Pasākumu organizēšana: mirkļi, kas veidoti no detaļām, un 2023. gada tendences

Saka, ka pasākumu organizēšana ir īsta māksla. Taču, lai radītu neaizmirstamu pasākumu, nepieciešama arī precizitāte, aprēķini un uzmanība katrai, pat vismazākajai, detaļai. Tas ir sarežģīts process, kas prasa daudz pūļu, izdomas un atbildības, tāpēc šo darbu vislabāk uzticēt profesionāļiem. Šoreiz OWEXX dalās, cik daudz ikdienas darba un detaļu nepieciešams, lai radītu neaizmirstamus mirkļus, un kādas tendences gaidāmas 2023. gada pasākumu sezonas otrajā pusē.

Pasākumu organizēšana – izaicinājumi un klienti, kas ilgojas pēc klātienes tikšanās

2020. gads, kad centāmies saprast, kā svinēt uzņēmuma vakaru vai organizēt zinātnisku konferenci tiešsaistē un izmisīgi meklējām brīvu vietu mājās darba galdam, šķiet, jau sen pagātnē. Tagad attālinātas darba sanāksmes, hibrīdā formātā notiekošas konferences un citi pasākumi vai darbs mājās šķiet tikpat ierasta lieta kā rīta sastrēgumi pilsētā. Izaicinājumiem bagātie pēdējie gadi pasākumu organizēšanā ienesa lielas pārmaiņas un inovācijas, un saskaņā ar “Verified Market Research” datiem pasaules pasākumu nozarei 2028. gadā vajadzētu būt 2,194 triljonu ASV dolāru vērtībā, salīdzinot ar 2020. gadu, kad tirgus vērtība sasniedza 887 miljardus.

2020. un 2021. gadā mums bija iespēja vērot lielas pārmaiņas pasākumu organizēšanas jomā – klātienes tikšanās nomainīja pasākumi tiešsaistē, pasākumu organizatoriem bija jāpielāgo savas prasmes un jāmācās no jauna. Kā tiešsaistes sanāksmēm piešķirt klātienes pasākuma sajūtu, iesaistīt dalībniekus, vienlaikus nodrošinot kvalitatīvu laika pavadīšanu un saturu – izaicinājumu tiešām netrūka. Tomēr var droši apgalvot, ka pasākumu organizēšanas tirgus ir pielāgojies sarežģītajiem apstākļiem, un 2022. gads kļuva par klātienes tikšanās renesanses gadu. Taču pēdējo gadu laikā radušies izaicinājumi ir neatgriezeniski mainījuši pasākumu plānošanas jomu, un šķiet, ka virtuālās sanāksmes vēl tiešām nav gatavas nonākt pasākumu organizēšanas nomalē.

Tomēr pēc klātienes tikšanās ilgojas gan pasākumu organizatori, gan pasūtītāji, gan dalībnieki. Saskaņā ar “Bizzabo” sociālajā tīklā “LinkedIn” veiktās aptaujas datiem 55% pasākumu organizēšanas profesionāļu 2023. gadā dod priekšroku klātienes pasākumiem, kamēr 2021. gada pēdējā ceturksnī šis skaitlis sasniedza tikai 16,8%. Lai gan virtuālie un arvien biežāk – hibrīdie pasākumi – joprojām ir populāri, tomēr ir skaidrs, ka tie negrasās aizstāt klātienes tikšanās. Saskaņā ar “BlueJeans and Forrester” datiem pat 71% pasākumu tirgū iesaistīto profesionāļu apgalvo, ka virtuāla pasākuma laikā ir grūti nodot emocijas, ko sniedz klātienes tikšanās, savukārt 67% pasākumu organizatoru tiešsaistes pasākumu laikā ir grūti nodot zīmola vēstījumu. 61% profesionāļu apgalvo, ka lielākais virtuālo sanāksmju izaicinājums ir noturēt dalībnieku uzmanību un iesaistīt viņus aktīvā dalībā pasākumā.

Soli pa solim – kā padarīt pasākumu neaizmirstamu

Masu pasākumi, piemēram, koncerti, pilsētas svētki; biznesa pasākumi – uzņēmumu dzimšanas dienas, prezentācijas; konferences; personīgie svētki – kāzas, līgavas vakars, līgavaiņa vakars, kristības un dzimšanas dienas. Katrs pasākums, mazs vai liels, ir nozīmīgs un prasa iedziļināšanos klienta individuālajās vajadzībās un gaidas. Taču ir vairākas būtiskas lietas, kas vienmēr paliek aktuālas, organizējot jebkuru pasākumu. OWEXX dalās – kādas tās ir?

