Organizacja wydarzeń: chwile tworzone z detali i trendy na 2023 rok

Mówi się, że organizacja wydarzeń to prawdziwa sztuka. Jednak tworzenie niezapomnianego wydarzenia wymaga również precyzji, kalkulacji i uwagi na każdy, nawet najmniejszy, detal. To złożony proces, który wymaga dużego wysiłku, pomysłowości i odpowiedzialności, dlatego najlepiej powierzyć tę pracę profesjonalistom. Tym razem OWEXX dzieli się, ile codziennej pracy i detali potrzeba do tworzenia niezapomnianych chwil oraz jakich trendów można oczekiwać w drugiej połowie sezonu wydarzeń 2023.

Organizacja wydarzeń – wyzwania i klienci spragnieni spotkań na żywo

Rok 2020, gdy próbowaliśmy zrozumieć, jak świętować imprezę firmową czy organizować konferencję naukową online i desperacko szukaliśmy wolnego miejsca w domu na biurko, wydaje się już dawno przeszłością. Teraz zdalne spotkania biznesowe, konferencje hybrydowe i inne wydarzenia czy praca z domu wyglądają tak samo zwyczajnie jak poranne korki w mieście. Pełne wyzwań ostatnie lata przyniosły organizacji wydarzeń duże zmiany i innowacje, a według danych „Verified Market Research” globalny przemysł wydarzeń ma być wart 2,194 biliona dolarów amerykańskich w 2028 roku, w porównaniu z 2020 rokiem, gdy wartość rynku wynosiła 887 miliardów.

W latach 2020 i 2021 mieliśmy okazję obserwować dużą zmianę w sferze organizacji wydarzeń – spotkania na żywo zastąpiły wydarzenia online, organizatorzy musieli dostosować swoje umiejętności i uczyć się nowych. Jak zapewnić spotkaniom internetowym poczucie wydarzenia na żywo, zaangażować uczestników, jednocześnie zapewniając wysokiej jakości spędzanie czasu i treść – wyzwań naprawdę nie brakowało. Jednak można śmiało stwierdzić, że rynek organizacji wydarzeń dostosował się do trudnych warunków, a rok 2022 stał się rokiem renesansu spotkań na żywo. Jednak wyzwania ostatnich kilku lat na stałe zmieniły krajobraz planowania wydarzeń i wygląda na to, że wirtualne spotkania jeszcze na pewno nie są gotowe, by znaleźć się na marginesie organizacji wydarzeń.

Jednak spotkań na żywo wyczekują zarówno organizatorzy, jak i zleceniodawcy, i uczestnicy. Według danych ankiety przeprowadzonej przez „Bizzabo” na portalu społecznościowym „LinkedIn”, 55% profesjonalistów organizacji wydarzeń w 2023 roku preferuje wydarzenia na żywo, podczas gdy w ostatnim kwartale 2021 roku liczba ta wynosiła tylko 16,8%. Choć wirtualne, a coraz częściej – hybrydowe wydarzenia – wciąż są popularne, oczywiste jest, że nie zamierzają zastąpić spotkań na żywo. Według danych „BlueJeans and Forrester”, aż 71% profesjonalistów z rynku wydarzeń twierdzi, że podczas wydarzenia wirtualnego trudno przekazać emocje, które dają spotkania na żywo, a 67% organizatorów ma trudności z przekazaniem przesłania marki podczas wydarzeń online. 61% profesjonalistów twierdzi, że największym wyzwaniem wirtualnych spotkań jest utrzymanie uwagi uczestników i zaangażowanie ich w aktywny udział w wydarzeniu.

Krok po kroku – jak uczynić wydarzenie niezapomnianym

Wydarzenia masowe, takie jak koncerty, święta miast; wydarzenia biznesowe – urodziny firm, prezentacje; konferencje; imprezy osobiste – wesela, wieczory panieńskie, kawalerskie, chrzciny i urodziny. Każde wydarzenie, małe czy duże, jest znaczące i wymaga zagłębienia się w indywidualne potrzeby i oczekiwania klienta. Jednak istnieje kilka podstawowych kwestii, które zawsze pozostają aktualne przy organizacji każdego wydarzenia. OWEXX dzieli się – jakie?

