Arrangement av arrangementer: øyeblikk skapt av detaljer og trender for 2023

Det sies at arrangement av arrangementer er en sann kunst. Men for å skape et uforglemmelig arrangement kreves også presisjon, beregninger og oppmerksomhet på hver eneste detalj, selv den minste. Det er en kompleks prosess som krever mye innsats, oppfinnsomhet og ansvar, så det er best å overlate dette arbeidet til profesjonelle. Denne gangen deler OWEXX hvor mye daglig arbeid og detaljer som kreves for å skape uforglemmelige øyeblikk, og hvilke trender man kan forvente for arrangementssesongen 2023 når den går inn i andre halvdel.

Arrangement av arrangementer – utfordringer og brukere som lengter etter fysiske møter

2020, da vi prøvde å forstå hvordan man feirer en firmajulebord eller organiserer en vitenskapelig konferanse på nettet og desperat lette etter ledig plass hjemme til skrivebordet, virker allerede lenge siden. Nå virker fjernarbeidsmøter, konferanser som holdes hybrid og andre arrangementer eller hjemmekontor like vanlig som morgenens trafikkork i byen. De siste årene, fylt med utfordringer, har brakt store endringer og innovasjoner til arrangement av arrangementer, og ifølge Verified Market Research skal den globale arrangementsindustrien være verdt 2,194 billioner amerikanske dollar i 2028, sammenlignet med 2020 da markedsverdien var 887 milliarder.

I 2020 og 2021 hadde vi muligheten til å observere en stor endring i arrangementsbransjen – fysiske møter ble erstattet av nettarangementer, og arrangører måtte tilpasse sine ferdigheter og lære nye. Hvordan gi nettmøter følelsen av et fysisk arrangement, engasjere deltakerne og samtidig sikre en kvalitetsmessig god opplevelse og innhold – utfordringene manglet virkelig ikke. Likevel kan man trygt si at arrangementsmarkedet tilpasset seg de vanskelige forholdene, og 2022 ble året for renessansen for fysiske møter. Men utfordringene som oppsto de siste årene har permanent endret planleggingsfeltet for arrangementer, og det ser ut til at virtuelle møter fortsatt ikke er klare til å havne i periferien av arrangementsbransjen.

Likevel lengter både arrangører, oppdragsgivere og deltakere etter fysiske møter. Ifølge en undersøkelse utført av Bizzabo på LinkedIn, foretrekker 55% av profesjonelle arrangører fysiske arrangementer i 2023, mens dette tallet i fjerde kvartal 2021 bare var 16,8%. Selv om virtuelle og stadig oftere hybride arrangementer fortsatt er populære, er det tydelig at de ikke er i ferd med å erstatte fysiske møter. Ifølge BlueJeans and Forrester sier hele 71% av profesjonelle i arrangementsbransjen at det er vanskelig å formidle følelsene som oppstår ved fysiske møter under et virtuelt arrangement, og 67% av arrangørene synes det er vanskelig å formidle merkevarens budskap under nettarangementer. 61% av de profesjonelle sier at den største utfordringen med virtuelle møter er å holde deltakernes oppmerksomhet og engasjere dem i aktiv deltakelse i arrangementet.

Steg for steg – hvordan gjøre et arrangement uforglemmelig

Massive arrangementer som konserter, byfester; forretningsarrangementer – firmaets bursdager, presentasjoner; konferanser; personlige fester – bryllup, utdrikningslag for bruder, utdrikningslag for brudgommer, dåp og bursdager. Hvert arrangement, lite eller stort, er betydningsfullt og krever innsikt i kundens individuelle behov og forventninger. Men det er noen grunnleggende ting som alltid er relevante når man organiserer ethvert arrangement. OWEXX deler – hva er de?

Det første og svært viktige spørsmålet er arrangementets konsept. Under analysen av arrangementskonseptet, som er det grunnleggende trinnet i arrangementorganisering, fastsettes formålet, arten, temaet, målgruppen, varigheten osv. for arrangementet; man bestemmer om arrangementet skal være et fysisk møte, et nettmøte eller i hybridformat. Med andre ord er det som arrangementets «skjelett» eller «ryggrad», som andre viktige ting bygges på, for eksempel sted og dato for arrangementet.

Når man har bestemt seg for arrangementets konsept, sted og dato, kan man vurdere den organisatoriske planen for arrangementet, der man, avhengig av arrangementets spesifikasjoner, avklarer distribusjon av invitasjoner eller billetter, lyd, musikk, cateringmuligheter osv. Dette er ting som garanterer at det ikke oppstår noen problemer verken når arrangementet nærmer seg eller under det. Med andre ord – god forberedelse er allerede halve arbeidet gjort, spesielt når det utføres av OWEXX profesjonelle arrangører.

