Organizacija događaja: trenuci stvoreni od detalja i trendovi za 2023.

Kaže se da je organizacija događaja prava umjetnost. No stvaranje nezaboravnog događaja zahtijeva i preciznost, proračune i pažnju na svaki, čak i najmanji, detalj. To je složen proces koji zahtijeva mnogo truda, snalažljivosti i odgovornosti, pa je najbolje taj posao povjeriti profesionalcima. Ovaj put OWEXX dijeli koliko je svakodnevnog rada i detalja potrebno za stvaranje nezaboravnih trenutaka i kakvi se trendovi mogu očekivati za drugu polovicu sezone događaja 2023.

Organizacija događaja – izazovi i korisnici željni susreta uživo

2020., kada smo pokušavali shvatiti kako proslaviti uredsku zabavu ili organizirati znanstvenu konferenciju na internetu i očajnički tražili slobodan kutak kod kuće za radni stol, čini se već davnom prošlošću. Sada su online poslovni sastanci, hibridne konferencije i drugi događaji ili rad od kuće jednako uobičajeni kao jutarnje prometne gužve u gradu. Posljednje godine pune izazova donijele su velike promjene i inovacije u organizaciju događaja, a prema podacima „Verified Market Research“, globalna industrija događaja trebala bi vrijediti 2,194 bilijuna američkih dolara 2028., u usporedbi s 2020. kada je tržišna vrijednost iznosila 887 milijardi.

U 2020. i 2021. imali smo priliku promatrati veliku promjenu u sferi organizacije događaja – susrete uživo zamijenili su online događaji, a organizatori su morali prilagoditi svoje vještine i učiti nove. Kako online sastancima dati osjećaj događaja uživo, uključiti sudionike, a istovremeno osigurati kvalitetno provedeno vrijeme i sadržaj – izazova doista nije nedostajalo. Ipak, može se sa sigurnošću reći da se tržište organizacije događaja prilagodilo složenim uvjetima, a 2022. postala je godina renesanse susreta uživo. No izazovi nastali tijekom posljednjih nekoliko godina trajno su promijenili polje planiranja događaja i čini se da virtualni sastanci još definitivno nisu spremni otići na margine organizacije događaja.

Ipak, susreta uživo željni su i organizatori, i naručitelji, i sudionici. Prema podacima ankete koju je „Bizzabo“ proveo na društvenoj mreži „LinkedIn“, 55% profesionalaca u organizaciji događaja u 2023. daje prednost događajima uživo, dok je u posljednjem tromjesečju 2021. taj broj iznosio tek 16,8%. Iako su virtualni, a sve češće i hibridni događaji još uvijek popularni, očito je da ne namjeravaju zamijeniti susrete uživo. Prema podacima „BlueJeans and Forrester“, čak 71% profesionalaca uključenih u tržište događaja tvrdi da je tijekom virtualnog događaja teško prenijeti emocije koje pružaju susreti uživo, a 67% organizatora teško prenosi poruku brenda tijekom online događaja. 61% profesionalaca tvrdi da je najveći izazov virtualnih sastanaka zadržati pozornost sudionika i uključiti ih u aktivno sudjelovanje na događaju.

Korak po korak – kako događaj učiniti nezaboravnim

Masovni događaji poput koncerata i gradskih proslava; poslovni događaji – rođendani tvrtki, predstavljanja; konferencije; osobne proslave – vjenčanja, djevojačke i momačke večeri, krštenja i rođendani. Svaki događaj, mali ili veliki, značajan je i zahtijeva udubljivanje u individualne potrebe i očekivanja klijenta. No postoji nekoliko osnovnih stvari koje su uvijek aktualne pri organizaciji svakog događaja. OWEXX dijeli – koje su to?

Prvo i iznimno važno pitanje – koncepcija događaja. Tijekom analize koncepcije događaja, koja je temeljni korak organizacije, utvrđuju se cilj, priroda, tematika, publika, trajanje i sl.; odlučuje se hoće li događaj biti susret uživo, online ili hibridnog formata. Drugim riječima, to je poput „kostura“ ili „okosnice“ događaja na kojima se grade druge važne stvari, primjerice mjesto i datum događaja.

Nakon odluke o koncepciji, mjestu i datumu događaja, može se razmotriti organizacijski plan događaja u kojem se, ovisno o specifičnostima događaja, razrađuje distribucija pozivnica ili ulaznica, ozvučenje, glazba, mogućnosti ugostiteljstva i sl. To su stvari koje jamče da ni pri približavanju događaju ni tijekom njega neće biti nikakvih poteškoća. Drugim riječima – dobra priprema već je pola obavljenog posla, pogotovo kada to rade OWEXX profesionalni organizatori događaja.

Nadal treba razmotriti takve nužne stvari kao što su uređenje mjesta događaja (primjerice, tvrtkama je posebno važan photo wall, za vjenčanja – cvijeće, za događaje na otvorenom – šatori i sl.), ovjekovječenje, voditelji i izvođači (ako su potrebni), smještaj i prehrana sudionika, rasvjeta i zvučna oprema. Posebno treba istaknuti izradu scenarija događaja jer od te faze ovisi velik dio uspjeha događaja, a detalja koje treba razmotriti iznimno je mnogo jer se u scenariju mora odraziti sve što će se događati tijekom događaja: voditelji i njihova uloga, izvođači ili drugi program događaja, kretanje sudionika na događaju, darovi, zahvale, pauze; ako je riječ o konferenciji – trajanje izlaganja, raspored i t. t. Treba razmisliti ne samo o vremenskim troškovima, nego i o glatkim prijelazima, razvoju priče i sl. Ovdje je potrebno i kreativno mišljenje i matematika, jer od glatkog i zanimljivog scenarija događaja ovisi angažman i dojmovi sudionika.

