Servizi di wedding planner – la strada verso una preparazione serena per il grande giorno

A prima vista, pianificare un matrimonio può sembrare solo un'attività divertente e piacevole: le prove dell'abito e del completo, la scelta dei bouquet dei fiori preferiti e della torta più gustosa, la visita alla location che realizzerà la visione del matrimonio da sogno e la ricerca della canzone per il primo ballo. Tuttavia, quando nel processo di pianificazione bisogna includere budget, fatture, trattative con i fornitori, coordinamento della tabella di marcia dell'evento e ogni sorta di piccolo dettaglio, il compito di pianificare il matrimonio dei propri sogni può sembrare difficile da affrontare. E se la coppia non ha nemmeno idea di come dovrebbe apparire il proprio evento? Qui viene in aiuto la wedding planner, la cui professionalità ed esperienza permettono di prepararsi al grande giorno con serenità e sicurezza. OWEXX condivide consigli su come scegliere un wedding planner e da dove iniziare a pianificare il proprio evento.

Wedding planner – preparazione al grande giorno senza stress

„Il lavoro della wedding planner è sia un'enorme responsabilità che una gioia folle“ – afferma la wedding planner professionista Agata Tomaševskaja. In effetti, probabilmente molte coppie che iniziano a prepararsi all'evento provano emozioni simili: sia un'enorme gioia per il matrimonio imminente, sia ansia per i più svariati dettagli. E affinché l'ansia e le sfide affrontate non offuschino la gioia dell'evento tanto atteso, non è necessario fare tutto da soli: chiamando in aiuto professionisti con anni di esperienza e che conoscono il proprio lavoro, molti problemi saranno risolti rapidamente e con qualità.

Scegliere o meno un wedding planner è una decisione individuale di ogni coppia. Qui bisognerebbe considerare alcuni aspetti importanti. La prima e probabilmente la domanda più importante è: potrete dedicare una parte considerevole del vostro tempo alla pianificazione? Oltre alle prove dell'abito nuziale, all'invio degli inviti, alla pianificazione dell'allestimento e della location della cerimonia o alla scelta dei testimoni, dovrete anche organizzare incontri con il futuro celebrante (o più di uno), con i fornitori, pianificare come sistemare gli ospiti, quali intrattenimenti desiderate, dove si terrà il servizio fotografico nuziale, cosa offrirete agli ospiti dopo la cerimonia e quale sarà la tabella di marcia dell'evento. E poi il calcolo di tutti i servizi e la garanzia di non superare il budget previsto, o l'ansia che il giorno dell'evento tutto proceda senza intoppi.

Si può affermare con sicurezza che la scelta di una wedding planner professionale, responsabile e adatta alla coppia, che comprenderà gli sposi e la loro visione, è quasi metà del lavoro di pianificazione del matrimonio. Prima di scegliere, si possono consultare le recensioni sulla wedding planner o i video di matrimoni già organizzati, ma di solito si decide di lavorare insieme dopo il primo incontro, che dà molta tranquillità alle coppie e fiducia che il loro evento è in buone mani. „Per ognuno l'evento nuziale è unico e speciale a modo suo, e questo ci spinge a lavorare ancora più professionalmente, perché nei matrimoni non possono esserci errori. Questa responsabilità ci spinge a migliorare e ad approfondire fortemente ogni dettaglio per raggiungere il miglior risultato.“ – racconta la wedding planner Agata riguardo alla creazione di fiducia con i clienti.

Già dopo la prima consulenza, alla quale di solito si dedicano almeno alcune ore, i futuri sposi si sentono più tranquilli, perché la planner esperta aiuta a mettere molte cose al loro posto. Il primo incontro è molto importante anche per la decisione: dopo aver conosciuto la persona che fornisce servizi di pianificazione matrimoniale, diventa chiaro se proprio lei o lui aiuterà a realizzare la visione dell'evento da sogno. Il primo incontro è molto importante, ma anche gli altri colloqui con la wedding planner diventano un porto di chiarezza e tranquillità. „Ogni volta dopo l'incontro chiedo alla sposa: ‚Ho risposto a tutte le domande?‘. Ricevo sempre la risposta che ‚sì, è molto tranquillo, tutto è chiaro e si può continuare serenamente la preparazione‘“ – racconta la wedding planner Agata.

