Evenementen organiseren: momenten die uit details ontstaan en de trends van 2023

Men zegt dat evenementen organiseren een echte kunst is. Maar om een onvergetelijk evenement te creëren zijn ook precisie, berekeningen en aandacht voor elk, zelfs het kleinste detail nodig. Het is een complex proces dat veel inspanning, vindingrijkheid en verantwoordelijkheid vereist, dus kun je dit werk het beste aan professionals toevertrouwen. Deze keer deelt OWEXX hoeveel dagelijks werk en details er nodig zijn om onvergetelijke momenten te creëren en welke trends je kunt verwachten nu het evenementenseizoen van 2023 zijn tweede helft ingaat.

Evenementen organiseren – uitdagingen en gebruikers die naar live-ontmoetingen verlangen

2020, toen we probeerden te begrijpen hoe we een bedrijfsfeest moesten vieren of een wetenschappelijke conferentie online moesten organiseren en wanhopig op zoek waren naar een vrije plek in huis voor een bureau, lijkt al lang verleden tijd. Nu lijken online werkvergaderingen, hybride conferenties en andere evenementen of thuiswerken net zo gewoon als ochtendfiles in de stad. De uitdagende afgelopen jaren hebben grote veranderingen en innovaties gebracht in het organiseren van evenementen, en volgens gegevens van 'Verified Market Research' zou de wereldwijde evenementenindustrie in 2028 2,194 biljoen Amerikaanse dollar waard moeten zijn, vergeleken met 2020 toen de marktwaarde 887 miljard bedroeg.

In 2020 en 2021 konden we een grote verandering in de evenementensector waarnemen – live-ontmoetingen werden vervangen door online evenementen, en organisatoren moesten hun vaardigheden aanpassen en nieuwe leren. Hoe je online vergaderingen het gevoel van een live-evenement geeft, deelnemers betrekt en tegelijkertijd een kwalitatieve tijdsbesteding en inhoud garandeert – aan uitdagingen was er zeker geen gebrek. Toch kunnen we gerust stellen dat de evenementenmarkt zich aan de moeilijke omstandigheden heeft aangepast en dat 2022 het jaar van de renaissance van live-ontmoetingen werd. De uitdagingen van de afgelopen jaren hebben het speelveld van evenementenplanning echter voorgoed veranderd, en het lijkt erop dat virtuele ontmoetingen nog zeker niet klaar zijn om naar de zijlijn van de evenementensector te verdwijnen.

Toch snakken zowel organisatoren als opdrachtgevers en deelnemers naar live-ontmoetingen. Uit een enquête van „Bizzabo“ op social media „LinkedIn“ blijkt dat 55% van de evenementenprofessionals in 2023 de voorkeur geeft aan live-evenementen, terwijl dat cijfer in het laatste kwartaal van 2021 slechts 16,8% bedroeg. Hoewel virtuele en steeds vaker hybride evenementen nog steeds populair zijn, is het duidelijk dat ze live-ontmoetingen niet zullen vervangen. Volgens „BlueJeans and Forrester“ zegt maar liefst 71% van de professionals in de evenementenbranche dat het tijdens een virtueel evenement moeilijk is om de emoties over te brengen die bij live-ontmoetingen ontstaan, en 67% van de organisatoren vindt het lastig om tijdens online evenementen de merk boodschap over te brengen. 61% van de professionals zegt dat de grootste uitdaging van virtuele bijeenkomsten is om de aandacht van deelnemers vast te houden en hen actief bij het evenement te betrekken.

Stap voor stap – hoe maak je een evenement onvergetelijk

Massa-evenementen zoals concerten en stadsfeesten; zakelijke evenementen – bedrijfsjubilea, presentaties; congressen; persoonlijke feesten – bruiloften, vrijgezellenfeesten, doopfeesten en verjaardagen. Elk evenement, klein of groot, is belangrijk en vraagt om inzicht in de individuele behoeften en verwachtingen van de klant. Toch zijn er een paar kernpunten die bij elk evenement altijd relevant blijven. OWEXX deelt – welke zijn dat?

De eerste en uiterst belangrijke vraag is het concept van het evenement. Tijdens de analyse van het concept, de fundamentele stap in de organisatie, worden het doel, het karakter, de thematiek, het publiek, de duur enz. van het evenement bepaald; er wordt besloten of het een live-ontmoeting, een online evenement of een hybride formaat wordt. Met andere woorden, het is als het ware het „skelet“ of de „ruggengraat“ van het evenement, waarop andere belangrijke zaken worden gebouwd, zoals de locatie en de datum.

Zodra het concept, de locatie en de datum vaststaan, kan het organisatorische plan worden overwogen, waarin, afhankelijk van de specifieke kenmerken van het evenement, de verspreiding van uitnodigingen of tickets, geluid, muziek, cateringmogelijkheden enz. worden uitgewerkt. Dat zijn de zaken die garanderen dat er zowel in de aanloop naar als tijdens het evenement geen problemen ontstaan. Met andere woorden – een goede voorbereiding is het halve werk, zeker wanneer die wordt verzorgd door de professionele evenementenorganisatoren van OWEXX.

Vervolgens moet je nadenken over essentiële zaken zoals de aankleding van de locatie (bijvoorbeeld een fotowall is extra belangrijk voor bedrijven, bloemen voor bruiloften, tenten voor buitenevenementen enz.), het vastleggen, presentatoren en artiesten (indien nodig), accommodatie en catering voor deelnemers, verlichting en geluidsapparatuur. Aparte vermelding verdient het opstellen van het draaiboek, want een groot deel van het succes van het evenement hangt van deze fase af, en er zijn bijzonder veel details om over na te denken, omdat het draaiboek alles moet weerspiegelen wat tijdens het evenement gebeurt: de presentatoren en hun rol, artiesten of ander programma, de beweging van deelnemers door het evenement, cadeaus, dankwoorden, pauzes; bij een conferentie: de duur van de presentaties, de opbouw enz. Je moet niet alleen aan de tijdsbesteding denken, maar ook aan soepele overgangen, de ontwikkeling van de verhaallijn enz. Hier is zowel creatief denken als rekenwerk nodig, want de betrokkenheid en de indrukken van de deelnemers hangen af van een vlot en boeiend draaiboek.

