Organizzazione di eventi: momenti creati dai dettagli e tendenze 2023

Si dice che l'organizzazione di eventi sia una vera arte. Tuttavia, creare un evento indimenticabile richiede anche precisione, calcoli e attenzione a ogni minimo dettaglio. È un processo complesso che richiede molto impegno, creatività e responsabilità, quindi è meglio affidare questo lavoro ai professionisti. Questa volta OWEXX condivide quanto lavoro quotidiano e quanti dettagli servano per creare momenti indimenticabili e quali tendenze aspettarsi per la stagione eventi 2023 nella sua seconda metà.

Organizzazione di eventi – sfide e utenti desiderosi di incontri dal vivo

Il 2020, quando cercavamo di capire come celebrare una festa aziendale o organizzare una conferenza scientifica online e cercavamo disperatamente uno spazio libero in casa per la scrivania, sembra ormai lontano nel tempo. Oggi le riunioni di lavoro a distanza, le conferenze in modalità ibrida e altri eventi o il lavoro da casa sembrano così comuni come il traffico mattutino in città. Gli ultimi anni pieni di sfide hanno portato grandi cambiamenti e innovazioni nell'organizzazione di eventi, e secondo Verified Market Research, l'industria globale degli eventi dovrebbe valere 2.194 trilioni di dollari USA nel 2028, rispetto agli 887 miliardi del 2020.

Nel 2020 e 2021 abbiamo potuto osservare un grande cambiamento nella sfera dell'organizzazione di eventi – gli incontri dal vivo sono stati sostituiti da eventi online, e gli organizzatori hanno dovuto adattare le proprie competenze e impararne di nuove. Come dare agli incontri online la sensazione di un evento dal vivo, coinvolgere i partecipanti garantendo al contempo un'esperienza e contenuti di qualità – le sfide non sono certo mancate. Tuttavia, si può affermare con certezza che il mercato dell'organizzazione di eventi si è adattato a condizioni difficili, e il 2022 è stato l'anno della rinascita degli incontri dal vivo. Ma le sfide emerse negli ultimi anni hanno cambiato permanentemente il panorama della pianificazione degli eventi, e sembra che gli incontri virtuali non siano ancora pronti a finire ai margini dell'organizzazione di eventi.

Eppure, sia gli organizzatori che i committenti e i partecipanti desiderano incontri dal vivo. Secondo un sondaggio condotto da Bizzabo su LinkedIn, il 55% dei professionisti dell'organizzazione di eventi nel 2023 preferisce eventi dal vivo, mentre nell'ultimo trimestre del 2021 questa cifra era solo del 16,8%. Sebbene gli eventi virtuali, e sempre più spesso ibridi, siano ancora popolari, è evidente che non intendono sostituire gli incontri dal vivo. Secondo BlueJeans and Forrester, ben il 71% dei professionisti del settore eventi afferma che è difficile trasmettere le emozioni che si provano negli incontri dal vivo durante un evento virtuale, e il 67% degli organizzatori ha difficoltà a comunicare il messaggio del brand durante gli eventi online. Il 61% dei professionisti afferma che la sfida più grande degli incontri virtuali è mantenere l'attenzione dei partecipanti e coinvolgerli attivamente nell'evento.

Passo dopo passo – come rendere un evento indimenticabile

Eventi di massa come concerti, feste cittadine; eventi aziendali – anniversari aziendali, presentazioni; conferenze; feste personali – matrimoni, addii al nubilato, addii al celibato, battesimi e compleanni. Ogni evento, piccolo o grande, è importante e richiede di approfondire i bisogni e le aspettative individuali del cliente. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti fondamentali che restano sempre rilevanti nell'organizzazione di ogni evento. OWEXX condivide – quali sono?

La prima e cruciale questione è il concept dell'evento. Durante l'analisi del concept, che è il passo fondamentale dell'organizzazione, si determinano lo scopo, la natura, il tema, il pubblico, la durata, ecc.; si decide se l'evento sarà un incontro dal vivo, online o in formato ibrido. In altre parole, è come lo 'scheletro' o la 'spina dorsale' dell'evento, su cui si costruiscono altri aspetti importanti come la location e la data.

Una volta deciso il concept, la location e la data, si può considerare il piano organizzativo, che, a seconda delle specificità dell'evento, chiarisce la distribuzione di inviti o biglietti, l'impianto audio, la musica, le opzioni di ristorazione, ecc. Sono questi gli aspetti che garantiscono che non sorgano problemi né avvicinandosi all'evento né durante lo stesso. In altre parole – una buona preparazione è già metà del lavoro fatto, soprattutto quando è realizzata dai professionisti dell'organizzazione di eventi OWEXX.

Inoltre, occorre considerare aspetti essenziali come l'allestimento della location (ad esempio, il photocall è particolarmente importante per le aziende, i fiori per i matrimoni, le tende per gli eventi all'aperto e così via), la documentazione, i presentatori e gli artisti (se necessari), l'alloggio e la ristorazione dei partecipanti, l'illuminazione e l'impianto audio. Merita una menzione speciale la creazione del programma dell'evento, poiché da questa fase dipende gran parte del successo dell'evento, e i dettagli da considerare sono moltissimi, perché il programma deve riflettere tutto ciò che accadrà durante l'evento: i presentatori e il loro ruolo, gli artisti o altro programma dell'evento, i movimenti dei partecipanti, i regali, i ringraziamenti, le pause; se si tratta di una conferenza, la durata degli interventi, la disposizione e così via. Bisogna pensare non solo all'impiego del tempo, ma anche alle transizioni fluide, allo sviluppo della trama e così via. Qui servono sia il pensiero creativo che la matematica, perché il coinvolgimento e le impressioni dei partecipanti dipendono da un programma fluido e interessante.

