversaire ou un baptême, ou d’un événement d’entreprise, d’une conférence, voire d’un concert ou d’une grande fête municipale, pour vraiment profiter de la planification et de la fête elle-même, faites confiance à des professionnels qui penseront chaque détail et garantiront une organisation fluide et un événement source des meilleures émotions. Chaque événement, petit ou de grande envergure, a ses spécificités : OWEXX veillera à ce que, des artistes à la captation de l’événement, de la restauration à la scène, du son à l’éclairage, tout dépasse vos attentes et crée un spectacle inoubliable pour les participants.

La devise d’OWEXX en matière d’organisation d’événements est « easy to feel ». Fidèle à cette devise, OWEXX s’efforce de fournir ses services d’organisation d’événements pour que le client n’ait plus qu’à savourer le processus de planification et à profiter d’un spectacle mémorable le jour J.