Organizarea evenimentelor: momente create din detalii și tendințele anului 2023

Se spune că organizarea de evenimente este o adevărată artă. Însă pentru a crea un eveniment de neuitat ai nevoie și de precizie, calcule și atenție la fiecare detaliu, chiar și la cel mai mic. Este un proces complex care cere mult efort, inventivitate și responsabilitate, așa că cel mai bine este să lași această muncă pe seama profesioniștilor. De această dată, OWEXX împărtășește câtă muncă zilnică și câte detalii sunt necesare pentru a crea momente de neuitat și ce tendințe putem aștepta în sezonul de evenimente 2023, odată cu trecerea în a doua jumătate a anului.

Organizarea de evenimente – provocări și utilizatori care tânjesc după întâlniri față în față

Anul 2020, când încercam să înțelegem cum să sărbătorim petrecerea de firmă sau să organizăm o conferință științifică online și căutam disperați un loc liber acasă pentru birou, pare deja de mult trecut. Acum, întâlnirile de lucru la distanță, conferințele hibride și alte evenimente sau munca de acasă par la fel de obișnuite ca ambuteiajele de dimineață din oraș. Ultimii ani plini de provocări au adus schimbări majore și inovații în organizarea de evenimente, iar potrivit „Verified Market Research”, industria globală a evenimentelor ar urma să valoreze 2,194 trilioane de dolari SUA în 2028, față de 2020, când valoarea pieței era de 887 miliarde.

În 2020 și 2021 am avut ocazia să observăm o schimbare majoră în sfera organizării de evenimente – întâlnirile față în față au fost înlocuite de evenimente online, iar organizatorii au trebuit să-și adapteze competențele și să învețe altele noi. Cum să oferi întâlnirilor online senzația unui eveniment live, să implici participanții și, în același timp, să asiguri o petrecere a timpului și un conținut de calitate – provocările nu au lipsit cu siguranță. Totuși, se poate afirma cu încredere că piața organizării de evenimente s-a adaptat la condițiile dificile, iar 2022 a devenit anul renașterii întâlnirilor față în față. Însă provocările din ultimii ani au schimbat definitiv domeniul planificării evenimentelor și se pare că întâlnirile virtuale nu sunt încă deloc pregătite să ajungă în marginea organizării de evenimente.

Cu toate acestea, atât organizatorii de evenimente, cât și clienții și participanții tânjesc după întâlniri față în față. Potrivit unui sondaj realizat de „Bizzabo” pe rețeaua socială „LinkedIn”, 55% dintre profesioniștii în organizarea de evenimente preferă în 2023 evenimentele față în față, în timp ce în ultimul trimestru al anului 2021 această cifră ajungea doar la 16,8%. Deși evenimentele virtuale, iar tot mai des cele hibride, sunt încă populare, este evident că acestea nu intenționează să înlocuiască întâlnirile față în față. Potrivit datelor „BlueJeans and Forrester”, nu mai puțin de 71% dintre profesioniștii din piața evenimentelor afirmă că în cadrul unui eveniment virtual este dificil să transmită emoțiile oferite de întâlnirile față în față, iar 67% dintre organizatorii de evenimente întâmpină dificultăți în a transmite mesajul brandului în cadrul evenimentelor online. 61% dintre profesioniști afirmă că cea mai mare provocare a întâlnirilor virtuale este menținerea atenției participanților și implicarea lor în participarea activă la eveniment.

Pas cu pas – cum să transformi un eveniment în unul de neuitat

Evenimente de masă, precum concerte, sărbători ale orașului; evenimente de business – aniversări ale companiilor, prezentări; conferințe; sărbători personale – nunți, petreceri de burlăcițe, petreceri de burlaci, botezuri și aniversări. Fiecare eveniment, mic sau mare, este important și necesită aprofundarea nevoilor și așteptărilor individuale ale clientului. Totuși, există câteva aspecte fundamentale care rămân mereu valabile la organizarea oricărui eveniment. OWEXX împărtășește – care sunt acestea?

Prima și extrem de importantă întrebare – conceptul evenimentului. În cadrul analizei conceptului evenimentului, care este pasul fundamental al organizării unui eveniment, se stabilesc scopul, natura, tematica, publicul, durata etc. ale evenimentului; se decide dacă evenimentul va fi o întâlnire față în față, online sau în format hibrid. Cu alte cuvinte, este ca un „schelet” sau o „coloană vertebrală” a evenimentului, pe care se construiesc alte aspecte importante, precum locul și data evenimentului.

După ce s-a decis conceptul, locul și data evenimentului, se poate lua în considerare planul organizatoric al evenimentului, în care, în funcție de specificul evenimentului, se clarifică distribuirea invitațiilor sau a biletelor, sonorizarea, muzica, opțiunile de catering etc. Acestea sunt aspectele care garantează că, atât în apropierea evenimentului, cât și în timpul acestuia, nu vor apărea neplăceri. Cu alte cuvinte – o bună pregătire înseamnă deja jumătate din treabă făcută, mai ales când aceasta este realizată de organizatorii profesioniști de evenimente OWEXX.

În continuare ar trebui să luați în considerare aspecte esențiale precum amenajarea locației evenimentului (de exemplu, pentru companii este deosebit de important un photo corner, pentru nunți – florile, pentru evenimentele în aer liber – corturile etc.), imortalizarea momentelor, moderatorii și artiștii (dacă este nevoie de ei), cazarea și masa participanților, iluminatul și echipamentul audio. O mențiune aparte merită crearea scenariului evenimentului, deoarece de această etapă depinde o mare parte din succesul evenimentului, iar detaliile de care trebuie ținut cont sunt extrem de multe, întrucât scenariul trebuie să reflecte tot ce se va întâmpla în timpul evenimentului: moderatorii și rolul lor, artiștii sau alt program al evenimentului, circulația participanților în cadrul evenimentului, cadourile, mulțumirile, pauzele; dacă este o conferință – durata prezentărilor, ordinea și așa mai departe. Trebuie să vă gândiți nu doar la consumul de timp, ci și la tranzițiile fluide, dezvoltarea liniei narative etc. Aici este nevoie atât de gândire creativă, cât și de matematică, deoarece de un scenariu fluid și interesant depinde implicarea și impresiile participanților.

