Organizácia podujatí: momenty vytvorené z detailov a trendy roku 2023

Hovorí sa, že organizácia podujatí je skutočné umenie. Ale pri vytváraní nezabudnuteľného podujatia je potrebná aj presnosť, výpočty a pozornosť venovaná každému, aj tomu najmenšiemu detailu. Je to zložitý proces, ktorý si vyžaduje veľa úsilia, vynaliezavosti a zodpovednosti, preto je najlepšie zveriť túto prácu profesionálom. Tentoraz sa OWEXX delí o to, koľko každodennej práce a detailov si vyžaduje vytváranie nezabudnuteľných momentov a aké trendy možno očakávať v druhej polovici sezóny podujatí 2023.

Organizácia podujatí – výzvy a používatelia túžiaci po živých stretnutiach

Rok 2020, keď sme sa snažili pochopiť, ako osláviť firemný večierok alebo zorganizovať vedeckú konferenciu online a zúfalo hľadali voľné miesto doma na pracovný stôl, sa zdá byť už dávno minulosťou. Teraz sú vzdialené pracovné stretnutia, hybridné konferencie a iné podujatia alebo práca z domu rovnako bežné ako ranné dopravné zápchy v meste. Posledné roky plné výziev priniesli do organizácie podujatí veľké zmeny a inovácie a podľa údajov spoločnosti „Verified Market Research“ by mal globálny priemysel podujatí mať v roku 2028 hodnotu 2,194 bilióna amerických dolárov v porovnaní s rokom 2020, keď bola trhová hodnota 887 miliárd.

V rokoch 2020 a 2021 sme mohli sledovať veľkú zmenu v oblasti organizácie podujatí – živé stretnutia nahradili online podujatia, organizátori podujatí museli prispôsobiť svoje schopnosti a učiť sa nové. Ako dať online stretnutiam pocit živého podujatia, zapojiť účastníkov a zároveň zabezpečiť kvalitne strávený čas a obsah – výziev naozaj nebolo málo. Napriek tomu možno smelo povedať, že trh organizácie podujatí sa prispôsobil zložitým podmienkam a rok 2022 sa stal rokom renesancie živých stretnutí. Avšak výzvy, ktoré vznikli v posledných rokoch, natrvalo zmenili oblasť plánovania podujatí a zdá sa, že virtuálne stretnutia ešte určite nie sú pripravené ocitnúť sa na okraji organizácie podujatí.

Napriek tomu po živých stretnutiach túžia organizátori podujatí, zadávatelia aj účastníci. Podľa prieskumu spoločnosti „Bizzabo“ na sociálnej sieti „LinkedIn“ 55 % profesionálov v organizácii podujatí v roku 2023 uprednostňuje živé podujatia, kým v poslednom štvrťroku 2021 toto číslo dosahovalo len 16,8 %. Hoci virtuálne a čoraz častejšie hybridné podujatia sú stále populárne, je zrejmé, že nemajú v úmysle nahradiť živé stretnutia. Podľa údajov „BlueJeans and Forrester“ až 71 % profesionálov pôsobiacich na trhu podujatí tvrdí, že počas virtuálneho podujatia je ťažké sprostredkovať emócie, ktoré prinášajú živé stretnutia, a 67 % organizátorov podujatí má počas online podujatí problém sprostredkovať posolstvo značky. 61 % profesionálov uvádza, že najväčšou výzvou virtuálnych stretnutí je udržať pozornosť účastníkov a zapojiť ich do aktívnej účasti na podujatí.

Krok za krokom – ako urobiť podujatie nezabudnuteľným

Hromadné podujatia, ako koncerty, mestské slávnosti; firemné podujatia – firemné narodeniny, prezentácie; konferencie; osobné oslavy – svadby, rozlúčky so slobodou, rozlúčky so slobodou pre mužov, krstiny a narodeniny. Každé podujatie, malé alebo veľké, je významné a vyžaduje si ponorenie sa do individuálnych potrieb a očakávaní klienta. Existuje však niekoľko základných vecí, ktoré sú vždy aktuálne pri organizovaní každého podujatia. OWEXX sa delí – aké to sú?