Le domande più frequenti nella pianificazione del matrimonio

Nel 2022 in molti paesi si è osservato un numero particolarmente elevato di sposi che pianificavano il matrimonio. Ad esempio, negli USA è stato un anno record, quando ben 2,6 milioni di coppie hanno pronunciato il fatidico „sì“. Una parte considerevole di questo numero è costituita da sposi che non hanno potuto celebrare il proprio ricevimento nuziale a causa delle restrizioni durante il lockdown. È probabile che il 2023 sarà un anno non meno impegnativo per chi fornisce servizi di pianificazione e coordinamento di matrimoni.

Oggigiorno, con la libertà di festeggiare come si preferisce, l'abbondanza di scelte può non solo rallegrare, ma anche confondere. Da dove iniziare a pianificare? Cosa scegliere per primo: la data o il luogo del matrimonio? Sposarsi in chiesa, al municipio o optare per una cerimonia itinerante? Quanti invitati invitare? Come scegliere l'intrattenimento nuziale adatto a tutti gli ospiti? E forse la domanda più frequente e che crea più grattacapi: quanto costa un matrimonio?

Secondo i dati di Theknot.com, una delle principali sfide che le coppie che pianificano il matrimonio devono affrontare è la definizione del budget nuziale: ben il 47% degli sposi la indica come la difficoltà maggiore. Al secondo posto c'è la stesura della lista degli invitati, che il 36% di chi si prepara al matrimonio considera una sfida non da poco.

«Rientrare» nel budget previsto e decidere chi invitare al matrimonio può davvero essere difficile, soprattutto quando sorgono dubbi anche su altri dettagli importanti delle nozze. Tuttavia, una delle prime domande è di solito la scelta della data del matrimonio, che, secondo la wedding planner Agata, spesso va coordinata non solo con i desideri degli sposi, ma anche con la disponibilità dei fornitori o della location.

La wedding planner, con grande esperienza alle spalle, consiglia inoltre di considerare e definire innanzitutto la visione del matrimonio e quali parti e dettagli della festa siano più importanti per gli sposi. Il passo successivo è la prenotazione dei servizi dei fornitori desiderati.

Una tale quantità di domande irrisolte all'inizio può davvero spaventare. Tuttavia vale la pena sottolineare che l'abbondanza di scelte apre la strada a pianificare il matrimonio dei propri sogni sia con un budget più alto che con uno più contenuto, che ci siano 100 o 10 invitati: con OWEXX si trovano soluzioni valide e adatte per tutte le feste e tutti i sogni. Tutto dipende da quali servizi e dettagli nuziali saranno inclusi: celebrante, decorazioni, quantità di intrattenimento, immagine degli sposi, servizi di fotografo e videografo, ecc. Una volta scelto quali dettagli sono più importanti e su cui non si può scendere a compromessi, si può decidere dove risparmiare. Ad esempio, forse rispettare il budget previsto sarà possibile scegliendo un abito da sposa o delle scarpe di seconda mano, oppure forse il matrimonio dei vostri sogni è in stile bohémien, dove un bouquet di sposa di fiori di campo raccolti nel prato sarebbe splendido.

Al passo con la tecnologia

Oggigiorno la pianificazione del matrimonio non è davvero immaginabile senza la tecnologia. I futuri sposi cercano ispirazione per il matrimonio dei loro sogni sui vari social network, usano diverse app dedicate alla pianificazione e cercano idee non tradizionali guardando vari video sui profili TikTok. Gli inviti raggiungono spesso gli ospiti tramite i social network, e la pandemia globale ha spinto a integrare la tecnologia persino nella festa nuziale stessa, quando i parenti impossibilitati a venire seguivano il matrimonio trasmesso in diretta su internet.

Anche le wedding planner, per creare un legame il più stretto possibile con i clienti e per non restare indietro rispetto alle loro esigenze, devono camminare al passo con la tecnologia. La wedding planner Agata, nel pianificare feste nuziali esclusive, crea persino visualizzazioni avvalendosi della grafica computerizzata.

