Eventplanering: ögonblick skapade av detaljer och 2023 års trender

Det sägs att eventplanering är en sann konst. Men för att skapa ett oförglömligt event krävs också precision, beräkningar och uppmärksamhet på varje, även den minsta, detalj. Det är en komplex process som kräver mycket ansträngning, påhittighet och ansvar, så det bästa är att anförtro detta arbete åt proffs. Den här gången delar OWEXX med sig av hur mycket dagligt arbete och detaljer som krävs för att skapa oförglömliga ögonblick och vilka trender som kan förväntas för 2023 års eventse­song när den går in i sin andra halva.

Eventplanering – utmaningar och användare som längtar efter fysiska möten

2020, när vi försökte förstå hur man firar en företagsfest eller organiserar en vetenskaplig konferens online och desperat letade efter en ledig plats hemma för skrivbordet, känns redan länge sedan. Nu verkar distansmöten, konferenser i hybridformat och andra event eller distansarbete vara lika vanligt som morgonens trafikstockningar i staden. De senaste åren, fyllda av utmaningar, har medfört stora förändringar och innovationer inom eventplanering, och enligt Verified Market Research förväntas den globala eventindustrin vara värd 2,194 biljoner USD 2028, jämfört med 2020 då marknadsvärdet uppgick till 887 miljarder.

Under 2020 och 2021 kunde vi bevittna en stor förändring inom eventplanering – fysiska möten ersattes av onlineevent, och eventarrangörer var tvungna att anpassa sina färdigheter och lära sig nya. Hur man ger onlinemöten känslan av ett liveevent, engagerar deltagarna och samtidigt säkerställer en kvalitativ upplevelse och ett bra innehåll – utmaningarna saknades verkligen inte. Ändå kan man med säkerhet säga att eventmarknaden anpassade sig till de svåra förhållandena, och 2022 blev året för fysiska mötens renässans. Men de utmaningar som uppstått under de senaste åren har permanent förändrat eventplaneringens landskap, och det verkar som att virtuella möten verkligen inte är redo att hamna i marginalen inom eventplanering.

Både eventarrangörer, uppdragsgivare och deltagare har längtat efter fysiska möten. Enligt en undersökning som Bizzabo gjort på LinkedIn föredrar 55% av eventproffsen fysiska event 2023, medan siffran under det sista kvartalet 2021 bara var 16,8%. Även om virtuella och allt oftare hybrida event fortfarande är populära, är det uppenbart att de inte är på väg att ersätta fysiska möten. Enligt BlueJeans och Forrester säger hela 71% av proffsen i eventbranschen att det är svårt att förmedla de känslor som uppstår vid fysiska möten under ett virtuellt event, och 67% av eventarrangörerna har svårt att förmedla varumärkets budskap under onlineevent. 61% av proffsen säger att den största utmaningen med virtuella möten är att behålla deltagarnas uppmärksamhet och få dem att delta aktivt i eventet.

Steg för steg – hur man gör ett event oförglömligt

Mass­evenemang som konserter och stadsfester; företagsevent – företagsjubileum, lanseringar; konferenser; personliga fester – bröllop, möhippor, svensexor, dop och födelsedagar. Varje event, stort eller litet, är betydelsefullt och kräver fördjupning i kundens individuella behov och förväntningar. Men det finns några grundläggande saker som alltid är aktuella när man organiserar varje event. OWEXX delar med sig – vilka är de?

Den första och mycket viktiga frågan är eventkonceptet. Under analysen av eventkonceptet, som är det grundläggande steget i eventplaneringen, fastställs eventets syfte, karaktär, tema, målgrupp, längd osv.; man beslutar om eventet ska vara ett fysiskt möte, online eller i hybridformat. Med andra ord är det som eventets "skal" eller "ryggrad", på vilka andra viktiga saker byggs, till exempel plats och datum.

När man har beslutat om eventkonceptet, platsen och datumet kan man överväga eventets organisationsplan, där man beroende på eventets specifikationer klargör distribution av inbjudningar eller biljetter, ljud, musik, matmöjligheter osv. Det är sådant som garanterar att inga problem uppstår varken inför eller under eventet. Med andra ord – en bra förberedelse är halva arbetet gjort, särskilt när det utförs av OWEXX professionella eventarrangörer.

Därefter bör man tänka igenom nödvändiga saker som utformningen av evenemangsplatsen (till exempel är en fotovägg särskilt relevant för företag, blommor för bröllop, tält för utomhusevenemang och så vidare), förevigandet, programledare och artister (om det behövs), deltagarnas boende och mat, belysning och ljudutrustning. Särskilt värt att nämna är skapandet av evenemangets manus, eftersom en stor del av evenemangets framgång beror på detta steg, och det finns oerhört många detaljer att tänka igenom, eftersom manuset måste spegla allt som händer under evenemanget: programledarna och deras roll, artisterna eller övrigt program, deltagarnas rörelse under evenemanget, gåvor, tack, pauser; om det är en konferens – föredragens längd, upplägg och så vidare. Man måste tänka på inte bara tidsåtgången utan också på smidiga övergångar, hur handlingen utvecklas och så vidare. Här krävs både kreativt tänkande och matematik, eftersom deltagarnas engagemang och intryck beror på ett smidigt och intressant evenemangsmanus.