Deretter bør man tenke gjennom slike nødvendige ting som utformingen av arrangementsstedet (for eksempel er fotovegg spesielt viktig for bedrifter, blomster for bryllup, telt for utendørsarrangementer og lignende), forevigning, konferansierer og artister (hvis det trengs), overnatting og bespisning for deltakerne, belysning og lydutstyr. Spesielt bør utarbeidelsen av arrangementets manus nevnes, fordi en stor del av arrangementets suksess avhenger av denne fasen, og det er svært mange detaljer som må tenkes gjennom, siden manuset må gjenspeile alt som skal skje under arrangementet: konferansierer og deres rolle, artister eller annet program, deltakernes bevegelser under arrangementet, gaver, takketaler, pauser; hvis det er en konferanse – varigheten på innleggene, rekkefølgen og så videre. Man må tenke på ikke bare tidsbruken, men også på smidige overganger, utviklingen av historielinjen og lignende. Her trengs både kreativ tenkning og matematikk, fordi deltakernes engasjement og inntrykk avhenger av et smidig og interessant manus.

Selvsagt kommer også budsjettet høyt opp på listen i forberedelsene til arrangementsplanleggingen, og det bør settes opp svært ansvarlig og rasjonelt, fordi innholdet, omfanget og andre viktige ting ved arrangementet avhenger av det.

Helhetlig arrangementorganisering er problemløsning, svar på alle spørsmål, forberedelse til arrangementet uten stress og vissheten om at begivenheten dere ser så frem til, er i profesjonelle hender. OWEXX har som holdning at et vellykket arrangement ikke bare er når målene med arrangementet nås, men også når effektiviteten i arrangementsledelsesprosessene oppnås.

Arrangementsorganisering – hvilke trender dominerer i markedet?

Som allerede diskutert kan man i 2023 se fordelen med fysiske arrangementer fremfor nettbaserte arrangementer, men teknologien trekker seg ikke ut av arrangementsmarkedet – det holdes en god del arrangementer i hybridformat, der noen deltakere deltar fysisk og noen virtuelt. Ifølge data fra «Bizzaboo»-undersøkelsen forventer hele 97 % av profesjonelle innen arrangementsorganisering at hybridformat-arrangementer vil øke, og teknologimarkedet prøver å tilpasse seg dette behovet og vil sannsynligvis i fremtiden kunne tilby stadig mer varierte virtuelle arrangementsopplevelser. Likevel prioriteres fysiske arrangementer, der følelsene og atmosfæren man opplever, ikke kan formidles av virtuelle arrangementer.

Et annet svært viktig aspekt ved dagens arrangementsmarked er at stadig flere bedrifter og organisasjoner bruker arrangementer som et markedsførings- og PR-virkemiddel. Ifølge markedsføringseksperter er forretningsarrangementer en utmerket måte å øke merkevarens synlighet, knytte bånd til kunden eller opprettholde kundelojalitet, forme bedriftens image og markedsføre varer og tjenester. Og hele 85 % av markedsføringsekspertene anser sponsing av ulike arrangementer som en prioritet i merkevarekampanjen.

Også bærekraftsideene står sterkt i arrangementsbransjen – det tas stadig mer hensyn til miljøvennlige og planetbesparende løsninger. I tillegg verdsetter arrangementsdeltakerne sikkerhet høyt – dette gjelder også innsamling og beskyttelse av deltakernes data.

En annen trend er at arrangementer holdes stadig oftere og er uavhengige av sesong. For eksempel pleide ulike organisasjoner tidligere å holde ett eller et par store arrangementer, men i dag ser man en tendens til å organisere flere mindre arrangementer, konferanser og lignende gjennom hele året, for dermed å sikre kontakten med kunder, partnere og kolleger.

Sommeren – bryllupstid

Det kan trygt sies at den personlige festen som krever mest organisatorisk innsats, er bryllupet. I tillegg til de viktigste spørsmålene, som sted for seremoni og fest, antall bryllupsgjester og budsjett, må man ta seg av en mengde ulike detaljer som kan overskygge gleden ved forberedelsene til den vakreste festen. Statistikken viser at størstedelen av planleggingen fortsatt faller på brudens skuldre (hele 72 %!), og mange bruder (også 72 %) sier at de skulle ønske de hadde brukt mer oppmerksomhet og bryllupsbudsjett på underholdningen. Tjenestene til profesjonelle bryllupsplanleggere reduserer eller fjerner ikke bare planleggingsstresset, men garanterer også at feil unngås, at hver detalj blir gjennomtenkt, inkludert lyd og belysning, og at brudeparet og gjestene får flotte konferansierer, artister og underholdning – og bare angrer på at festen gikk unna på et blunk og varte for kort.

OWEXX – arrangementer fra A til Å

Det kan være vanskelig å overlate ideen sin og den etterlengtede festen til andre. Enten det er en så viktig personlig fest som bryllup, jubileum eller dåp, eller et firmaarrangement, en konferanse, eller kanskje en konsert eller en stor byfest – hvis du virkelig vil nyte planleggingen og selve festen, bør du stole på profesjonelle som tenker gjennom hver detalj og sørger for at arrangementet går knirkefritt og gir bare de beste følelsene. Hvert arrangement, enten det er lite eller massivt, har sin egen særegenhet, så OWEXX sørger for at alt fra artister til forevigelse av arrangementet, fra servering til scene, fra lyd til belysning – overgår forventningene dine og skaper et uforglemmelig skue for deltakerne.

OWEXX' motto for arrangementer er «easy to feel». Med det som rettesnor ønsker OWEXX å levere sine arrangementstjenester slik at kunden bare kan glede seg over planleggingsprosessen og nyte det minneverdige skuet på arrangementsdagen.