Організація заходів: миті, створені з деталей, і тенденції 2023 року

Кажуть, що організація заходів – це справжнє мистецтво. Але для створення незабутнього заходу потрібні також точність, розрахунки й увага до кожної, навіть найменшої, деталі. Це складний процес, який вимагає багато зусиль, винахідливості та відповідальності, тому найкраще довірити цю роботу професіоналам. Цього разу OWEXX ділиться, скільки щоденної роботи та деталей потрібно для створення незабутніх митей і яких тенденцій можна очікувати для сезону заходів 2023 року, коли він перейшов у другу половину.

Організація заходів – виклики та користувачі, які скучили за живими зустрічами

2020-й, коли ми намагалися зрозуміти, як святкувати корпоративну вечірку чи організовувати наукову конференцію онлайн і відчайдушно шукали вільне місце вдома для робочого столу, здається, вже давно в минулому. Тепер віддалені робочі зустрічі, конференції в гібридному форматі та інші заходи чи робота вдома здаються такою ж звичною справою, як ранкові затори в місті. Сповнені викликів останні роки принесли в організацію заходів великі зміни та інновації, а за даними «Verified Market Research», світова індустрія заходів має коштувати 2,194 трильйона доларів США у 2028 році, порівняно з 2020 роком, коли ринкова вартість становила 887 мільярдів.

У 2020 і 2021 роках ми мали можливість спостерігати велику зміну у сфері організації заходів – живі зустрічі замінили онлайн-заходи, організатори заходів мали адаптувати свої навички та вчитися нових. Як надати онлайн-зустрічам відчуття живого заходу, залучити учасників, водночас забезпечуючи якісне проведення часу та контент – викликів справді не бракувало. Утім, можна сміливо стверджувати, що ринок організації заходів адаптувався до складних умов, а 2022-й став роком ренесансу живих зустрічей. Однак виклики, що виникли за останні кілька років, назавжди змінили поле планування заходів, і схоже, що віртуальні зустрічі ще точно не готові опинитися на узбіччі організації заходів.

Утім, за живими зустрічами скучили і організатори заходів, і замовники, і учасники. За даними опитування «Bizzabo» у соціальній мережі «LinkedIn», 55% професіоналів з організації заходів у 2023 році надають перевагу живим заходам, тоді як у останньому кварталі 2021 року ця цифра становила лише 16,8%. Хоча віртуальні, а дедалі частіше – гібридні заходи – все ще популярні, очевидно, що вони не збираються замінити живі зустрічі. За даними «BlueJeans and Forrester», аж 71% професіоналів, які працюють на ринку заходів, кажуть, що під час віртуального заходу складно передати емоції, які дають живі зустрічі, а 67% організаторів заходів під час онлайн-заходів складно донести повідомлення бренду. 61% професіоналів кажуть, що найбільший виклик віртуальних зустрічей – утримати увагу учасників і залучити їх до активної участі в заході.

Крок за кроком – як зробити захід незабутнім

Масові заходи, як-от концерти, міські свята; бізнес-заходи – корпоративні дні народження, презентації; конференції; особисті свята – весілля, дівич-вечори, парубоцькі вечори, хрестини та дні народження. Кожен захід, малий чи великий, є значущим і вимагає заглиблення в індивідуальні потреби та очікування клієнта. Однак є кілька основних речей, які завжди залишаються актуальними під час організації кожного заходу. OWEXX ділиться – які вони?

Перше й надзвичайно важливе питання – концепція заходу. Під час аналізу концепції заходу, який є основоположним кроком організації заходу, визначаються мета заходу, характер, тематика, аудиторія, тривалість тощо; вирішується, чи захід буде живою зустріччю, онлайн чи гібридного формату. Інакше кажучи, це ніби «каркас» або «хребет» заходу, на яких будуються інші важливі речі, наприклад, місце та дата заходу.

Визначившись із концепцією заходу, місцем і датою, можна розглядати організаційний план заходу, у якому, залежно від специфіки заходу, з'ясовується розповсюдження запрошень чи квитків, озвучення, музика, можливості харчування тощо. Це такі речі, які гарантують, що як напередодні заходу, так і під час нього не виникне жодних негараздів. Інакше кажучи – добра підготовка вже є половиною зробленої роботи, особливо коли це виконують професійні організатори заходів OWEXX.

Далі варто продумати такі необхідні речі, як оформлення місця проведення заходу (наприклад, для компаній особливо актуальна фотозона, для весіль – квіти, для заходів просто неба – намети тощо), увічнення моментів, ведучі та артисти (якщо вони потрібні), розміщення й харчування учасників, освітлення та звукове обладнання. Окремої згадки варте створення сценарію заходу, адже від цього етапу залежить значна частина успіху події, а деталей, які потрібно продумати, надзвичайно багато, бо у сценарії має бути відображено все, що відбуватиметься під час заходу: ведучі та їхня роль, артисти чи інша програма заходу, переміщення учасників, подарунки, подяки, перерви; якщо це конференція – тривалість доповідей, їхній порядок тощо. Потрібно подумати не лише про витрати часу, а й про плавні переходи, розвиток сюжетної лінії та ін. Тут потрібне як творче мислення, так і математика, адже від плавного й цікавого сценарію заходу залежить залученість учасників та їхні враження.