Pierwsza i niezwykle ważna kwestia – koncepcja wydarzenia. Podczas analizy koncepcji wydarzenia, która jest fundamentalnym krokiem organizacji, określa się cel, charakter, tematykę, grupę docelową, czas trwania itp.; decyduje się, czy wydarzenie będzie spotkaniem na żywo, internetowym czy w formacie hybrydowym. Innymi słowy, to jakby „szkielet” lub „kręgosłup” wydarzenia, na którym buduje się inne ważne rzeczy, na przykład miejsce i datę wydarzenia.

Po ustaleniu koncepcji, miejsca i daty wydarzenia można rozważyć plan organizacyjny, w którym, w zależności od specyfiki wydarzenia, określa się dystrybucję zaproszeń lub biletów, nagłośnienie, muzykę, możliwości cateringowe itp. To rzeczy, które gwarantują, że zarówno w miarę zbliżania się wydarzenia, jak i w jego trakcie, nie pojawią się żadne problemy. Innymi słowy – dobre przygotowanie to już połowa sukcesu, zwłaszcza gdy zajmują się tym profesjonalni organizatorzy wydarzeń OWEXX.

Następnie należy przemyśleć takie niezbędne kwestie jak aranżacja miejsca wydarzenia (na przykład dla firm szczególnie istotna jest ścianka fotograficzna, dla wesel – kwiaty, dla wydarzeń plenerowych – namioty itp.), uwiecznienie, prowadzący i artyści (jeśli są potrzebni), zakwaterowanie i wyżywienie uczestników, oświetlenie i sprzęt nagłośnieniowy. Osobnego omówienia wymaga tworzenie scenariusza wydarzenia, ponieważ od tego etapu zależy duża część sukcesu wydarzenia, a szczegółów do przemyślenia jest wyjątkowo wiele, gdyż scenariusz musi odzwierciedlać wszystko, co będzie się działo podczas wydarzenia: prowadzących i ich rolę, artystów lub inny program wydarzenia, przemieszczanie się uczestników po wydarzeniu, prezenty, podziękowania, przerwy; jeśli to konferencja – czas trwania wystąpień, ich układ itd. Trzeba pomyśleć nie tylko o nakładzie czasu, ale także o płynnych przejściach, rozwoju linii fabularnej itp. Potrzebne jest tu zarówno kreatywne myślenie, jak i matematyka, ponieważ od płynnego i interesującego scenariusza wydarzenia zależy zaangażowanie i wrażenia uczestników.

Oczywiście nie na ostatnim miejscu w przygotowaniach do planowania wydarzenia znajduje się także budżet, który należy opracować wyjątkowo odpowiedzialnie i racjonalnie, ponieważ od niego zależy treść wydarzenia, jego zakres i inne ważne kwestie.

Kompleksowa organizacja wydarzenia – to rozwiązywanie problemów, odpowiedź na wszystkie pytania, przygotowanie do wydarzenia bez stresu i świadomość, że wydarzenie, na które tak czekacie, jest w rękach profesjonalistów. OWEXX kieruje się podejściem, że udane i skuteczne wydarzenie to nie tylko takie, w którym realizowane są cele wydarzenia, ale także takie, w którym osiągana jest efektywność procesów zarządzania wydarzeniem.

Organizacja wydarzeń – jakie trendy dominują na rynku?

Jak już omówiono, w 2023 roku można zaobserwować przewagę wydarzeń na żywo nad wydarzeniami internetowymi, jednak technologie nie wycofują się z rynku wydarzeń – odbywa się sporo wydarzeń w formacie hybrydowym, gdy część uczestników bierze udział na żywo, a część – wirtualnie. Według danych ankiety „Bizzaboo” aż 97% profesjonalistów w dziedzinie organizacji wydarzeń prognozuje, że wydarzeń w formacie hybrydowym będzie coraz więcej, a rynek technologii stara się dostosować do tej potrzeby i prawdopodobnie w przyszłości będzie mógł zaoferować coraz bardziej różnorodne wirtualne doświadczenia wydarzeń. Mimo to pierwszeństwo przyznawane jest wydarzeniom odbywającym się na żywo, których emocji i atmosfery wydarzenia wirtualne nie są w stanie oddać.