Prvá a mimoriadne dôležitá otázka – koncepcia podujatia. Počas analýzy koncepcie podujatia, ktorá je základným krokom organizácie podujatia, sa určujú cieľ, charakter, tematika, publikum, trvanie podujatia atď.; rozhoduje sa, či podujatie bude živé stretnutie, online alebo hybridného formátu. Inými slovami, je to akoby „kostra“ alebo „chrbtica“ podujatia, na ktorej sa stavajú ďalšie dôležité veci, napríklad miesto a dátum podujatia.

Po rozhodnutí o koncepcii, mieste a dátume podujatia možno zvážiť organizačný plán podujatia, v ktorom sa v závislosti od špecifík podujatia objasňuje distribúcia pozvánok alebo vstupeniek, ozvučenie, hudba, možnosti stravovania atď. To sú veci, ktoré zaručujú, že tak pri blížiacom sa podujatí, ako aj počas neho, nevzniknú žiadne problémy. Inými slovami – dobrá príprava je už polovica vykonanej práce, najmä keď ju vykonávajú profesionálni organizátori podujatí OWEXX.

Ďalej by ste mali zvážiť také nevyhnutné veci, ako je výzdoba miesta podujatia (napríklad pre firmy je obzvlášť dôležitá fotostena, pre svadby – kvety, pre podujatia vonku – stany a pod.), zvečnenie, moderátori a účinkujúci (ak sú potrební), ubytovanie a stravovanie účastníkov, osvetlenie a zvuková technika. Osobitnú zmienku si zaslúži tvorba scenára podujatia, pretože od tejto fázy závisí veľká časť úspechu podujatia, a detailov, ktoré treba zvážiť, je mimoriadne veľa, keďže v scenári sa musí odraziť všetko, čo sa počas podujatia bude diať: moderátori a ich úloha, účinkujúci alebo iný program podujatia, pohyb účastníkov na podujatí, darčeky, poďakovania, prestávky; ak ide o konferenciu – dĺžka príspevkov, ich rozvrhnutie atď. Treba myslieť nielen na časovú náročnosť, ale aj na plynulé prechody, rozvíjanie dejovej línie a pod. Tu je potrebné tak kreatívne myslenie, ako aj matematika, pretože od plynulého a zaujímavého scenára podujatia závisí zapojenie účastníkov a ich dojmy.

Samozrejme, nie na poslednom mieste pri príprave plánovania podujatia stojí aj rozpočet, ktorý by sa mal zostaviť mimoriadne zodpovedne a racionálne, pretože od neho závisí obsah podujatia, jeho rozsah a ďalšie dôležité veci.

Komplexné organizovanie podujatia – to je riešenie problému, odpoveď na všetky otázky, príprava na podujatie bez stresu a vedomie, že udalosť, na ktorú sa tak tešíte, je v profesionálnych rukách. OWEXX sa riadi prístupom, že vydarené a úspešné podujatie je nielen vtedy, keď sa naplnia ciele podujatia, ale aj vtedy, keď sa dosiahne efektívnosť procesov manažmentu podujatia.

Organizovanie podujatí – aké trendy prevládajú na trhu?

Ako už bolo spomenuté, v roku 2023 možno pozorovať prevahu živých podujatí nad online podujatiami, no technológie z trhu podujatí neustupujú – koná sa nemálo podujatí v hybridnom formáte, keď sa časť účastníkov zúčastňuje naživo a časť virtuálne. Podľa údajov prieskumu „Bizzaboo“ až 97 % profesionálov v oblasti organizovania podujatí predpovedá, že hybridných podujatí bude pribúdať, a trh technológií sa snaží prispôsobiť tomuto dopytu a pravdepodobne bude v budúcnosti schopný ponúknuť čoraz rozmanitejšie virtuálne zážitky z podujatí. Napriek tomu sa uprednostňujú podujatia, ktoré sa konajú naživo, pretože emócie a atmosféru, ktoré pri nich zažijete, virtuálne podujatia nedokážu sprostredkovať.