Звісно, не на останньому місці в підготовці до планування заходу стоїть і бюджет, який слід складати надзвичайно відповідально й раціонально, адже від нього залежать зміст заходу, його обсяг та інші важливі речі.

Всебічна організація заходу – це вирішення проблем, відповідь на всі запитання, підготовка до події без стресу та знання, що подія, на яку ви так чекаєте, – у руках професіоналів. OWEXX керується підходом, що вдалий і успішний захід – це не лише тоді, коли досягнуто цілей події, а й коли забезпечено ефективність процесів управління заходом.

Організація заходів – які тенденції переважають на ринку?

Як уже зазначено, у 2023 році можна спостерігати перевагу живих заходів над онлайн-подіями, однак технології з ринку заходів не зникають – відбувається чимало заходів гібридного формату, коли частина учасників бере участь особисто, а частина – віртуально. За даними опитування «Bizzaboo», аж 97% професіоналів у сфері організації заходів прогнозують, що гібридних заходів стане більше, а ринок технологій намагається адаптуватися до цієї потреби і, ймовірно, в майбутньому зможе запропонувати дедалі різноманітніший віртуальний досвід участі в заходах. Утім, перевага надається живим заходам, емоцій та атмосфери яких віртуальні події передати не здатні.

Ще один дуже важливий аспект сучасного ринку заходів – дедалі більше компаній та організацій використовують заходи як інструмент маркетингу та зв'язків з громадськістю. На думку маркетологів, бізнес-заходи – чудовий спосіб підвищити впізнаваність свого бренду, налагодити зв'язок із клієнтом або підтримати його лояльність, сформувати імідж компанії, рекламувати товари й послуги. А 85% маркетологів вважають спонсорство різних заходів пріоритетом рекламної кампанії бренду.

У сфері організації заходів не здають важливих позицій і ідеї сталого розвитку – дедалі більше враховуються екологічні та ощадні для планети рішення. Також учасники заходів надзвичайно цінують забезпечення безпеки – це стосується і збору даних учасників заходу та їхнього захисту.

Ще одна тенденція – заходи відбуваються дедалі частіше і не залежать від сезонності. Наприклад, раніше різні організації проводили один або кілька великих заходів, однак сьогодні помітна тенденція організовувати більше менших заходів, конференцій тощо протягом усього року, щоб таким чином підтримувати зв'язок із клієнтом, партнерами й колегами.

Літо – пора весіль

Можна сміливо стверджувати, що найбільше організаційних зусиль вимагає така особиста подія, як весілля. Окрім головних і найважливіших питань — місця церемонії та святкування, кількості учасників весілля й бюджету — доводиться дбати ще про безліч різноманітних деталей, які можуть затьмарити радість підготовки до найкрасивішого свята. Статистика показує, що більша частина планування досі лягає на плечі нареченої (аж 72%!), і чимало наречених (також 72%) кажуть, що хотіли б приділити більше уваги розвагам на весіллі в межах бюджету. Послуги професійних весільних планувальників не лише зменшують або й зовсім усувають стрес від планування, а й гарантують уникнення помилок: кожна деталь буде продумана, включно з навіть звуком та освітленням, а молодята й гості насолоджуватимуться чудовими ведучими, артистами, розвагами і шкодуватимуть хіба що про те, що свято промайнуло в одну мить і тривало занадто коротко.

OWEXX – організація заходів від А до Я

Довірити свою ідею та довгоочікуване свято в чужі руки буває непросто. Чи це така важлива особиста подія, як весілля, ювілей чи хрестини, чи урочистий корпоративний захід, конференція, а може, концерт або масштабне міське свято — щоб справді насолоджуватися плануванням і самим святом, покладайтеся на професіоналів, які продумають кожну деталь і забезпечать, що організація заходу буде бездоганною, а захід подарує лише найкращі емоції. Кожен захід — і невеликий, і масовий — має свою специфіку, тож OWEXX подбає про те, щоб від артистів до увічнення заходу, від харчування до сцени, від звуку до освітлення — усе перевершило Ваші очікування й створило незабутнє видовище для учасників заходу.

Девіз організації заходів OWEXX — «easy to feel». Керуючись ним, OWEXX прагне надавати свої послуги з організації заходів так, щоб клієнту залишалося лише радіти процесу планування й насолоджуватися пам'ятним видовищем у день заходу.