Kolejny bardzo ważny aspekt dzisiejszego rynku wydarzeń – coraz więcej firm i organizacji wykorzystuje wydarzenia jako narzędzie marketingu i public relations. Zdaniem specjalistów ds. marketingu wydarzenia biznesowe to doskonały sposób na zwiększenie widoczności swojej marki, nawiązanie relacji z klientem lub utrzymanie jego lojalności, kształtowanie wizerunku firmy, reklamę produktów i usług. A aż 85% specjalistów ds. marketingu uważa sponsorowanie różnych wydarzeń za priorytet kampanii reklamowej marki.

W dziedzinie organizacji wydarzeń nie ustępują też ważne pozycje idei zrównoważonego rozwoju – coraz częściej uwzględnia się rozwiązania przyjazne środowisku i oszczędzające planetę. Uczestnicy wydarzeń szczególnie cenią sobie także zapewnienie bezpieczeństwa – dotyczy to zarówno gromadzenia danych uczestników wydarzenia, jak i ich ochrony.

Kolejny trend – wydarzenia odbywają się coraz częściej i są niezależne od sezonowości. Na przykład wcześniej różne organizacje organizowały jedno lub kilka dużych wydarzeń, jednak dziś zauważalna jest tendencja do organizowania także większej liczby mniejszych wydarzeń, konferencji itp. przez cały rok, aby w ten sposób zapewnić kontakt z klientem, partnerami i kolegami.

Lato – czas ślubów

Z dużym prawdopodobieństwem można śmiało stwierdzić, że najbardziej wymagającym organizacyjnie wydarzeniem osobistym jest ślub. Poza najważniejszymi kwestiami, takimi jak miejsce ceremonii i przyjęcia, liczba gości i budżet, trzeba zadbać o mnóstwo najróżniejszych szczegółów, które mogą przyćmić radość z przygotowań do najpiękniejszego dnia. Statystyki pokazują, że większość planowania wciąż spada na barki panny młodej (aż 72%!) i wiele z nich (również 72%) twierdzi, że chciałoby poświęcić więcej uwagi i budżetu ślubnego na rozrywkę podczas przyjęcia. Usługi profesjonalnych wedding plannerów nie tylko zmniejszają lub całkowicie eliminują stres związany z planowaniem, ale też gwarantują uniknięcie błędów i przemyślenie każdego detalu, w tym nawet dźwięku i oświetlenia — a młodzi i goście będą cieszyć się świetnymi prowadzącymi, artystami i atrakcjami, żałując jedynie tego, że przyjęcie minęło w mgnieniu oka i trwało zbyt krótko.

OWEXX – organizacja wydarzeń od A do Z

Powierzenie swojego pomysłu i długo wyczekiwanego święta w cudze ręce bywa trudne. Czy chodzi o tak ważne wydarzenie osobiste jak ślub, jubileusz czy chrzciny, czy o okolicznościowe wydarzenie firmowe, konferencję, a może koncert lub wielkie święto miasta – aby naprawdę cieszyć się planowaniem i samym wydarzeniem, zaufaj profesjonalistom, którzy przemyślą każdy detal i zadbają o to, by organizacja przebiegła sprawnie, a wydarzenie dostarczyło wyłącznie najlepszych emocji. Każde wydarzenie, zarówno kameralne, jak i masowe, ma swoją specyfikę, dlatego OWEXX zadba o to, by od artystów po uwiecznienie wydarzenia, od cateringu po scenę, od dźwięku po oświetlenie – wszystko przerosło Państwa oczekiwania i stworzyło niezapomniane widowisko dla uczestników.

Motto OWEXX w organizacji wydarzeń to „easy to feel”. Kierując się nim, OWEXX dąży do świadczenia swoich usług organizacji wydarzeń tak, aby klientowi pozostało jedynie cieszyć się procesem planowania i delektować się niezapomnianym widowiskiem w dniu wydarzenia.