Организация мероприятий: моменты, создаваемые из деталей, и тенденции 2023 года

Говорят, что организация мероприятий — это настоящее искусство. Однако для создания незабываемого мероприятия нужны также точность, расчёты и внимание к каждой, даже самой мелкой, детали. Это сложный процесс, требующий больших усилий, изобретательности и ответственности, поэтому лучше всего доверить эту работу профессионалам. На этот раз OWEXX делится тем, сколько ежедневной работы и деталей требуется для создания незабываемых моментов и каких тенденций можно ожидать во второй половине сезона мероприятий 2023 года.

Организация мероприятий — вызовы и пользователи, соскучившиеся по живым встречам

2020 год, когда мы пытались понять, как отпраздновать корпоратив или организовать научную конференцию в интернете и отчаянно искали свободное место дома для рабочего стола, кажется, уже давно в прошлом. Теперь удалённые рабочие встречи, конференции в гибридном формате и другие мероприятия или работа из дома выглядят так же привычно, как утренние пробки в городе. Полные вызовов последние годы принесли в организацию мероприятий большие изменения и инновации, а по данным «Verified Market Research», мировая индустрия мероприятий должна стоить 2,194 триллиона долларов США в 2028 году по сравнению с 2020 годом, когда стоимость рынка составляла 887 миллиардов.

В 2020 и 2021 годах мы могли наблюдать большой сдвиг в сфере организации мероприятий — живые встречи заменили онлайн-мероприятия, организаторам пришлось адаптировать свои навыки и учиться новому. Как придать онлайн-встречам ощущение живого мероприятия, вовлечь участников, одновременно обеспечивая качественное времяпрепровождение и контент — вызовов действительно хватало. Тем не менее можно смело утверждать, что рынок организации мероприятий адаптировался к сложным условиям, а 2022 год стал годом ренессанса живых встреч. Однако вызовы, возникшие за последние несколько лет, навсегда изменили поле планирования мероприятий, и, похоже, виртуальные встречи ещё точно не готовы оказаться на обочине организации мероприятий.

Впрочем, по живым встречам соскучились как организаторы мероприятий, так и заказчики и участники. По данным опроса «Bizzabo» в социальной сети «LinkedIn», 55% профессионалов организации мероприятий в 2023 году отдают предпочтение живым мероприятиям, тогда как в последнем квартале 2021 года этот показатель составлял лишь 16,8%. Хотя виртуальные, а всё чаще — гибридные мероприятия — всё ещё популярны, очевидно, что они не собираются заменять живые встречи. По данным «BlueJeans and Forrester», целых 71% профессионалов, участвующих в рынке мероприятий, утверждают, что во время виртуального мероприятия сложно передать эмоции, которые дают живые встречи, а 67% организаторов мероприятий во время онлайн-мероприятий сложно донести сообщение бренда. 61% профессионалов утверждают, что главный вызов виртуальных встреч — удержать внимание участников и вовлечь их в активное участие в мероприятии.

Шаг за шагом — как сделать мероприятие незабываемым

Массовые мероприятия, такие как концерты, городские праздники; деловые мероприятия — корпоративные дни рождения, презентации; конференции; личные праздники — свадьбы, девичники, мальчишники, крестины и дни рождения. Каждое мероприятие, большое или маленькое, значимо и требует погружения в индивидуальные потребности и ожидания клиента. Однако есть несколько основных моментов, которые всегда остаются актуальными при организации любого мероприятия. OWEXX делится — какие они?

Первый и особенно важный вопрос — концепция мероприятия. В ходе анализа концепции мероприятия, который является основополагающим шагом организации, определяются цель, характер, тематика, аудитория, продолжительность и т. п.; решается, будет ли мероприятие живой встречей, онлайн или гибридного формата. Иными словами, это своего рода «каркас» или «скелет» мероприятия, на котором строятся другие важные вещи, например, место и дата мероприятия.

Определившись с концепцией, местом и датой мероприятия, можно рассматривать организационный план, в котором, в зависимости от специфики мероприятия, проясняется распространение приглашений или билетов, озвучивание, музыка, возможности питания и т. п. Это те вещи, которые гарантируют, что как при приближении мероприятия, так и во время него не возникнет никаких неполадок. Иными словами — хорошая подготовка уже половина сделанной работы, особенно когда её выполняют профессиональные организаторы мероприятий OWEXX.

Далее следует продумать такие необходимые вещи, как оформление места проведения мероприятия (например, для компаний особенно актуальна фотозона, для свадеб — цветы, для мероприятий на открытом воздухе — шатры и т. п.), запечатление моментов, ведущие и артисты (если они нужны), размещение и питание участников, освещение и звуковое оборудование. Отдельного упоминания заслуживает создание сценария мероприятия, поскольку от этого этапа зависит большая часть успеха мероприятия, а деталей, которые нужно продумать, чрезвычайно много, ведь в сценарии должно отражаться всё, что будет происходить во время мероприятия: ведущие и их роль, артисты или другая программа мероприятия, перемещение участников по мероприятию, подарки, благодарности, перерывы; если это конференция — продолжительность докладов, их порядок и т. д. Нужно подумать не только о временных затратах, но и о плавных переходах, развитии сюжетной линии и т. п. Здесь требуется как творческое мышление, так и математика, ведь от плавного и интересного сценария мероприятия зависят вовлечённость участников и их впечатления.