Pirmais un ļoti svarīgais jautājums – pasākuma koncepcija. Pasākuma koncepcijas analīzes, kas ir pasākuma organizēšanas pamatposms, laikā tiek noteikts pasākuma mērķis, raksturs, tematika, auditorija, ilgums u. tml.; tiek izlemts, vai pasākums būs klātienes tikšanās, tiešsaistes vai hibrīdformāta. Citiem vārdiem sakot, tas ir kā pasākuma “karkass” vai “mugurkauls”, uz kura tiek būvētas citas svarīgas lietas, piemēram, pasākuma vieta un datums.

Kad izlemts par pasākuma koncepciju, vietu un datumu, var apsvērt pasākuma organizatorisko plānu, kurā atkarībā no pasākuma specifikas tiek noskaidrota ielūgumu vai biļešu izplatīšana, skaņošana, mūzika, ēdināšanas iespējas u. tml. Tās ir lietas, kas garantē, ka gan pasākumam tuvojoties, gan tā laikā neradīsies nekādi sarežģījumi. Citiem vārdiem sakot – labs sagatavošanās darbs jau ir puse padarītā darba, jo īpaši, ja to veic OWEXX profesionālie pasākumu organizatori.

Tālāk būtu jāapsver tādas būtiskas lietas kā pasākuma vietas noformējums (piemēram, uzņēmumiem īpaši aktuāla ir fotosiena, kāzām – ziedi, pasākumiem ārpus telpām – teltis un tml.), iemūžināšana, vadītāji un izpildītāji (ja tie nepieciešami), dalībnieku izmitināšana un ēdināšana, apgaismojums un skaņas aparatūra. Atsevišķi jāpiemin pasākuma scenārija izstrāde, jo no šī posma ir atkarīga liela daļa pasākuma panākumu, un detaļu, kas jāapsver, ir ļoti daudz, jo scenārijā ir jāatspoguļo viss, kas notiks pasākuma laikā: vadītāji un viņu loma, izpildītāji vai cita pasākuma programma, dalībnieku pārvietošanās pasākumā, dāvanas, pateicības, pārtraukumi; ja tā ir konference – ziņojumu ilgums, izkārtojums utt. Jādomā ne tikai par laika patēriņu, bet arī par raitu pāreju, sižeta līnijas attīstību un tml. Šeit nepieciešama gan radošā domāšana, gan matemātika, jo no raita un interesanta pasākuma scenārija ir atkarīga dalībnieku iesaiste un iespaidi.

Protams, ne pēdējā vietā pasākuma plānošanas sagatavošanā ir arī budžets, kas jāsastāda īpaši atbildīgi un racionāli, jo no tā ir atkarīgs pasākuma saturs, apjoms un citas svarīgas lietas.

Visaptveroša pasākuma organizēšana – tas ir problēmu risinājums, atbilde uz visiem jautājumiem, sagatavošanās pasākumam bez stresa un zināšana, ka notikums, ko tik ļoti gaidāt, ir profesionāļu rokās. OWEXX vadās no uzskata, ka veiksmīgs un izdevies pasākums ir ne tikai tad, kad tiek īstenoti pasākuma mērķi, bet arī tad, kad tiek sasniegta pasākuma vadības procesu efektivitāte.

Pasākumu organizēšana – kādas tendences valda tirgū?

Kā jau apspriests, 2023. gadā var novērot klātienes pasākumu priekšrocības salīdzinājumā ar tiešsaistes pasākumiem, tomēr tehnoloģijas no pasākumu tirgus neatkāpjas – notiek diezgan daudz hibrīdformāta pasākumu, kuros daļa dalībnieku piedalās klātienē, daļa – virtuāli. Saskaņā ar „Bizzaboo“ aptaujas datiem pat 97% profesionāļu pasākumu organizēšanas jomā prognozē, ka hibrīdformāta pasākumu kļūs vairāk, un tehnoloģiju tirgus cenšas pielāgoties šai vajadzībai un, visticamāk, nākotnē varēs piedāvāt arvien daudzveidīgākas virtuālās pasākumu pieredzes. Tomēr priekšroka tiek dota klātienes pasākumiem, kuru laikā gūtās emocijas un atmosfēru virtuālie pasākumi nespēj nodot.

