Organizacija dogodkov: trenutki, ustvarjeni iz podrobnosti, in trendi leta 2023

Pravijo, da je organizacija dogodkov prava umetnost. Toda za ustvarjanje nepozabnega dogodka so potrebni tudi natančnost, izračuni in pozornost do vsake, tudi najmanjše podrobnosti. To je zahteven proces, ki terja veliko truda, iznajdljivosti in odgovornosti, zato je najbolje to delo zaupati strokovnjakom. Tokrat OWEXX deli, koliko vsakodnevnega dela in podrobnosti je potrebnih za ustvarjanje nepozabnih trenutkov in kakšne trende lahko pričakujemo v drugi polovici sezone dogodkov 2023.

Organizacija dogodkov – izzivi in uporabniki, ki pogrešajo srečanja v živo

Leto 2020, ko smo poskušali razumeti, kako proslaviti novoletno zabavo podjetja ali organizirati znanstveno konferenco na spletu in obupno iskali prostor doma za delovno mizo, je videti že davno preteklost. Zdaj so oddaljeni delovni sestanki, hibridne konference in drugi dogodki ali delo od doma videti enako običajni kot jutranje prometne gneče v mestu. Zadnja leta, polna izzivov, so v organizacijo dogodkov prinesla velike spremembe in inovacije, po podatkih »Verified Market Research« pa naj bi bila svetovna industrija dogodkov leta 2028 vredna 2,194 bilijona ameriških dolarjev v primerjavi z letom 2020, ko je bila tržna vrednost 887 milijard.

V letih 2020 in 2021 smo lahko opazovali veliko spremembo na področju organizacije dogodkov – srečanja v živo so zamenjali spletni dogodki, organizatorji dogodkov pa so morali prilagoditi svoje sposobnosti in se naučiti novih. Kako spletnim srečanjem vdahniti občutek dogodka v živo, pritegniti udeležence in hkrati zagotoviti kakovostno preživljanje časa in vsebino – izzivov res ni manjkalo. Kljub temu lahko upravičeno trdimo, da se je trg organizacije dogodkov prilagodil zahtevnim razmeram, leto 2022 pa je postalo leto renesanse srečanj v živo. Toda izzivi zadnjih nekaj let so trajno spremenili področje načrtovanja dogodkov in zdi se, da virtualna srečanja zagotovo še niso pripravljena na obrobje organizacije dogodkov.

Srečanja v živo pa pogrešajo tako organizatorji dogodkov kot naročniki in udeleženci. Po podatkih ankete, ki jo je »Bizzabo« izvedel na družbenem omrežju »LinkedIn«, 55 % strokovnjakov za organizacijo dogodkov v letu 2023 daje prednost dogodkom v živo, medtem ko je v zadnjem četrtletju leta 2021 ta številka znašala le 16,8 %. Čeprav so virtualni in vse pogosteje hibridni dogodki še vedno priljubljeni, je očitno, da ne nameravajo nadomestiti srečanj v živo. Po podatkih »BlueJeans and Forrester« kar 71 % strokovnjakov na trgu dogodkov pravi, da je med virtualnim dogodkom težko prenesti čustva, ki jih nudijo srečanja v živo, 67 % organizatorjev dogodkov pa med spletnimi dogodki težko posreduje sporočilo blagovne znamke. 61 % strokovnjakov pravi, da je največji izziv virtualnih srečanj ohraniti pozornost udeležencev in jih pritegniti k aktivni udeležbi na dogodku.

Korak za korakom – kako dogodek narediti nepozaben

Množični dogodki, kot so koncerti, mestni prazniki; poslovni dogodki – rojstni dnevi podjetij, predstavitve; konference; osebne zabave – poroke, dekliščine, fantovščine, krsti in rojstni dnevi. Vsak dogodek, majhen ali velik, je pomemben in zahteva poglabljanje v individualne potrebe in pričakovanja stranke. Toda nekaj osnovnih stvari je vedno aktualnih pri organizaciji vsakega dogodka. OWEXX deli – katere so?

Prvo in izjemno pomembno vprašanje je koncept dogodka. Med analizo koncepta dogodka, ki je temeljni korak organizacije dogodka, se določijo namen dogodka, značaj, tematika, občinstvo, trajanje ipd.; odloči se, ali bo dogodek srečanje v živo, spletni ali hibridni. Z drugimi besedami, to je nekakšen »okvir« ali »hrbtenica« dogodka, na kateri so zgrajene druge pomembne stvari, na primer kraj in datum dogodka.

Ko so koncept dogodka, kraj in datum določeni, lahko razmislimo o organizacijskem načrtu dogodka, v katerem se glede na posebnosti dogodka opredelijo razdeljevanje vabil ali vstopnic, ozvočenje, glasba, možnosti gostinske ponudbe ipd. To so stvari, ki zagotavljajo, da tako pred dogodkom kot med njim ne bo nobenih zapletov. Z drugimi besedami – dobra priprava je že pol opravljenega dela, še posebej, ko jo izvedejo OWEXX profesionalni organizatorji dogodkov.

V nadaljevanju je treba razmisliti o tako nujnih stvareh, kot so urejanje prizorišča dogodka (na primer, za podjetja je še posebej pomembna foto stena, za poroke – rože, za dogodke na prostem – šotori ipd.), ovekovečenje, voditelji in izvajalci (če so potrebni), nastanitev in prehrana udeležencev, osvetlitev in ozvočenje. Posebno omembo si zasluži oblikovanje scenarija dogodka, saj je od te faze odvisen velik del uspeha dogodka, podrobnosti, ki jih je treba premisliti, pa je izjemno veliko, saj mora scenarij odražati vse, kar se bo med dogodkom dogajalo: voditelje in njihovo vlogo, izvajalce ali drug program dogodka, gibanje udeležencev po dogodku, darila, zahvale, odmore; če gre za konferenco – trajanje prispevkov, razporeditev itd. Treba je razmisliti ne le o časovnih zahtevah, temveč tudi o tekočih prehodih, razvoju zgodbe ipd. Tu sta potrebna tako ustvarjalno razmišljanje kot matematika, saj sta od tekočega in zanimivega scenarija dogodka odvisna vključenost in vtis udeležencev.