Naturalmente, nella preparazione della pianificazione dell'evento un posto di rilievo spetta anche al budget, che dovrebbe essere redatto in modo molto responsabile e razionale, poiché da esso dipendono il contenuto, la portata e altri aspetti importanti dell'evento.

L'organizzazione completa di un evento significa risolvere problemi, rispondere a tutte le domande, prepararsi all'evento senza stress e sapere che l'evento tanto atteso è in mani professionali. OWEXX adotta l'approccio secondo cui un evento di successo non è solo quando si raggiungono gli obiettivi dell'evento, ma anche quando si ottiene l'efficienza dei processi di gestione dell'evento.

Organizzazione di eventi: quali tendenze dominano il mercato?

Come già discusso, nel 2023 si può osservare la superiorità degli eventi dal vivo rispetto a quelli online, ma la tecnologia non si ritira dal mercato degli eventi: si tengono numerosi eventi in formato ibrido, in cui una parte dei partecipanti partecipa di persona e una parte virtualmente. Secondo i dati del sondaggio di "Bizzaboo", ben il 97% dei professionisti nel campo dell'organizzazione di eventi prevede che gli eventi in formato ibrido aumenteranno, e il mercato tecnologico sta cercando di adattarsi a questa esigenza e, probabilmente, in futuro potrà offrire esperienze virtuali sempre più varie. Tuttavia, la preferenza è data agli eventi dal vivo, le cui emozioni e atmosfera gli eventi virtuali non riescono a trasmettere.

Un altro aspetto molto importante del mercato degli eventi di oggi è che sempre più aziende e organizzazioni utilizzano gli eventi come strumento di marketing e pubbliche relazioni. Secondo gli esperti di marketing, gli eventi aziendali sono un ottimo modo per aumentare la visibilità del proprio marchio, stabilire un legame con il cliente o mantenerne la fedeltà, formare l'immagine dell'azienda, promuovere prodotti e servizi. E ben l'85% degli esperti di marketing considera la sponsorizzazione di vari eventi una priorità nella campagna pubblicitaria del marchio.

Nel campo dell'organizzazione di eventi non arretrano dalle posizioni importanti nemmeno le idee di sostenibilità: si presta sempre più attenzione a soluzioni ecologiche e rispettose del pianeta. Inoltre, i partecipanti agli eventi apprezzano molto la garanzia della sicurezza, valida anche per la raccolta e la protezione dei dati dei partecipanti.

Un'altra tendenza è che gli eventi si svolgono sempre più spesso e sono indipendenti dalla stagionalità. Ad esempio, in passato varie organizzazioni organizzavano uno o due grandi eventi, ma oggi si nota la tendenza a organizzare anche più eventi più piccoli, conferenze e simili durante tutto l'anno, così da garantire il legame con clienti, partner e colleghi.

L'estate è il tempo dei matrimoni

Si può probabilmente affermare con certezza che l'evento personale che richiede il maggior impegno organizzativo sia il matrimonio. Oltre alle questioni principali e più importanti, come il luogo della cerimonia e della festa, il numero di partecipanti e il budget, bisogna occuparsi di una miriade di altri dettagli che possono offuscare la gioia dei preparativi per il giorno più bello. Le statistiche mostrano che la maggior parte della pianificazione ricade ancora sulle spalle della sposa (ben il 72%!) e molte spose (anch'esse il 72%) affermano che avrebbero voluto dedicare più attenzione anche all'intrattenimento della festa nel budget nuziale. I servizi di wedding planner professionisti non solo riducono o eliminano del tutto lo stress della pianificazione, ma garantiscono anche che si evitino errori, che ogni dettaglio sia curato, incluso persino audio e illuminazione, e che gli sposi e gli invitati si godano ottimi presentatori, artisti e intrattenimento, rammaricandosi semmai solo che la festa sia volata via in un attimo ed è durata troppo poco.

OWEXX – organizzazione di eventi dalla A alla Z

Affidare la propria idea e l'attesissima festa nelle mani di altri può essere difficile. Che si tratti di un evento personale importante come un matrimonio, un anniversario o un battesimo, oppure di un evento aziendale, una conferenza, o magari un concerto o una grande festa cittadina – per godervi davvero la pianificazione e la festa stessa, affidatevi a professionisti che cureranno ogni dettaglio e garantiranno un'organizzazione fluida e un evento capace di regalare solo le migliori emozioni. Ogni evento, piccolo o di massa, ha le sue specificità, così OWEXX farà in modo che dagli artisti all'immortalare l'evento, dal catering al palco, dall'audio all'illuminazione – tutto superi le Vostre aspettative e crei uno spettacolo indimenticabile per i partecipanti.

Il motto dell'organizzazione eventi OWEXX è „easy to feel“. Ispirandosi ad esso, OWEXX punta a offrire i propri servizi di organizzazione eventi in modo che al cliente non resti che godersi il processo di pianificazione e assaporare lo spettacolo memorabile il giorno dell'evento.