Secondo la wedding planner, grazie alla visualizzazione gli sposi possono vedere come appariranno nella realtà le decorazioni, i colori scelti, la disposizione degli invitati, l'allestimento dei tavoli, ecc. Agata, lavorando da lungo tempo nel campo della pianificazione nuziale, ha notato che spesso le coppie costruiscono la propria festa da singoli frammenti visti da qualche parte e piaciuti, da elementi decorativi, ma riescono difficilmente a immaginare il quadro d'insieme. E quei dettagli mancanti a volte possono essere molto importanti e rovinare la visione nuziale desiderata. Nelle visualizzazioni si vedono chiaramente l'immagine della festa, le proporzioni, i colori, perciò, vedendo tutto sullo schermo del computer e discutendone con la coppia che si prepara al matrimonio, si prendono decisioni davvero ponderate e adeguate. Spesso la visione iniziale della festa cambia, perché dopo aver visto la visualizzazione gli sposi cambiano idea e decidono per altri colori, dettagli decorativi, ecc.

Sembra che la tecnologia non si ritirerà affatto dal campo della pianificazione nuziale né dalla festa stessa, e che con il tempo non farà che aumentare. Del resto, un tempo il drone usato per filmare i matrimoni sembrava una novità, ma oggi un video nuziale senza riprese fatte con il drone spesso non è nemmeno immaginabile.

In cosa differisce la pianificazione del matrimonio dal coordinamento del matrimonio?

Spesso le coppie che iniziano appena a pianificare il matrimonio dei loro sogni si chiedono se hanno bisogno di un coordinamento matrimonio o di un servizio di wedding planning. A volte sorge persino la domanda su quale sia la differenza tra questi servizi. La risposta è piuttosto semplice, ma tutto dipende sia dalle esigenze individuali della coppia sia dai servizi offerti. La wedding planner si occupa del matrimonio dalla location, ai fornitori, fino al celebrante e alla musica: alla coppia basta esprimere i propri desideri e scegliere tra le proposte. E, naturalmente, definire il budget per le nozze. La coordinatrice matrimonio, invece, incontra i futuri sposi a due mesi o a poche settimane dal matrimonio e si assicura che proprio il giorno della festa trascorra in modo fluido e senza preoccupazioni.

«Qualunque servizio scelgano gli sposi, cerchiamo di aiutare il più possibile e a volte, anche dopo il matrimonio, per esempio quelli che abbiamo coordinato, ci accorgiamo che in realtà non abbiamo solo coordinato, ma anche pianificato» – afferma la wedding planner Agata. Proprio l'aiuto di una professionista attenta, responsabile e competente nel suo lavoro garantirà che gli imprevisti o le incertezze sorti durante la festa nuziale (e ce ne sono spesso, soprattutto se la festa è grande) vengano risolti in un istante, senza che gli sposi se ne accorgano, così da poter godersi il giorno più felice della loro vita.

Ma se vi chiedete di cosa abbia davvero bisogno la vostra festa – di un servizio di wedding planning o di coordinamento matrimonio – vale la pena considerare alcuni aspetti e OWEXX ha qui qualche consiglio. Primo, se avete un budget matrimonio chiaro ma non volete occuparvi dei vari aspetti tecnici e logistici, non avete molto tempo libero per la pianificazione o volete organizzare il matrimonio in tempi piuttosto brevi e puntate a una preparazione il più possibile serena per il grande giorno – avete bisogno dell'aiuto di una wedding planner. Se siete una coppia molto organizzata, a cui piace pianificare e che vuole occuparsi personalmente di ogni dettaglio, ma il giorno della festa volete godervi l'un l'altro senza preoccuparvi di alcun aspetto organizzativo o imprevisto – qui saranno più utili i servizi di coordinamento matrimonio. Spesso le coppie scelgono una wedding planner che si occupi anche del coordinamento del giorno delle nozze, così da avere sia una preparazione serena sia una giornata di matrimonio fluida e gioiosa, senza alcun pensiero logistico.

La wedding planner Agata – professionalità, esperienza e clienti felici

La wedding planner Agata lavora da dieci anni per realizzare le visioni delle feste degli sposi. Avendo riunito un team di professionisti che aiuta a realizzare anche le idee più complesse, Agata offre servizi di wedding planning, coordinamento matrimonio, conduzione, consulenze e creazione del concept. Come afferma la wedding planner, tutto dipende dal servizio scelto dagli sposi, ma in ogni caso possono essere certi di ricevere un risultato professionale, di qualità e superiore alle aspettative, perché la gioia e la fiducia dei clienti sono la cosa più importante.