Seveda med pripravami na načrtovanje dogodka nikakor ne sme manjkati proračun, ki ga je treba sestaviti izjemno odgovorno in racionalno, saj so od njega odvisna vsebina dogodka, obseg in druge pomembne stvari.

Celovita organizacija dogodka – to je reševanje problemov, odgovor na vsa vprašanja, priprava na dogodek brez stresa in vedenje, da je dogodek, ki se ga tako veselite – v rokah strokovnjakov. OWEXX se ravna po stališču, da je uspešen in dober dogodek ne le takrat, ko so doseženi cilji dogodka, temveč tudi takrat, ko je dosežena učinkovitost procesov vodenja dogodka.

Organizacija dogodkov – katere trende na trgu opažamo?

Kot že omenjeno, je v letu 2023 mogoče opaziti prednost dogodkov v živo pred spletnimi dogodki, vendar tehnologija s trga dogodkov ne izginja – veliko je dogodkov hibridnega formata, kjer se del udeležencev udeleži v živo, del pa virtualno. Po podatkih ankete »Bizzaboo« kar 97 % strokovnjakov na področju organizacije dogodkov predvideva, da bo hibridnih dogodkov vse več, tehnološki trg pa se temu povpraševanju skuša prilagoditi in bo v prihodnosti verjetno lahko ponudil vse raznolikejše virtualne izkušnje dogodkov. Kljub temu imajo prednost dogodki v živo, katerih čustev in vzdušja virtualni dogodki ne zmorejo posredovati.

Še en zelo pomemben vidik današnjega trga dogodkov – vse več podjetij in organizacij uporablja dogodke kot orodje marketinga in odnosov z javnostmi. Po mnenju marketinških strokovnjakov so poslovni dogodki odličen način za povečanje prepoznavnosti blagovne znamke, vzpostavljanje stika s strankami ali ohranjanje njihove zvestobe, oblikovanje podobe podjetja ter oglaševanje izdelkov in storitev. Kar 85 % marketinških strokovnjakov pa sponzoriranje različnih dogodkov šteje za prednostno nalogo oglaševalske kampanje blagovne znamke.

Tudi na področju organizacije dogodkov ideje trajnosti ne izgubljajo pomembnih položajev – vse bolj se upoštevajo okolju prijazne in planetu prijazne rešitve. Udeleženci dogodkov zelo cenijo tudi zagotavljanje varnosti – to velja tudi za zbiranje in zaščito podatkov udeležencev dogodka.

Še en trend – dogodki potekajo vse pogosteje in niso odvisni od sezone. Na primer, prej so različne organizacije pripravile enega ali nekaj velikih dogodkov, danes pa je opazen trend organiziranja več manjših dogodkov, konferenc ipd. skozi vse leto, s čimer želijo zagotoviti stik s strankami, partnerji in sodelavci.

Poletje – čas porok

Najverjetneje lahko upravičeno trdimo, da je osebni praznik, ki zahteva največ organizacijskega truda, poroka. Poleg glavnih in najpomembnejših vprašanj, kot so kraj obreda in praznovanja, število udeležencev poroke in proračun, je treba poskrbeti še za vrsto različnih podrobnosti, ki lahko zasenčijo veselje pri pripravah na najlepši praznik. Statistika kaže, da večina načrtovanja še vedno pade na ramena neveste (kar 72 %!) in da bi mnoge neveste (prav tako 72 %) rade namenile več pozornosti in poročnega proračuna zabavi na praznovanju. Storitve profesionalnih poročnih načrtovalcev ne le zmanjšajo ali popolnoma odpravijo stres pri načrtovanju, temveč tudi zagotavljajo, da se bodo izognili napakam, da bo vsaka podrobnost premišljena, vključno z zvokom in osvetlitvijo, mladoporočenca in gostje pa bodo uživali v odličnih voditeljih, izvajalcih in zabavi ter obžalovali le to, da je praznik minil v hipu in trajal premalo časa.

OWEXX – organizacija dogodkov od A do Ž

Svojo idejo in težko pričakovani praznik zaupati v roke drugih je lahko težko. Naj bo to tako pomemben osebni praznik, kot je poroka, jubilej ali krst, ali poslovni dogodek ob posebni priložnosti, konferenca, morda koncert ali velik mestni praznik – če želite resnično uživati v načrtovanju dogodka in v samem praznovanju, zaupajte strokovnjakom, ki bodo premislili vsako podrobnost in poskrbeli, da bo organizacija dogodka gladka, dogodek pa bo ponudil le najboljša čustva. Vsak dogodek, tako majhen kot množičen, ima svoje posebnosti, zato bo OWEXX poskrbel, da bo od izvajalcev do ovekovečenja dogodka, od gostinske ponudbe do odra, od zvoka do osvetlitve – vse preseglo vaša pričakovanja in ustvarilo nepozaben spektakel za udeležence dogodka.

Moto organizacije dogodkov OWEXX je »easy to feel«. Po njem se OWEXX pri svojih storitvah organizacije dogodkov trudi delovati tako, da stranki preostane le uživanje v procesu načrtovanja in v nepozabnem spektaklu na dan dogodka.