Vēl viens ļoti svarīgs mūsdienu pasākumu tirgus aspekts – arvien vairāk uzņēmumu un organizāciju izmanto pasākumus kā mārketinga un sabiedrisko attiecību līdzekli. Mārketinga speciālistu viedoklī biznesa pasākumi ir lielisks veids, kā palielināt sava zīmola atpazīstamību, nodibināt saikni ar klientu vai uzturēt viņa lojalitāti, veidot uzņēmuma tēlu, reklamēt preces un pakalpojumus. Savukārt pat 85% mārketinga speciālistu dažādu pasākumu sponsorēšanu uzskata par zīmola reklāmas kampaņas prioritāti.

Pasākumu organizēšanas jomā no svarīgām pozīcijām neatkāpjas arī ilgtspējas idejas – arvien vairāk tiek ņemti vērā videi draudzīgi un planētu saudzējoši risinājumi. Tāpat pasākumu dalībnieki ļoti augstu vērtē drošības nodrošināšanu – tas attiecas arī uz pasākuma dalībnieku datu vākšanu un to aizsardzību.

Vēl viena tendence – pasākumi notiek arvien biežāk un nav atkarīgi no sezonalitātes. Piemēram, agrāk dažādas organizācijas rīkoja vienu vai pāris lielu pasākumu, taču šodien vērojama tendence organizēt arī vairāk mazāku pasākumu, konferenču un tml. visu gadu, tādējādi cenšoties nodrošināt saikni ar klientu, partneriem un kolēģiem.

Vasara – kāzu laiks

Visticamāk, var droši apgalvot, ka personīgie svētki, kas prasa visvairāk organizatorisko pūļu, ir kāzas. Līdztekus galvenajiem un svarīgākajiem jautājumiem, piemēram, ceremonijas un svinību vietai, kāzu dalībnieku skaitam un budžetam, jārūpējas vēl par neskaitāmām dažādām detaļām, kas var aizēnot prieku par gatavošanos skaistākajiem svētkiem. Statistika rāda, ka lielākā daļa plānošanas joprojām gulstas uz līgavas pleciem (pat 72%!) un daudzas līgavas (arī 72%) atzīst, ka būtu vēlējušās vairāk uzmanības un kāzu budžeta veltīt svētku izklaidēm. Profesionālu kāzu plānotāju pakalpojumi ne tikai mazina vai pilnībā novērš plānošanas stresu, bet arī garantē, ka tiks izvairīties no kļūdām, katra detaļa tiks pārdomāta, tostarp pat skaņa un apgaismojums, un jaunlaulātie un viesi baudīs lieliskus vadītājus, izpildītājus, izklaides un nožēlos vienīgi to, ka svētki aizskrēja acumirklī un ilga pārāk īsi.

OWEXX – pasākumu organizēšana no A līdz Z

Uzticēt savu ideju un ilgi gaidītos svētkus citu rokās var būt grūti. Vai tie būtu tik svarīgi personīgie svētki kā kāzas, jubileja vai kristības, vai uzņēmuma jubilejas pasākums, konference, vai varbūt koncerts vai milzīgi pilsētas svētki – lai patiešām baudītu pasākuma plānošanu un pašus svētkus, uzticieties profesionāļiem, kuri pārdomās katru detaļu un nodrošinās, ka pasākuma organizēšana būs raita un pasākums sniegs tikai labākās emocijas. Katram – gan nelielam, gan masu – pasākumam ir sava specifika, tāpēc OWEXX parūpēsies, lai no izpildītājiem līdz pasākuma iemūžināšanai, no ēdināšanas līdz skatuvei, no skaņas līdz apgaismojumam – viss pārsniegtu Jūsu cerības un radītu neaizmirstamu izrādi pasākuma dalībniekiem.

OWEXX pasākumu organizēšanas moto – „easy to feel“. Vadoties pēc tā, OWEXX savus pasākumu organizēšanas pakalpojumus cenšas sniegt tā, lai klientam atliek vien baudīt plānošanas procesu un izbaudīt neaizmirstamu izrādi pasākuma dienā.