Naravno, ni proračun nije na posljednjem mjestu u pripremi za planiranje događaja, a treba ga sastaviti iznimno odgovorno i racionalno jer o njemu ovise sadržaj događaja, opseg i druge važne stvari.

Sveobuhvatna organizacija događaja – to je rješavanje problema, odgovor na sva pitanja, priprema za događaj bez stresa i saznanje da je događaj koji toliko iščekujete – u rukama profesionalaca. OWEXX se vodi stajalištem da je uspješan događaj ne samo onaj kada se ostvare ciljevi događaja, nego i kada se postigne učinkovitost procesa upravljanja događajem.

Organizacija događaja – kakvi trendovi vladaju na tržištu?

Kao što je već rečeno, u 2023. godini može se primijetiti prednost događaja uživo pred internetskim događajima, no tehnologije se s tržišta događaja ne povlače – održava se mnogo događaja hibridnog formata, gdje dio sudionika sudjeluje uživo, a dio – virtualno. Prema podacima ankete „Bizzaboo“, čak 97% profesionalaca u sferi organizacije događaja predviđa da će događaja hibridnog formata biti sve više, a tržište tehnologija nastoji se prilagoditi toj potrebi i, vjerojatno, u budućnosti će moći ponuditi sve raznolikija virtualna iskustva događaja. Ipak, prednost se daje događajima koji se održavaju uživo, čije emocije i atmosferu virtualni događaji ne mogu prenijeti.

Još jedan vrlo važan aspekt današnjeg tržišta događaja – sve više tvrtki i organizacija koristi događaje kao marketinški i PR alat. Prema mišljenju marketinških stručnjaka, poslovni događaji izvrstan su način za povećanje vidljivosti vlastitog brenda, uspostavljanje veze s klijentom ili održavanje njegove lojalnosti, oblikovanje imidža tvrtke, oglašavanje proizvoda i usluga. A čak 85% marketinških stručnjaka sponzoriranje raznih događaja smatra prioritetom kampanje oglašavanja brenda.

U sferi organizacije događaja s važnih pozicija ne povlače se ni ideje održivosti – sve se više uzimaju u obzir rješenja prihvatljiva za okoliš i koja čuvaju planet. Također, sudionici događaja iznimno cijene osiguranje sigurnosti – to vrijedi i kada je riječ o prikupljanju podataka sudionika događaja i njihovoj zaštiti.

Još jedan trend – događaji se održavaju sve češće i neovisni su o sezoni. Primjerice, ranije su razne organizacije priređivale jedan ili nekoliko velikih događaja, no danas se primjećuje trend organiziranja i više manjih događaja, konferencija i sl. tijekom cijele godine, čime se nastoji osigurati veza s klijentom, partnerima i kolegama.

Ljeto – vrijeme vjenčanja

Vjerojatno se sa sigurnošću može reći da je osobni događaj koji zahtijeva najviše organizacijskog truda vjenčanje. Uz glavna i najvažnija pitanja, poput mjesta ceremonije i proslave, broja uzvanika i proračuna, potrebno je pobrinuti se i za mnoštvo raznih detalja koji mogu zasjeniti radost priprema za najljepši događaj. Statistika pokazuje da većina planiranja i dalje pada na pleća mladenke (čak 72 %!) i da mnoge mladenke (također 72 %) tvrde da bi željele posvetiti više pažnje i dijelu vjenčanog proračuna namijenjenom zabavi na proslavi. Usluge profesionalnih wedding planera ne samo da smanjuju ili potpuno uklanjaju stres planiranja, nego i jamče da će se izbjeći pogreške, da će svaki detalj biti promišljen, uključujući čak zvuk i rasvjetu, a mladenci i gosti uživat će u izvrsnim voditeljima, izvođačima i zabavi te će žaliti jedino zbog toga što je proslava proletjela u trenu i trajala prekratko.

OWEXX – organizacija događaja od A do Ž

Povjeriti svoju ideju i dugo iščekivani događaj u tuđe ruke može biti teško. Bilo da je riječ o tako važnom osobnom događaju kao što su vjenčanje, obljetnica ili krštenje, ili o prigodnom korporativnom događaju, konferenciji, a možda koncertu ili velikoj gradskoj proslavi – ako želite istinski uživati u planiranju događaja i samoj proslavi, povjerite se profesionalcima koji će promisliti svaki detalj i osigurati da organizacija događaja bude glatka, a događaj pruži samo najbolje emocije. Svaki događaj, bio mali ili masovni, ima svoje specifičnosti, pa će se OWEXX pobrinuti da od izvođača do ovjekovječenja događaja, od ugostiteljstva do pozornice, od zvuka do rasvjete – sve nadmaši Vaša očekivanja i stvori nezaboravan spektakl za sudionike događaja.

Moto OWEXX organizacije događaja je „easy to feel“. Vodeći se njime, OWEXX nastoji svoje usluge organizacije događaja pružati tako da klijentu preostane samo uživati u procesu planiranja i u nezaboravnom spektaklu na dan događaja.