Naturligtvis är också budgeten en av de viktigaste delarna i förberedelserna inför evenemangsplaneringen, och den bör tas fram på ett synnerligen ansvarsfullt och rationellt sätt, eftersom evenemangets innehåll, omfattning och andra viktiga aspekter beror på den.

Ett heltäckande evenemangsarrangemang innebär problemlösning, svar på alla frågor, förberedelser inför evenemanget utan stress och vetskapen om att det efterlängtade evenemanget är i professionella händer. OWEXX utgår från synsättet att ett lyckat och framgångsrikt evenemang inte bara är när evenemangets mål uppnås, utan också när evenemangets ledningsprocesser är effektiva.

Evenemangsarrangemang – vilka trender råder på marknaden?

Som redan nämnts kan man 2023 se en fördel för fysiska evenemang framför onlineevenemang, men tekniken lämnar inte evenemangsmarknaden – det arrangeras en hel del evenemang i hybridformat, där en del av deltagarna deltar fysiskt och en del virtuellt. Enligt en undersökning av „Bizzaboo“ förutspår hela 97 % av yrkesverksamma inom evenemangsarrangemang att antalet hybrida evenemang kommer att öka, och teknikmarknaden försöker anpassa sig till detta behov och kommer sannolikt i framtiden att kunna erbjuda allt mer varierande virtuella evenemangsupplevelser. Ändå prioriteras fysiska evenemang, vars känslor och atmosfär virtuella evenemang inte kan förmedla.

En annan mycket viktig aspekt av dagens evenemangsmarknad är att allt fler företag och organisationer använder evenemang som ett marknadsförings- och PR-verktyg. Enligt marknadsföringsexperter är affärsevenemang ett utmärkt sätt att öka varumärkets synlighet, skapa kontakt med kunden eller upprätthålla dennes lojalitet, forma företagets image och marknadsföra varor och tjänster. Och hela 85 % av marknadsföringsexperterna anser att sponsring av olika evenemang är en prioritet i varumärkets reklamkampanj.

Även hållbarhetstankarna står starka inom evenemangsarrangemang – allt större hänsyn tas till miljövänliga och planetvänliga lösningar. Deltagarna värdesätter också trygghet – det gäller även insamling och skydd av deltagarnas uppgifter.

En annan trend är att evenemang arrangeras allt oftare och är oberoende av säsong. Tidigare brukade olika organisationer till exempel arrangera ett eller ett par stora evenemang, men i dag syns en trend att arrangera fler mindre evenemang, konferenser och liknande under hela året för att säkerställa kontakten med kunder, partner och kollegor.

Sommaren – bröllopstid

Det är nog rimligt att påstå att det mest organisationskrävande privata evenemanget är bröllopet. Utöver de viktigaste frågorna som plats för ceremoni och fest, antal gäster och budget, måste man dessutom ta hand om en mängd olika detaljer som kan förmörka glädjen i förberedelserna inför den vackraste festen. Statistiken visar att merparten av planeringen fortfarande faller på brudens axlar (hela 72 %!) och många brudar (också 72 %) säger att de hade velat lägga mer uppmärksamhet och bröllopsbudget på festens underhållning. Tjänster från professionella bröllopsplanerare minskar eller eliminerar inte bara planeringsstressen utan garanterar också att misstag undviks, att varje detalj är genomtänkt, inklusive ljud och belysning, och att brudparet och gästerna får njuta av utmärkta konferencierer, artister och underhållning – och bara ångra att festen flög förbi på ett ögonblick och varade för kort.

OWEXX – evenemangsplanering från A till Ö

Det kan vara svårt att lägga sin idé och sitt efterlängtade evenemang i andras händer. Vare sig det gäller ett så viktigt privat evenemang som ett bröllop, en jubileumsfest eller ett dop, eller ett företagsevenemang, en konferens, en konsert eller en stor stadsfestival – om du verkligen vill njuta av planeringen och själva festen, lita på proffsen som tänker igenom varje detalj och ser till att evenemangsplaneringen flyter smidigt och att evenemanget ger bara de bästa känslorna. Varje evenemang, stort som litet, har sin egen karaktär, så OWEXX ser till att allt från artister till dokumentation av evenemanget, från catering till scen, från ljud till belysning – överträffar dina förväntningar och skapar ett oförglömligt skådespel för deltagarna.

OWEXX motto för evenemangsplanering är ”easy to feel”. Med det som ledstjärna strävar OWEXX efter att leverera sina evenemangstjänster så att kunden bara behöver njuta av planeringsprocessen och av det minnesvärda skådespelet på evenemangsdagen.