Конечно, не на последнем месте в подготовке к планированию мероприятия оказывается и бюджет, который следует составлять особенно ответственно и рационально, поскольку от него зависят содержание мероприятия, его масштаб и другие важные вещи.

Всесторонняя организация мероприятия — это решение проблем, ответы на все вопросы, подготовка к мероприятию без стресса и знание того, что событие, которого вы так ждёте, — в руках профессионалов. OWEXX придерживается подхода, согласно которому удавшееся и успешное мероприятие — это не только когда реализованы цели мероприятия, но и когда достигнута эффективность процессов управления мероприятием.

Организация мероприятий — какие тенденции преобладают на рынке?

Как уже обсуждалось, в 2023 году можно наблюдать преимущество живых мероприятий перед онлайн-мероприятиями, однако технологии с рынка мероприятий не уходят — проводится немало мероприятий гибридного формата, когда часть участников участвует вживую, часть — виртуально. По данным опроса «Bizzaboo», целых 97% профессионалов в сфере организации мероприятий прогнозируют, что мероприятий гибридного формата будет становиться больше, а рынок технологий старается адаптироваться к этому запросу и, вероятно, в будущем сможет предложить всё более разнообразный виртуальный опыт мероприятий. Тем не менее предпочтение отдаётся мероприятиям, проходящим вживую, — эмоции и атмосферу, которые испытываешь на них, виртуальные мероприятия передать не способны.

Ещё один очень важный аспект сегодняшнего рынка мероприятий — всё больше компаний и организаций используют мероприятия как инструмент маркетинга и связей с общественностью. По мнению маркетологов, деловые мероприятия — прекрасный способ повысить узнаваемость своего бренда, установить связь с клиентом или поддержать его лояльность, сформировать имидж компании, рекламировать товары и услуги. А целых 85% маркетологов считают спонсорство различных мероприятий приоритетом рекламной кампании бренда.

В сфере организации мероприятий не сдают важных позиций и идеи устойчивого развития — всё больше учитываются дружественные к окружающей среде и бережные к планете решения. Также участники мероприятий особенно ценят обеспечение безопасности — это касается и сбора данных участников мероприятия, и их защиты.

Ещё одна тенденция — мероприятия проводятся всё чаще и не зависят от сезонности. Например, раньше различные организации проводили одно или пару крупных мероприятий, однако сегодня заметна тенденция организовывать и больше небольших мероприятий, конференций и т. п. в течение всего года, стремясь таким образом обеспечить связь с клиентом, партнёрами и коллегами.

Лето — время свадеб

Пожалуй, можно смело утверждать, что самое большое количество организационных усилий требует такое личное торжество, как свадьба. Помимо главных и самых важных вопросов — места проведения церемонии и праздника, количества участников свадьбы и бюджета — приходится заботиться ещё о массе всевозможных деталей, которые могут омрачить радость подготовки к самому красивому празднику. Статистика показывает, что большая часть планирования по-прежнему ложится на плечи невесты (целых 72%!), и немало невест (тоже 72%) признаются, что хотели бы уделить больше внимания и бюджета свадьбы развлечениям на празднике. Услуги профессиональных свадебных организаторов не только снижают или вовсе устраняют стресс от планирования, но и гарантируют, что будут избежаны ошибки, каждая деталь будет продумана — включая даже звук и освещение, — а молодожёны и гости насладятся прекрасными ведущими, артистами и развлечениями и пожалеют разве что о том, что праздник пролетел в одно мгновение и длился слишком недолго.

OWEXX — организация мероприятий от А до Я

Доверить свою идею и долгожданный праздник в чужие руки бывает непросто. Будь то такое важное личное торжество, как свадьба, юбилей или крестины, или корпоративное мероприятие по случаю, конференция, а может, концерт или грандиозный городской праздник — чтобы по-настоящему наслаждаться планированием мероприятия и самим праздником, доверьтесь профессионалам, которые продумают каждую деталь и обеспечат плавную организацию мероприятия, а само мероприятие подарит только самые лучшие эмоции. У каждого мероприятия — как небольшого, так и массового — своя специфика, поэтому OWEXX позаботится о том, чтобы от артистов до увековечения мероприятия, от питания до сцены, от звука до освещения — всё превзошло Ваши ожидания и создало незабываемое зрелище для участников мероприятия.

Девиз организации мероприятий OWEXX — «easy to feel». Руководствуясь им, OWEXX стремится предоставлять свои услуги по организации мероприятий так, чтобы клиенту оставалось лишь радоваться процессу планирования и наслаждаться запоминающимся зрелищем в день мероприятия.