Desigur, nu în ultimul rând în pregătirea planificării evenimentului se află și bugetul, care ar trebui întocmit extrem de responsabil și rațional, deoarece de el depind conținutul evenimentului, amploarea și alte aspecte importante.

Organizarea completă a unui eveniment înseamnă rezolvarea problemelor, răspunsul la toate întrebările, pregătirea pentru eveniment fără stres și certitudinea că evenimentul pe care îl așteptați cu atâta nerăbdare este pe mâini profesioniste. OWEXX pornește de la ideea că un eveniment reușit și de succes nu este doar acela în care obiectivele evenimentului sunt îndeplinite, ci și acela în care se atinge eficiența proceselor de management al evenimentului.

Organizarea evenimentelor – ce tendințe domină pe piață?

După cum am discutat deja, în 2023 se poate observa avantajul evenimentelor live față de evenimentele online, însă tehnologia nu se retrage de pe piața evenimentelor – au loc destul de multe evenimente în format hibrid, în care o parte a participanților participă fizic, iar o parte – virtual. Potrivit datelor sondajului „Bizzaboo”, nu mai puțin de 97% dintre profesioniștii din domeniul organizării evenimentelor prognozează că evenimentele în format hibrid vor crește, iar piața tehnologică încearcă să se adapteze la această cerință și, probabil, în viitor va putea oferi experiențe virtuale de evenimente tot mai variate. Cu toate acestea, preferința este acordată evenimentelor care au loc fizic, în timpul cărora emoțiile și atmosfera trăite nu pot fi transmise de evenimentele virtuale.

Un alt aspect foarte important al pieței evenimentelor din zilele noastre este că tot mai multe companii și organizații folosesc evenimentele ca instrument de marketing și relații publice. Potrivit specialiștilor în marketing, evenimentele de business sunt o modalitate excelentă de a crește vizibilitatea brandului, de a stabili o legătură cu clientul sau de a-i menține loialitatea, de a modela imaginea companiei și de a promova produsele și serviciile. Iar nu mai puțin de 85% dintre specialiștii în marketing consideră sponsorizarea diverselor evenimente o prioritate a campaniei de publicitate a brandului.

În sfera organizării de evenimente, ideile de sustenabilitate nu își pierd pozițiile importante – se ține tot mai mult cont de soluții prietenoase cu mediul și care protejează planeta. De asemenea, participanții la evenimente apreciază foarte mult asigurarea securității – acest lucru este valabil și în ceea ce privește colectarea și protejarea datelor participanților la eveniment.

O altă tendință – evenimentele au loc tot mai des și sunt independente de sezonalitate. De exemplu, anterior diverse organizații organizau unul sau două evenimente mari, însă astăzi se observă tendința de a organiza mai multe evenimente mai mici, conferințe sau altele asemenea pe tot parcursul anului, urmărind astfel să asigure legătura cu clientul, partenerii și colegii.

Vara – sezonul nunților

Cel mai probabil se poate afirma cu îndrăzneală că sărbătoarea personală care necesită cele mai multe eforturi organizatorice este nunta. Pe lângă aspectele principale și cele mai importante, cum ar fi locul ceremoniei și al petrecerii, numărul participanților la nuntă și bugetul, trebuie să te ocupi de încă o mulțime de detalii felurite care pot umbri bucuria pregătirii celei mai frumoase sărbători. Statisticile arată că cea mai mare parte a planificării cade încă pe umerii miresei (nu mai puțin de 72%!) și multe mirese (tot 72%) afirmă că ar fi dorit să acorde mai multă atenție și distracțiilor petrecerii din bugetul nunții. Serviciile organizatorilor profesioniști de nunți nu doar reduc sau elimină complet stresul planificării, ci și garantează că vor fi evitate greșelile, că fiecare detaliu va fi bine gândit, inclusiv sunetul și iluminarea, iar mirii și invitații se vor bucura de prezentatori, artiști și distracții excelente și vor regreta doar că sărbătoarea a trecut într-o clipă și a durat prea puțin.

OWEXX – organizarea evenimentelor de la A la Z

Încredințarea ideii tale și a mult așteptatei sărbători în mâinile altora poate fi dificilă. Fie că este un eveniment personal atât de important precum o nuntă, o aniversare sau un botez, fie un eveniment corporativ aniversar, o conferință, sau poate un concert ori o sărbătoare urbană de amploare – pentru a te bucura cu adevărat de planificarea evenimentului și de sărbătoarea în sine, ai încredere în profesioniști care vor analiza fiecare detaliu și vor asigura o organizare fluentă a evenimentului, iar evenimentul va oferi doar cele mai bune emoții. Fiecare eveniment, fie mic, fie de masă, are specificul său, așa că OWEXX se va asigura că de la artiști până la imortalizarea evenimentului, de la catering până la scenă, de la sunet până la iluminare – totul va depăși așteptările tale și va crea un spectacol de neuitat pentru participanții la eveniment.

Motto-ul OWEXX pentru organizarea evenimentelor este „easy to feel”. Ghidându-se după acesta, OWEXX urmărește să ofere serviciile sale de organizare a evenimentelor astfel încât clientului să îi rămână doar bucuria de a se bucura de procesul de planificare și de a savura spectacolul memorabil din ziua evenimentului.