Ďalším veľmi dôležitým aspektom dnešného trhu podujatí je, že čoraz viac firiem a organizácií využíva podujatia ako nástroj marketingu a public relations. Podľa názoru marketingových špecialistov sú firemné podujatia vynikajúcim spôsobom, ako zvýšiť viditeľnosť svojej značky, nadviazať vzťah so zákazníkom alebo podporiť jeho lojalitu, formovať imidž firmy, propagovať tovary a služby. A až 85 % marketingových špecialistov považuje sponzorovanie rôznych podujatí za prioritu reklamnej kampane značky.

V oblasti organizovania podujatí nestrácajú dôležité pozície ani myšlienky udržateľnosti – čoraz viac sa zohľadňujú riešenia šetrné k životnému prostrediu a planéte. Účastníci podujatí tiež mimoriadne oceňujú zabezpečenie bezpečnosti – to platí aj pri zbere a ochrane údajov účastníkov podujatia.

Ďalším trendom je, že podujatia sa konajú čoraz častejšie a sú nezávislé od sezónnosti. Napríklad predtým rôzne organizácie organizovali jedno alebo pár veľkých podujatí, no dnes možno pozorovať trend organizovať aj viac menších podujatí, konferencií a pod. počas celého roka, aby sa tak zabezpečil kontakt so zákazníkom, partnermi a kolegami.

Leto – čas svadieb

S najväčšou pravdepodobnosťou možno smelo tvrdiť, že osobnou oslavou vyžadujúcou najviac organizačného úsilia je svadba. Popri hlavných a najdôležitejších otázkach, akými sú miesto obradu a oslavy, počet svadobčanov a rozpočet, treba sa postarať ešte o množstvo najrôznejších detailov, ktoré môžu zatieniť radosť z príprav na najkrajšiu oslavu. Štatistiky ukazujú, že väčšina plánovania stále padá na plecia nevesty (až 72 %!) a mnohé nevesty (tiež 72 %) uvádzajú, že by boli chceli venovať viac pozornosti aj zábave na svadbe v rámci svadobného rozpočtu. Služby profesionálnych svadobných plánovačov nielen znižujú alebo úplne odstraňujú stres z plánovania, ale tiež garantujú, že sa vyhnete chybám, každý detail bude premyslený vrátane zvuku a osvetlenia, a mladomanželia i hostia si užijú skvelých moderátorov, účinkujúcich a zábavu a budú ľutovať nanajvýš to, že oslava preletela v okamihu a trvala príliš krátko.

OWEXX – organizácia podujatí od A po Z

Zveriť svoj nápad a dlho očakávanú oslavu do rúk iných môže byť ťažké. Či už ide o takú dôležitú osobnú oslavu, akou je svadba, jubileum alebo krstiny, alebo o príležitostné firemné podujatie, konferenciu, či azda koncert alebo veľkú mestskú slávnosť – ak si chcete skutočne vychutnať plánovanie podujatia aj samotnú oslavu, zverte sa do rúk profesionálov, ktorí premyslia každý detail a zabezpečia, že organizácia podujatia bude plynulá a podujatie prinesie len tie najlepšie emócie. Každé podujatie, či už malé alebo hromadné, má svoje špecifiká, preto sa OWEXX postará o to, aby od účinkujúcich po zvečnenie podujatia, od stravovania po pódium, od zvuku po osvetlenie – všetko prekonalo vaše očakávania a vytvorilo pre účastníkov podujatia nezabudnuteľnú show.

Mottom organizácie podujatí OWEXX je „easy to feel“. Na jeho základe sa OWEXX snaží poskytovať svoje služby organizácie podujatí tak, aby klientovi ostávalo už len tešiť sa z procesu plánovania a vychutnať si nezabudnuteľnú show v deň podujatia.