Natuurlijk staat ook het budget niet op de laatste plaats bij de voorbereiding en planning van een evenement; dat moet uiterst zorgvuldig en rationeel worden opgesteld, want daarvan hangen de inhoud, de omvang en andere belangrijke zaken van het evenement af.

Volledige evenementenorganisatie betekent: problemen oplossen, antwoord geven op alle vragen, stressvrij voorbereiden en weten dat het evenement waar je zo naar uitkijkt in professionele handen is. OWEXX hanteert de visie dat een geslaagd en succesvol evenement niet alleen plaatsvindt wanneer de doelen worden bereikt, maar ook wanneer de efficiëntie van de evenementmanagementprocessen wordt gerealiseerd.

Evenementenorganisatie – welke trends heersen er in de markt?

Zoals al besproken, is in 2023 de voorsprong van live-evenementen ten opzichte van online-evenementen waarneembaar, maar technologie verdwijnt niet uit de evenementenmarkt – er vinden nogal wat hybride evenementen plaats, waarbij een deel van de deelnemers live aanwezig is en een deel virtueel. Volgens gegevens van een enquête van „Bizzaboo“ voorspelt maar liefst 97% van de professionals in de evenementenorganisatie dat hybride evenementen zullen toenemen, en de technologiemarkt probeert zich aan deze behoefte aan te passen en zal naar verwachting in de toekomst steeds gevarieerdere virtuele evenementervaringen kunnen bieden. Toch gaat de voorkeur uit naar live-evenementen, waarvan de emoties en sfeer virtuele evenementen niet kunnen overbrengen.

Een ander zeer belangrijk aspect van de hedendaagse evenementenmarkt is dat steeds meer bedrijven en organisaties evenementen inzetten als marketing- en PR-instrument. Volgens marketingspecialisten zijn zakelijke evenementen een uitstekende manier om de zichtbaarheid van je merk te vergroten, een band met de klant op te bouwen of zijn loyaliteit te behouden, het imago van het bedrijf vorm te geven en producten en diensten te promoten. Maar liefst 85% van de marketingspecialisten beschouwt de sponsoring van diverse evenementen als prioriteit binnen een merkadvertentiecampagne.

Ook op het gebied van evenementenorganisatie blijven duurzaamheidsideeën een belangrijke positie innemen – er wordt steeds meer rekening gehouden met milieuvriendelijke en planeetvriendelijke oplossingen. Daarnaast hechten deelnemers aan evenementen veel waarde aan veiligheid – dat geldt ook voor het verzamelen en beschermen van de gegevens van deelnemers.

Nog een tendens: evenementen vinden steeds vaker plaats en zijn niet langer seizoensgebonden. Zo organiseerden organisaties vroeger één of een paar grote evenementen, maar vandaag de dag is de tendens om het hele jaar door ook meer kleinere evenementen, conferenties en dergelijke te organiseren, om zo de band met klanten, partners en collega's te waarborgen.

Zomer – trouwseizoen

Je kunt waarschijnlijk gerust stellen dat het persoonlijke feest dat de meeste organisatorische inspanning vergt, de bruiloft is. Naast de belangrijkste vragen, zoals de locatie van de ceremonie en het feest, het aantal gasten en het budget, moet je je ook bezighouden met een heleboel andere details die het plezier van de voorbereiding op het mooiste feest kunnen overschaduwen. Statistieken tonen aan dat het grootste deel van de planning nog steeds op de schouders van de bruid terechtkomt (maar liefst 72%!) en veel bruiden (ook 72%) zeggen dat ze meer aandacht en een groter deel van het bruiloftsbudget aan het feestvermaak hadden willen besteden. De diensten van professionele weddingplanners verminderen of elimineren niet alleen de planningsstress, maar garanderen ook dat fouten worden vermeden, dat elk detail doordacht is – inclusief geluid en verlichting – en dat het bruidspaar en de gasten genieten van uitstekende presentatoren, artiesten en entertainment, en hooguit spijt hebben dat het feest in een oogwenk voorbijvloog en te kort duurde.

OWEXX – evenementenorganisatie van A tot Z

Je idee en langverwachte feest uit handen geven aan anderen kan moeilijk zijn. Of het nu gaat om een belangrijke persoonlijke viering zoals een bruiloft, jubileum of doop, of om een zakelijk evenement, een conferentie, een concert of een groot stadsfeest – om echt te kunnen genieten van de planning en het feest zelf, vertrouw je het beste op professionals die elke detail doordenken en ervoor zorgen dat de organisatie vlekkeloos verloopt en het evenement alleen de beste emoties oplevert. Elk evenement, klein of groots, heeft zijn eigen specificiteit, dus OWEXX zorgt ervoor dat van artiesten tot het vereeuwigen van het evenement, van catering tot podium, van geluid tot verlichting – alles uw verwachtingen overtreft en een onvergetelijk spektakel creëert voor de deelnemers.

Het motto van OWEXX voor evenementenorganisatie is ‘easy to feel’. Met dat motto streeft OWEXX ernaar haar organisatiediensten zo te leveren dat de klant alleen nog maar kan genieten van het planningsproces en van het memorabele spektakel op de dag zelf.